移動(dòng)審批程序在建造場(chǎng)地物資出場(chǎng)管理的應(yīng)用

劉加偉，范麗麗，李家偉，于琦，于永俊

（海洋石油工程（青島）有限公司， 山東 青島 266520）

物資出場(chǎng)管理是建造場(chǎng)地管理的重要內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)物資、財(cái)產(chǎn)的安全和完整，其中物資出場(chǎng)審批表是公司物資出場(chǎng)的重要依據(jù)和憑證，傳統(tǒng)的紙質(zhì)物資出場(chǎng)審批表需要多個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人逐級(jí)簽字，跑簽流程長(zhǎng)、耗時(shí)多，且根據(jù)審批表當(dāng)日當(dāng)次有效的規(guī)定，容易造成物資無(wú)法及時(shí)出場(chǎng)，影響后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作，且紙質(zhì)文件存在容易偽造、無(wú)法驗(yàn)真等弊端。為解決傳統(tǒng)紙質(zhì)物資出場(chǎng)審批表存在的問(wèn)題，基于移動(dòng)辦公平臺(tái)定制了一套物資出場(chǎng)移動(dòng)審批程序[1]，對(duì)審批表單、審批流程進(jìn)行了設(shè)計(jì)，并對(duì)組織機(jī)構(gòu)、人員權(quán)限進(jìn)行了劃分，具備移動(dòng)審批、實(shí)時(shí)推送、進(jìn)度可視、電子歸檔、掃碼驗(yàn)真等優(yōu)點(diǎn)，提高了物資出場(chǎng)審批管理的效率和水平。

1 審批表單設(shè)計(jì)

審批表單的設(shè)計(jì)一方面需包含傳統(tǒng)紙質(zhì)審批表的關(guān)鍵信息，另一方面需考慮移動(dòng)端填寫(xiě)的便捷性。審批表單的信息項(xiàng)主要包括申請(qǐng)人、申請(qǐng)人部門(mén)、項(xiàng)目名稱、承運(yùn)單位名稱、委托單位名稱、車(chē)牌號(hào)碼、攜物人/申請(qǐng)人、聯(lián)系方式以及物資明細(xì)，其中物資明細(xì)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量（重量）、單位和出場(chǎng)原因，在填寫(xiě)時(shí)可以根據(jù)需要添加條目。

此外，物資出場(chǎng)的支持文件可以在填寫(xiě)移動(dòng)審批表單時(shí)通過(guò)附件、圖片等電子化形式附加到表單中，不再需要打印、簽字。

2 審批流程設(shè)計(jì)

圖1 物資出場(chǎng)審批流程

根據(jù)公司的物資出場(chǎng)管理規(guī)定，物資出場(chǎng)審批表需要經(jīng)過(guò)（項(xiàng)目）部門(mén)、工程項(xiàng)目管理中心、場(chǎng)地管理部相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字和工程項(xiàng)目管理中心、場(chǎng)地管理部初審、審批、蓋章和存檔。據(jù)此，對(duì)物資出場(chǎng)移動(dòng)審批流程進(jìn)行了設(shè)計(jì)，如圖1所示。

上述流程中，各個(gè)環(huán)節(jié)的批準(zhǔn)或拒絕僅需要具備相應(yīng)崗位權(quán)限的一名人員進(jìn)行，屬于審批流程的“或簽”類(lèi)型，以項(xiàng)目管理中心批準(zhǔn)人簽字環(huán)節(jié)為例，可以設(shè)置多名中心領(lǐng)導(dǎo)具備審批權(quán)限，當(dāng)某個(gè)審批流程進(jìn)入該環(huán)節(jié)后，僅需要一名中心領(lǐng)導(dǎo)審批即可。“或簽”設(shè)置能大幅提高審批操作的效率，縮短審批流程時(shí)間。

