“大數(shù)據(jù)”時代的企業(yè)檔案工作模式轉(zhuǎn)型

韓華

摘 要：檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，多方面都展現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)的時代特征。檔案學(xué)研究的主要目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的數(shù)據(jù)化，在檔案研究中需要改進(jìn)思維方式、技術(shù)方式和建構(gòu)方式，通過信息技術(shù)手段將檔案本身及管理者和使用者進(jìn)行緊密關(guān)聯(lián)。文章通過對大數(shù)據(jù)時代檔案學(xué)研究的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新路徑進(jìn)行研究，旨在為現(xiàn)代檔案學(xué)研究提供有效的思路，推動我國檔案學(xué)更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案學(xué)研究;轉(zhuǎn)型;創(chuàng)新

習(xí)近平總書記指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是各級各部門各單位的重要職責(zé)。因此，在新的歷史時期，我們要充分認(rèn)識檔案工作重要性，不斷增強工作主動性、創(chuàng)造性，切實找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)科學(xué)民主決策和經(jīng)濟社會發(fā)展的切入點，創(chuàng)新開展檔案工作，豐富檔案工作內(nèi)容，提高檔案工作水平。

1 新時代檔案的獨特價值

當(dāng)今世界，信息技術(shù)日新月異，信息化建設(shè)風(fēng)起云涌。在各行各業(yè)的信息化建設(shè)中迎來了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)量大、類型繁多、價值密度低、信息海量、處理速度快、時效高的特點。大數(shù)據(jù)關(guān)鍵并不在于“量大”，而在于“有用”。大數(shù)據(jù)技術(shù)不是對數(shù)據(jù)的簡單堆砌，而是對數(shù)據(jù)的分析，只有通過分析才能獲取有價值的信息。大數(shù)據(jù)時代的競爭優(yōu)勢在于誰能更快、更精準(zhǔn)地從已擁有的數(shù)據(jù)中預(yù)測未來趨勢。檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”從數(shù)據(jù)的視角看檔案我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案同樣具有館藏量大、種類繁多、載體形式多樣的特點，是有價值的信息。在紛繁復(fù)雜的信息海洋中，檔案信息具有原始性、可靠性和憑證作用。人們可以利用檔案信息解決問題。而檔案工作不僅僅是收集了多少份文件，整理多少卷檔案，重要的是是否為企業(yè)的發(fā)展提供了有效服務(wù)，帶來了價值和效益。正如企業(yè)檔案工作規(guī)范中所述“企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)?！?/p>

2 大數(shù)據(jù)時代檔案學(xué)研究的轉(zhuǎn)型方式

2.1 檔案學(xué)研究的大數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的檔案管理應(yīng)用了信息化手段，如將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式進(jìn)行保存、利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)?，信息化的檔案管理給檔案學(xué)的大數(shù)據(jù)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)思維是在原有的檔案信息化基礎(chǔ)上發(fā)展而來，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案信息的深度結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息資源的最大程度利用。檔案學(xué)研究過程中的大數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)化要結(jié)合檔案的載體、使用、存儲、容量等多方面進(jìn)行綜合考慮，改變傳統(tǒng)的檔案信息獨立化局面。在檔案學(xué)研究的思維轉(zhuǎn)型中，要認(rèn)識到檔案信息挖掘的重要意義，將檔案的文字、圖片、影音視頻等通過大數(shù)據(jù)形式呈現(xiàn)給使用者和管理者，提高檔案資源的利用效率，使大數(shù)據(jù)與檔案信息更好地結(jié)合。大數(shù)據(jù)思維是結(jié)合了計算機思維、網(wǎng)絡(luò)思維等綜合性學(xué)科思維的檔案研究模式，經(jīng)檔案數(shù)據(jù)交互關(guān)聯(lián)成為一個整體，最終實現(xiàn)檔案信息的多維構(gòu)建。

2.2 不斷深化對網(wǎng)絡(luò)時代檔案工作面臨新挑戰(zhàn)的認(rèn)識，著力推進(jìn)檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展

