數字化檔案背景下高校人事檔案管理工作面臨的問題及對策研究

吳艷萍

摘 要：大數據背景下，計算機技術蓬勃發(fā)展，數字化技術已運用到各個行業(yè)和領域之中。我國高校的人事檔案，是記錄教職工個人成長經歷、工作表現、德能勤績及其相關信息的歷史記錄，是教職工成長與發(fā)展的綜合信息，是高校發(fā)現人才、培養(yǎng)人才、考核人才、選拔及任免人才的重要依據，對學校在人才預測、政策決策、師資隊伍建設及人事制度改革等方面起著重要作用。隨著高校人事制度改革的不斷深化，人事檔案作為個人身份的證明材料，使用率不斷提高。大數據背景下，高校必須重視人事檔案數字化轉型，建立數字信息化人事檔案管理平臺，打破傳統(tǒng)手工人事檔案管理手段，提升單位人事檔案工作管理水平上臺階，并不斷創(chuàng)新人事檔案管理水平，充分挖掘人事檔案中所蘊藏的知識價值，更好地為學校在教學、科研、管理、人才培養(yǎng)等工作提供強有力的保障，促進學?？沙掷m(xù)發(fā)展。

關鍵詞：高校;檔案管理;人事;材料

1 數字化背景下高校檔案管理工作中面臨的問題

1）數字化程度不高。長期以來，我國高校人事檔案的管理，受到傳統(tǒng)管理方式的制約，在管理上以手工管理形式為主，缺少數字化管理措施。未能建立起數字化管理系統(tǒng)，缺少專用軟硬件配置，使高校人事檔案管理工作大打折扣。目前，隨著數字化技術的發(fā)展，檔案管理工作也加大了數字化進程，但是高校的人事檔案管理，仍未能完全錄入數據庫當中，導致數字化程度不夠，自動化管理程度不高，影響了檔案的調用與查詢。

2）數字化能力不足。高校人事檔案管理上缺乏專業(yè)的復合型管理人才，亟需專業(yè)能力強、精通管理工作、精通計算機操作的綜合能力強的人才。我國高校檔案管理人員，大多由人事或辦公室等部門人員兼任，對檔案的管理業(yè)務不熟，缺乏專業(yè)的計算機理論知識與操作能力，缺乏檔案管理專業(yè)技能，缺乏數字化管理技術，使高校檔案數字化管理不足。并且由于數字化技術與檔案管理能力、網絡技術能力等的學習，不是一朝一夕就能夠完成，而是需要一個長期的積累的過程，這些現象都制約著高校檔案的管理人員的能力的提升。

3）檔案數字化利用薄弱。這是檔案管理工作中最常見問題之一。檔案價值的發(fā)揮，在于檔案的利用。但是我國目前高校檔案出現了用人單位對檔案信息掌握不全的現象，使高校檔案信息查詢利用受到限制，并對后期的數字化管理形成影響，使檔案數據的信息支撐薄弱，內涵資源不能被充分開發(fā)應用。并且高校檔案管理部門進行檔案留存或管理上，部分檔案內容不全，資料收集不足，導致了檔案的完整性受到影響，并且由于高校檔案設備軟件更新不及時，系統(tǒng)升級滯后，限制了高校檔案資源的合理開發(fā)利用。

2 數字化背景下高校檔案管理工作對策研究

1）健全及完善制度，確保人事檔案管理工作規(guī)范運行。制度建設是治本之策，制度執(zhí)行是關鍵所在。學校應結合單位實際，嚴格按照中央、省委及上級有關部門人事檔案管理相關規(guī)章制度，結合“建、管、用”等多個重要環(huán)節(jié)，以豐富完善檔案內容、加強檔案日常管理為重點，圍繞干部人事檔案材料收集整理、歸檔、查（借）閱、保密、轉遞、保管等方面，明確工作原則、細化工作標準、創(chuàng)新工作方式、嚴肅工作紀律、規(guī)范工作程序，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，持續(xù)推進數字化檔案背景下人事檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化，更好服務廣大教職工，服務黨的建設新的偉大工程，服務新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。同時，進一步明確人事檔案工作崗位職責和工作守則，為加強人事檔案工作隊伍建設提供制度依據。

