完善措施 規(guī)范流程

李珊珊

摘要：本文從加強制度完善、加強組織領(lǐng)導(dǎo)、按時進行歸檔、應(yīng)用先進技術(shù)、加強資源整合、加強人資建設(shè)這幾方面，介紹了保障交通檔案管理措施落實的手段，以期進一步增強交通檔案的管理水平，提升交通行業(yè)的發(fā)展能力，希望能夠給讀者帶來啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：交通檔案管理;完善措施;規(guī)范流程

引言：

交通檔案指的是交通系統(tǒng)的行政事業(yè)單位、團體組織及個人在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表記錄，其真實完整性與交通工作的質(zhì)量乃至單位的未來發(fā)展路線密切相關(guān)。然而現(xiàn)階段交通檔案管理工作仍是交通行業(yè)整體工作的薄弱環(huán)節(jié)，如何更好地完成檔案管理，已經(jīng)成為交通行業(yè)的關(guān)注重點。

一、加強制度完善，做到依法治

在對交通管理制度進行完善的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當嚴格遵循《檔案法》的相關(guān)要求，并在此基礎(chǔ)上，依據(jù)當?shù)氐膶嶋H情況，圍繞“規(guī)范、有序、安全、優(yōu)質(zhì)、高效、便捷”的主旨要求，對現(xiàn)有的檔案制度進行完善、補充和修訂，確保工作人員在進行檔案鑒定銷毀、檔案保密、文件處理、庫房管理等與檔案管理相關(guān)的工作時能夠做到有規(guī)可依。舉例來說，某市交通運輸信息中心為進一步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，依據(jù)部門的實際情況制定了《檔案分類方案及編目說明》，對交通檔案工作的職能加以明確的說明，確保員工在工作過程中能夠做到有規(guī)可依，有矩可蹈。

二、檔加強組織領(lǐng)導(dǎo)，保障措施落實

在開展交通管理的過程中，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，保障措施落到實處是提升檔案管理水平的有效方式之一。舉例來說，某市交通運輸局在進行檔案管理工作的過程中，首先采用一把手主抓，其他領(lǐng)導(dǎo)共同配合的管理體制，確保檔案管理的每一過程都有專門的管理人員負責;其次，在制定年度計劃的過程中，明確指出相關(guān)工作人員的職責，并將管理成效納入績效考核當中，提升員工參與交通檔案管理的積極性;最后，盡管該單位的經(jīng)費有限，但該單位仍依據(jù)單位的發(fā)展情況，劃分出購置去濕機、滅火器等設(shè)備，為檔案管理工作的開展構(gòu)建良好的環(huán)境[1]。

三、按時進行歸檔，確保檔案齊全

隨著我國城市化步伐的不斷加快，交通事業(yè)也在蓬勃的向前發(fā)展，與之相對應(yīng)的交通道路修建、維護以及交通事故發(fā)生情況等資料也在不斷增長，這些資料因其可以為交通部門的后續(xù)工作提供了依據(jù)而受到了人們的重視?，F(xiàn)階段，為保障交通檔案的齊全完整，相關(guān)工作人員應(yīng)嚴格遵守檔案整理制度，盡可能保障歸檔文件的準確及時。舉例來說，某公路管理局在對單位活動產(chǎn)生具有保存價值的文件進行歸檔的過程中，由文書處理人員依據(jù)交通部規(guī)定的檔案質(zhì)量標準對文件進行整理，確保文件的內(nèi)容符合檔案保管要求，對新增的檔案，每半年開展一次立卷歸檔工作，并在每年年終的時候，對各部門的檔案進行一次大范圍的清查，確保檔案保管期限表、歸檔范圍等與歸檔材料相關(guān)的信息完整齊全。此外，隨著我國交通運輸事業(yè)的不斷發(fā)展，不同地區(qū)部門調(diào)用檔案的情況時有發(fā)生，現(xiàn)階段，部門間檔案的調(diào)動大多采用電子文件的形式，為避免某些不法分子利用木馬、病毒等對檔案安全造成威脅，在進行電子檔案文件移交之前，歸檔部門與接收部門都應(yīng)對電子文件的載體安全與環(huán)境安全進行檢測，盡可能避免安全問題的出現(xiàn)。

