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      淺談檔案管理“雙套制”

      2020-10-26 06:58:45陳淑新
      卷宗 2020年19期
      關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案電子檔案

      摘 要:“雙套制”是在檔案信息化時(shí)代紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的方案,這一方案整合了紙質(zhì)檔案電子檔案各自的優(yōu)勢,規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端,同時(shí)也完善了部分電子檔案管理所存在的缺陷。本文就此管理模式進(jìn)行研究,將其與過去檔案管理模式相比較,探索其中的進(jìn)步部分,并提出相應(yīng)措施以推動此模式的發(fā)展。

      關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案;電子檔案;雙套制

      在信息爆炸的時(shí)代,各類資源電子化已成為不可逆的趨勢,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案自然也不可避免。紙質(zhì)檔案由于其天然缺陷,使得長久的保存工作耗費(fèi)大量人力物力,極其不便,而電子化的出現(xiàn)則為此缺陷提供了可替代的方案。然而,盡管檔案電子化極大程度提升了檔案工作的效率,節(jié)約了資源,但一味地將工作付與電子化也不可取,檔案電子化固然有其優(yōu)勢,其中存在的不足也是需要注意的。有鑒于此,紙質(zhì)檔案電子檔案雙套制管理模式便應(yīng)運(yùn)而生,帶來了一種切實(shí)可行的方法,為檔案工作提供助益。

      1 “雙套制”的天然優(yōu)勢

      1.1 單套制的缺陷

      長久以來,人類社會各種檔案都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存,其后續(xù)各項(xiàng)工作也在此基礎(chǔ)上進(jìn)行。檔案保存著人類社會各式各樣的信息,對社會的種種工作有著重要的意義,整理保存好檔案是必要的。但是,由于傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介存在天然缺陷,比如易遭蟲類噬咬、容易受潮腐朽,而一旦遭受火災(zāi),就會造成不可挽救的損失。因此,紙質(zhì)檔案的保存極其容易受到天災(zāi)人禍的威脅,這就給紙質(zhì)文檔保存工作帶來了極大的困擾。但隨著人類文明的進(jìn)步,科技水平的的提高,新的檔案載體——電子檔案,逐漸成為檔案工作者的助力。不同于紙質(zhì)檔案,電子檔案以其便捷易保存而行于世,大大提高了檔案工作者的效率,同時(shí)也節(jié)約了過去需要耗費(fèi)的大量用于檢查保存檔案的資源,使得檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的紀(jì)元。然而,電子檔案并非完美無缺,能一勞永逸的解決所有問題。相對于紙質(zhì)檔案來說,電子檔案確實(shí)更為安全,但以目前的技術(shù),仍然不能保證對存儲設(shè)備、放置環(huán)境要求較高的電子檔案萬無一失,電子檔案同樣會受到威脅,從而造成文件的丟失、變質(zhì)或者毀壞,這也是需要注意的。

      1.2 “雙套制”的優(yōu)勢

      傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介以及新興電子媒介都存在缺陷,為了充分利用現(xiàn)有的技術(shù),提升檔案的保護(hù)保存以及利用效率,將紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合利用是目前來說最為可行的方法,也就是所稱的紙質(zhì)檔案電子檔案“雙套制”管理。隨著信息化的不斷發(fā)展,社會對信息的要求也不斷提高,這表現(xiàn)在對信息的時(shí)效性、需求量以及系統(tǒng)性等方面。因此,檔案的數(shù)量日漸增加,規(guī)模日漸龐大,這就給檔案的存儲及處理帶來了極高的要求,漸漸超出工作人員的負(fù)荷。而檔案的雙套制管理可為這些情況提供諸多便宜,其中,電子化的檔案為脆弱的紙質(zhì)檔案加上了一道保障,同時(shí),也使得信息的傳遞交流更加迅捷,使其時(shí)效性得到保證;但由于電子檔案并未普遍受到法律承認(rèn),紙質(zhì)檔案的法律地位以及其他獨(dú)有的文化價(jià)值,保證其依舊有存在和被保護(hù)的需要,因此,紙質(zhì)檔案與電子檔案并存狀態(tài)的檔案雙套制管理結(jié)合了二者的優(yōu)勢,互為補(bǔ)充,是目前檔案管理的最優(yōu)解。