2）加強檔案管理人員崗位培訓，提升管理人員專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)，建設一支素質優(yōu)良、業(yè)務精湛、敬業(yè)奉獻、嚴格自律的人事檔案管理員隊伍。人事檔案管理人員作為檔案管理工作的核心，在檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。人事檔案工作者的專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)直接影響著人事檔案管理工作水平。一方面針對人事檔案管理工作頭緒繁雜、瑣碎、枯燥的特點，要加強檔案管理人員樹立正面積極的職業(yè)心態(tài)和職業(yè)價值觀，堅定職業(yè)理想信念，培養(yǎng)管理人員崗位敬業(yè)、不怕寂寞、無私奉獻的職業(yè)精神;二是針對人事檔案管理工作由之前的手工傳統(tǒng)模式逐步轉換為信息化管理模式的特點，要加強管理人員對新技術、新管理手段的學習及培訓，特別是計算機辦公軟件的培訓，滿足工作需要;三是加強管理人員對業(yè)務知識的學習及培訓，將業(yè)務能力和專業(yè)化水平提升一個高度，尤其是數字化檔案管理模式下，應通過多調研、多學習、多實地考察的方式，將政策規(guī)定及文件精神有效融入到常規(guī)的實踐工作中去，更好的推動和提升業(yè)務水平。

3）加大專項經費投入力度，從硬件和軟件方面增強基礎設施建設，為構建數字化人事檔案管理體系奠定堅實基礎。長期以來，各高校存在對人事檔案管理工作重要性認識不足，領導對檔案工作重視程度不夠，從而造成檔案管理工作基礎設施建設薄弱，距離新時代數字化檔案管理要求還有一定距離。為此，各高校在人事檔案數字化管理過程中，應加強領導的重視程度和專項經費的投入力度，增強基礎設施建設。一是不斷改善辦公場所和辦公條件，嚴格按照“人事檔案庫房、閱覽室、辦公室”相互分離的標準及要求，設置獨立的庫房區(qū)、閱覽區(qū)、辦公區(qū);二是配備數字化檔案所必須的計算機、掃描儀、照相機、硬盤等重要硬件設備，同時按要求配置相應的應用軟件和操作系統(tǒng)，為人事檔案數據庫運行提供重要的技術支持;三是加強網絡設施建設和優(yōu)化網絡服務質量，更好滿足高校人事檔案數字化檔案實踐需要;四是加強對數字化人事檔案管理工作所用的辦公設備及軟件的維護，定期或不定期安排專人對辦公設備及軟件系統(tǒng)進行日常維護及檢修，同時加強對網路平臺的安全管理，確保人事檔案信息的安全完整。

4）提高人事檔案服務功能，更好的服務學校教育教學發(fā)展。數字化時代的發(fā)展，促進了各大高校檔案管理工作的大發(fā)展。檔案的價值在于利用，所以對檔案的管理上，運用數字化手段，適應新時期的發(fā)展要求，使檔案的管理得到完善。高校數字化管理系統(tǒng)中，檔案管理的目標要求、檔案管理職責、制度等方面，都有一套較為先進的管理體系，從而為高校人事檔案的數字化發(fā)展提供了條件。高校之間可分享與借鑒其他單位完善的檔案管理制度、人事檔案管理規(guī)范等，借鑒兄弟單位先進的檔案管理經驗，加強對檔案的收集、整理、編輯檔案存檔文件的能力，應用先進的數字化技術，對人事檔案進行整理，確保人事檔案內容的真實全面與完整性，有效提升人事檔案的服務功能與利用價值。

3 結束語

高校人事檔案數字化管理工作，是一項管理技術上的探索與實踐，是高校人事檔案管理部門管理模式發(fā)展趨勢，通過數字化管理系統(tǒng)，建立起紙質檔案與電子檔案并存的管理方式，可使檔案真實反映教職工個人信息，更好服務學校發(fā)展，切實推進高校作為各類人才的聚集之地，嚴格以立德樹人為根本任務，全面貫徹落實黨的教育方針，承擔著知識創(chuàng)新、人才培養(yǎng)和服務社會的重要使命，為實現中華民族偉大復興奠定堅實政治基礎、提供有力人才支撐的保障作用。

參考文獻

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