四、應(yīng)用先進技術(shù)，規(guī)范操作流程

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正朝著信息化檔案的方向轉(zhuǎn)變，在當前的交通檔案管理過程中融入信息化技術(shù)，不但可以提升檔案管理工作的效率，還可以降低檔案管理工作的難度?，F(xiàn)階段，為提升檔案管理工作的信息化水平，相關(guān)工作人員可以通過引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的方式，確保檔案管理工作能夠規(guī)范有序的進行。比方說，某交通運輸局利用AO軟件將紙質(zhì)檔案文本掃描上傳到單位內(nèi)網(wǎng)上，實現(xiàn)了交通檔案從條目級管理向文件級管理的過渡，提升了單位內(nèi)部文件查找、管理的效率。

五、加強資源整合，提升服務(wù)能效

為進一步提升交通檔案的利用率，相關(guān)工作人員應(yīng)當在做好保密工作的前提下，對檔案資源加以整合，進一步提升檔案管理的服務(wù)能效。具體來說，相關(guān)工作人員應(yīng)當圍繞交通行業(yè)的發(fā)展大局，以一流的服務(wù)態(tài)度，為資料查閱人員提供高質(zhì)量的服務(wù)。具體來說，相關(guān)工作人員可以通過綜合分析交通檔案的數(shù)據(jù)資料，積極開發(fā)檔案資源的方式，為交通行業(yè)后續(xù)的發(fā)展建設(shè)、安全生產(chǎn)、決策管理等內(nèi)容體統(tǒng)依據(jù)，為檔案查詢?nèi)藛T提供綜合性的支持，盡可能的提升檔案的利用價值。舉例來說，交通權(quán)屬檔案是保證交通行駛權(quán)取得與變更的重要依據(jù)，隨著當前交通事業(yè)的蓬勃發(fā)展，交通車輛抵押問題的發(fā)生概率不斷增加，此時交通權(quán)屬檔案就成為了司法部門處理和解決問題的重要的依據(jù)，為更好地維護當事人的合法權(quán)利，檔案管理人員需加強對檔案資源的有效整合，進而方便查閱人員的借用和調(diào)用。

六、加強人資建設(shè)，提升管理質(zhì)量

受我國交通建設(shè)蓬勃發(fā)展的影響，交通檔案的數(shù)量不斷增加，檔案管理工作在當前交通管理中的占據(jù)著極為重要的位置。為進一步提升交通檔案的管理質(zhì)量，相關(guān)部門可以通過定期開展培訓活動、鼓勵員工自主學習等方式，不斷提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)水平，促進我國交通事業(yè)的健康發(fā)展。具體來說，由于部分檔案文件存在一定的機密性，為提升相關(guān)工作人員對交通法規(guī)與保密制度的熟悉程度，單位方面可以通過定期邀請專家開展法律講座的方式，使工作人員了解相關(guān)的政策制度，進而提升檔案管理工作的質(zhì)量。同時，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推進，未來的檔案管理工作主要是依托計算機展開，在實際工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當具備較強的文字表達能力與計算機操作能力，為實現(xiàn)這一目標，單位方面可以通過鼓勵員工自主學習計算機知識的方式，保障單位的交通檔案管理工作能夠順利進行[2]。

結(jié)論：

交通檔案不但可以反映交通行業(yè)的經(jīng)紀業(yè)務(wù)能力，還能為今后行業(yè)的經(jīng)營管理提供依據(jù)，在開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當在遵循相關(guān)法律規(guī)范的基礎(chǔ)上，采取各項有效措施，提升自身能力水平，對檔案管理工作加以完善，盡可能提升交通檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]徐媛娟.交通檔案管理信息化的探析[J].國際公關(guān)，2019（08）：173+175.

[2]許麗霞.交通檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：85.