3 移動(dòng)審批操作與歸檔

基于移動(dòng)辦公平臺(tái)，相關(guān)人員可在手機(jī)APP或電腦客戶端進(jìn)行移動(dòng)審批程序的提交、審批和簽字、掃碼驗(yàn)真等操作，并能夠生成PDF文件供打印、蓋章和歸檔使用。

（1）提交操作

申請(qǐng)人進(jìn)入移動(dòng)辦公平臺(tái)的審批模塊，選擇相應(yīng)項(xiàng)目或部門(mén)的物資出場(chǎng)審批，然后根據(jù)軟件界面提示填寫(xiě)表單信息、附加文件，完成后提交。

申請(qǐng)人完成提交后，審批流程正式發(fā)起，將自動(dòng)根據(jù)流程的設(shè)計(jì)推進(jìn)，實(shí)時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行推送和提醒。申請(qǐng)人和相關(guān)各方能夠在軟件界面上實(shí)時(shí)查看審批的狀態(tài)和進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)了進(jìn)度可視化。

（2）審批和簽字操作

審批流程自動(dòng)按照設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)推進(jìn)，相關(guān)人員能夠接收審批助手、待辦事項(xiàng)和APP推送等多種途徑的提醒，進(jìn)入待處理審批項(xiàng)后，能夠查看申請(qǐng)人提交的表單信息、附加文件和前序?qū)徟鸂顟B(tài)，上述信息處于只讀模式，無(wú)法修改，保證了信息的安全。

完成信息的審閱后，相關(guān)人員可以進(jìn)行審批操作，選擇“同意”或“拒絕”，并填寫(xiě)意見(jiàn)，還可附加圖片、附件等。系統(tǒng)要求“同意”操作需要進(jìn)行電子簽名[2]，相關(guān)人員可以在手機(jī)觸屏進(jìn)行手寫(xiě)簽字，首次簽字完成后可存儲(chǔ)為電子簽章供后續(xù)使用。

完成審批和簽字后，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)完成，審批流程自動(dòng)推進(jìn)至下一個(gè)環(huán)節(jié)。

（3）PDF文件生成

在審批進(jìn)行和完成階段，可以利用軟件生成物資出場(chǎng)審批表單PDF文件，供打印、蓋章和存檔使用。PDF文件帶有表單信息、附件信息、各級(jí)審批信息以及驗(yàn)真二維碼。

（4）掃碼驗(yàn)真

軟件生成的物資出場(chǎng)審批表單PDF文件附帶有驗(yàn)真二維碼，可以使用移動(dòng)辦公平臺(tái)手機(jī)APP進(jìn)行掃碼，掃碼成功后，APP自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)的審批流程，可以在線查看審批信息和狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)掃碼驗(yàn)真。

4 結(jié)論

本文介紹了一套基于移動(dòng)辦公平臺(tái)定制的物資出場(chǎng)移動(dòng)審批程序，能夠?qū)崿F(xiàn)審批工作的數(shù)字化和移動(dòng)化，具備移動(dòng)審批、實(shí)時(shí)推送、進(jìn)度可視、電子歸檔、掃碼驗(yàn)真等優(yōu)點(diǎn)，該程序已用于公司各個(gè)項(xiàng)目和部門(mén)的物資出場(chǎng)管理，替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)版，克服了跑簽耗時(shí)、審批進(jìn)度緩慢等困難，還避免了他人模仿簽字的風(fēng)險(xiǎn)。線上審批大大提高了審批效率，平均每單審批耗時(shí)1個(gè)半小時(shí)，年審批量在6000-7000單，大幅提高了物資出場(chǎng)審批管理的效率和水平。

◆參考文獻(xiàn)

[1] 許燕. 基于釘釘?shù)囊苿?dòng)辦公微應(yīng)用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].軟件，2017，38(4)：137-141.

[2] 趙春宇，劉紹華. 基于Android系統(tǒng)的移動(dòng)辦公應(yīng)用設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].軟件，2016，37(12)：219-223.