      2 “雙套制”實(shí)施方法

      2.1 “雙套制”下的分類及存儲方法

      檔案種類數(shù)量繁多,在信息化時(shí)代,檔案管理人員要想妥善處理兩種不同載體下的文件,不是一件輕易的事情。為了避免管理不當(dāng)造成的檔案信息紊亂或遺失,檔案管理人員有必要立足于紙質(zhì)電子文檔管理雙套制下建立全新的適宜的文件分類及存儲制度,以滿足當(dāng)下對檔案管理的要求。規(guī)則的制定要結(jié)合實(shí)際,對紙質(zhì)電子檔案的歸類要做到合理,對舊有的制度可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕梃b,這樣一來,新的規(guī)則才容易實(shí)施并取得成效。比如,對于相同內(nèi)容的紙質(zhì)和電子檔案,可以標(biāo)注相同的檢索信息,但分辨其載體,進(jìn)行統(tǒng)一錄入保管,在需要時(shí)進(jìn)行檢索,面對一般的需求,優(yōu)先使用電子檔案,這樣一是提高了資源的利用效率,二是減少了對紙質(zhì)檔案的破壞,充分發(fā)揮了檔案管理雙套制的優(yōu)勢。對于二者的存儲來說,應(yīng)當(dāng)考慮二者的差異性,再進(jìn)行相應(yīng)的處理。紙質(zhì)文檔的存儲可以照以前的方式進(jìn)行,而對于電子檔案,管理人員需要注意到特殊的電子設(shè)備存儲方式,要定時(shí)定期進(jìn)行維護(hù)備份,電子檔案的保存雖然較之紙質(zhì)檔案更為輕松,但也不可缺少日常的維護(hù)。

      2.2 “雙套制”下的相互轉(zhuǎn)化

      紙質(zhì)檔案信息化是信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢,其安全性是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案最重要的因素。一是要保證電子檔案的質(zhì)量,轉(zhuǎn)換為電子檔案后不會影響到其可閱讀性和可辨識性,否則,電子化檔案將無作用可言;二是要在轉(zhuǎn)換過程中及轉(zhuǎn)換之后加強(qiáng)對原有紙質(zhì)檔案的保護(hù),不可因電子化就忽視紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案有其固有的價(jià)值,例如文化價(jià)值,歷史價(jià)值,這是電子化無法替代與彌補(bǔ)的。盡管將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案是趨勢所在,但是這并不意味著所有的紙質(zhì)檔案都要轉(zhuǎn)換為電子檔案,對于一些使用率低下的檔案來說,將其維持現(xiàn)狀即可,不必進(jìn)行過多干預(yù);而對于那些具有重要價(jià)值的、需要搶救的檔案,則需要盡快將其數(shù)字化保存。除此之外,準(zhǔn)備被長期永久保存的電子檔案同樣有必要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案,這是根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中:“具有長期或永久保存價(jià)值的文本及圖形電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件必須制成紙質(zhì)件或縮微品等?!边@一要求而提出的。所以,紙質(zhì)電子兩類文件的相互轉(zhuǎn)化工作對檔案的保存及利用有重要意義。

      2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng),形成長效機(jī)制

      與過去的檔案管理工作相比,基于紙質(zhì)電子雙套制管理下的檔案管理工作會有更大的難度,這給檔案管理工作人員帶來了新的挑戰(zhàn)。管理人員需要學(xué)習(xí)新的職業(yè)技能,盡快熟悉不同于紙質(zhì)檔案處理的電子檔案處理方式,以具備同時(shí)處理紙質(zhì)電子檔案的能力,適應(yīng)信息化時(shí)代檔案處理的要求。對檔案管理人員來說,首先需要主動進(jìn)行思想理念的轉(zhuǎn)變,積極面對新生事物,通過不斷地了解,從而逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化及信息化;其次,加強(qiáng)對于電子化檔案管理的學(xué)習(xí),熟練掌握電子化操作的技能,例如對于數(shù)字化信息的制作使用以及管理維護(hù);最后,通過大量實(shí)踐操作,總結(jié)規(guī)律,形成一套熟練的完整的數(shù)字信息管理流程,從而以新技術(shù)推動紙質(zhì)電子檔案綜合管理的發(fā)展。對于相關(guān)部門來說,有必要對其從業(yè)人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn),新技能的掌握,離不開專業(yè)人員的教育,通過一定的專業(yè)培訓(xùn),可以將信息化技術(shù)宣傳普及,令相關(guān)從業(yè)人員成為合格的雙套制檔案管理模式下的工作者。同時(shí),相關(guān)部門可以建立考核制度,用以督促檔案管理人員進(jìn)行新技術(shù)的學(xué)習(xí),推動管理人員的專業(yè)化發(fā)展。

      3 結(jié)語

      綜上所述,在信息化時(shí)代,為了紙質(zhì)檔案電子檔案綜合管理的發(fā)展,業(yè)內(nèi)人士提出了紙質(zhì)電子檔案雙套制的管理方案,這一方案在當(dāng)下無疑是適宜這個(gè)時(shí)代的。盡管這一模式也存在著一些不足或者局限,比如為了將檔案電子化加大了人力物力的投入,加重了相關(guān)從業(yè)人員的負(fù)擔(dān),但是,從大局上著眼,檔案雙套制管理依舊是具有一定的效率以及便捷性的,為檔案的保存也起到了相當(dāng)大的作用。所以,以現(xiàn)在的技術(shù)和思維限制,紙質(zhì)電子檔案雙套制管理模式是眼下最為合適的一個(gè)解決方案。

      參考文獻(xiàn)

      [1]李春慧.紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理探析[J].檔案管理,2019(03):92+94.

      [2]雷雅娜.試論如何加強(qiáng)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理[J].山東工業(yè)技術(shù),2019(13):234.

      [3]龍潔.淺談高職院校檔案管理的“重”與“輕”[J].傳播力研究,2019,3(11):249.

      作者簡介

      陳淑新,淄博市太河水庫管理局辦公室主任、館員。

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