近年來，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，電子政務(wù)、電子商務(wù)越來越成熟，無紙化辦公、無紙化交易越來越普及，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的研究應(yīng)用也越來越深入，這些都對檔案工作產(chǎn)生了極其深刻的影響。順應(yīng)時代發(fā)展變化，推進(jìn)檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，解決好在網(wǎng)絡(luò)時代、在信息化條件下檔案工作如何運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化手段開展工作的問題，已成為檔案部門必須面對的時代課題。推進(jìn)檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，要緊緊圍繞國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略，特別是電子政務(wù)、電子商務(wù)以及大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等發(fā)展規(guī)劃，深入研究檔案工作在工作模式、基礎(chǔ)設(shè)施、政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面如何與之對接的問題，探索建立適應(yīng)新技術(shù)要求的檔案工作流程、基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)規(guī)范。要積極融入本地區(qū)智慧城市、電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)，在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、資源開發(fā)、安全保管等方面采用新技術(shù)、探索新模式，加快實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。機關(guān)、企事業(yè)單位要按照國家、地方和行業(yè)的相關(guān)要求，緊跟本系統(tǒng)和本行業(yè)信息化發(fā)展步伐，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與本單位信息化建設(shè)同頻共振、協(xié)調(diào)推進(jìn)。

2.3 企業(yè)檔案工作由“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型

首先，現(xiàn)在好多企業(yè)單位多存在信息系統(tǒng)多、數(shù)據(jù)管理分散、沒有統(tǒng)一歸檔到檔案部門集中保存的實際情況，這樣，隨著時間的推移，在企業(yè)內(nèi)部形成的好多有價值的數(shù)據(jù)就會被湮沒。為了避免這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，企業(yè)檔案部門必須要認(rèn)真履行“為黨管檔”和“應(yīng)收盡收”職責(zé)，要介入文件形成的全過程和數(shù)據(jù)管理全流程，開展檔案工作由管文件向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型研究與實踐，建立健全數(shù)據(jù)管控機制和管理制度，做好“數(shù)據(jù)”收集、歸檔、管理和利用工作。其次，從館藏紙質(zhì)檔案管理方式來說，企業(yè)檔案工作必須從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案部門現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案中蘊含的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)通過信息化手段提取出來，以電子文件和電子數(shù)據(jù)的視角加以管理，才能在信息化條件下充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的作用，承擔(dān)檔案服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的責(zé)任。因此開展紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，對檔案工作從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型具有非?，F(xiàn)實的意義。最后，隨著數(shù)字化設(shè)計制造技術(shù)的廣泛應(yīng)用，三維數(shù)據(jù)應(yīng)運而生，并以無法估計的速度在增多，同時部分制造企業(yè)也實現(xiàn)了基于三維數(shù)據(jù)的數(shù)字化工藝設(shè)計與制造，工裝、設(shè)備、刀量具數(shù)字化設(shè)計制造一體化，全面實現(xiàn)數(shù)字化制造生產(chǎn)。新的制造產(chǎn)品設(shè)計研制過程中形成、產(chǎn)生、傳遞和管理的航空產(chǎn)品屬性信息由以往的紙質(zhì)文件方式全部轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，因此未來檔案工作的對象必將是“電子數(shù)據(jù)”，檔案工作方式必將是“管數(shù)據(jù)”工作模式。

2.4 積極開創(chuàng)以“用戶為中心”的工作模式

檔案工作者應(yīng)該改變傳統(tǒng)的等待歸檔、等待查檔、守攤看點、倉庫保管式的工作方式，努力促進(jìn)檔案工作從以“藏”為主向以“用”為主轉(zhuǎn)變，樹立“服務(wù)先行”和“以人為本”的服務(wù)理念。在檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作中以顧客需求為導(dǎo)向，主動服務(wù)，構(gòu)建以“用戶為中心”的檔案知識服務(wù)體系。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代下的檔案學(xué)具有更多的技術(shù)特征，大數(shù)據(jù)成為檔案研究的基礎(chǔ)支撐，為現(xiàn)代檔案學(xué)發(fā)展提供了原動力。檔案學(xué)研究的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新需要以大數(shù)據(jù)技術(shù)為媒介，通過研究思想、技術(shù)手段和數(shù)據(jù)構(gòu)建等環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，使大數(shù)據(jù)與檔案資源更好地融合。

參考文獻(xiàn)

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