基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理

梁群

【摘? 要】檔案管理作為企事業(yè)單位的基礎工作之一，還需要跟上時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)數(shù)字化管理，促進單位自身的發(fā)展、安全工作，不斷發(fā)展。做好公共機構(gòu)檔案安全信息管理，關系到事業(yè)單位的長遠發(fā)展，不容忽視。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應用，要求相關人員積極學習相關理論知識和技術(shù)，不斷提高日常工作業(yè)務能力，不斷提高信息安全管理水平，有效保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。對計算機多媒體技術(shù)的安全性，對音視頻文件數(shù)據(jù)的存儲和管理提出了更高的要求，對如何最好地保存和使用文件數(shù)據(jù)面臨著更大的挑戰(zhàn)。本文主要討論了信息安全在檔案數(shù)字化管理中的有效應用。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案信息;安全管理

1.數(shù)字化檔案管理概述

數(shù)字檔案管理是高速寬帶網(wǎng)絡上的一種操作，可以長期跨數(shù)據(jù)庫檢索大量的數(shù)字信息資源，有價值的圖像、文本、語音、圖像、視頻，使用軟件科學地收集多媒體信息等數(shù)據(jù)，存儲和管理的數(shù)字處理，知識價值的實施，并提供基于網(wǎng)絡的電子訪問服務。數(shù)字檔案中的源文件是級別的，數(shù)字檔案主要由兩個出處文件組成，是一種紙質(zhì)文件通過掃描輸入到計算機數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換成數(shù)字媒體，另一種是原始的數(shù)字檔案保存形式文本、圖像、聲音、動畫和其他形式的數(shù)字信息。使用數(shù)字技術(shù)可以存儲海量信息，用戶可以通過網(wǎng)絡無需時間和地域限制，高效便捷地查詢、檢索信息和獲取信息服務。通過數(shù)字檔案管理，可以大大提高檔案管理的效果，促進檔案信息在企業(yè)和事業(yè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的更好應用。

2.電子信息檔案管理優(yōu)勢

2.1便于文件保密

在傳統(tǒng)的檔案室，任何人進入都可以免費得到檔案。電子檔案相關信息管理系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下完成后，系統(tǒng)可以設計相應的獨立登錄用戶名和密碼進行電子文件管理。技術(shù)人員需要在系統(tǒng)平臺上進行安全性驗證的設計。即只允許經(jīng)過安全認證的用戶進入文件管理系統(tǒng)，查看文件信息，設置文件下載權(quán)限。用戶不允許未經(jīng)授權(quán)打印信息。實施電子檔案管理系統(tǒng)，大大提高了檔案的保密性。利用電子檔案可大大減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描、整理后所占空間。若在信息安全管理過程中，將電子檔案信息存儲于移動硬盤，即使遭到網(wǎng)絡病毒的攻擊，也能保證系統(tǒng)能通過移動硬盤恢復相關數(shù)據(jù)。

2.2管理效率增加

以大數(shù)據(jù)為背景的電子檔案管理能顯著提高管理效率。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作中，所有的面向檔案的工作都是一個文件，需要逐個編號整理和查找。但紙質(zhì)檔案保存一段時間后，紙質(zhì)檔案中所記錄的一系列文字材料會逐漸變得模糊，最終影響使用質(zhì)量。對于上述問題，可以進行電子檔案的管理。產(chǎn)生電子檔案的主要原因是紙質(zhì)檔案經(jīng)過掃描和電子檔案相關處理后，可以直接供有關人員快速查找。借助于電子文件管理系統(tǒng)，可以大大提高信息的利用速度。與此同時，由于傳統(tǒng)的檔案管理工作耗時較長，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理系統(tǒng)中，檔案統(tǒng)計管理工作僅需少量人員即可完成。這表明，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，管理效率可以顯著提高。但是，電子信息檔案管理有許多優(yōu)點，但由于管理技術(shù)、基礎設施等方面的原因，該系統(tǒng)在實際應用中還有待于進一步完善和提高。

2.3便于檢查和修復缺陷

常規(guī)的紙面文件管理需要手工對文件內(nèi)容進行逐個檢查，以確定是否丟失了文件內(nèi)容，這既耗費人力又耗時。但在電子檔案管理系統(tǒng)中，可以直接用軟件檢索出檔案總頁數(shù)，與檔案所有者進行比對，大大縮短了時間，節(jié)省了人力。在實際應用中，電子檔案具有許多優(yōu)點，但如果相關人員不能熟練掌握技術(shù)手段，則很容易造成檔案信息的流失。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案管理，也有很大的不同。對有較高技術(shù)要求的管理人員，不僅要掌握傳統(tǒng)的管理模式，更要運用計算機軟件技術(shù)對文件內(nèi)容進行進一步完善和補充。

3.事業(yè)單位檔案信息安全管理現(xiàn)狀

3.1規(guī)范性不足

有些機構(gòu)檔案管理只注重執(zhí)法文件檔案，特別是一般檔案有些文字、音視頻檔案不認真，存檔不及時，檔案信息安全會出現(xiàn)很多問題，甚至導致文件信息丟失，后期找文件造成很大困難，違背了單位文件建設的安全性。另外，一些公共機構(gòu)檔案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理標準運作，也往往導致一定的盲目檔案管理。

3.2保密性不足

公共機構(gòu)的檔案管理存在安全性低、機密性差、檢索效率低的缺點。在傳統(tǒng)的文件管理中，紙質(zhì)文件怕光、水等缺點，因此其安全性面臨著極大的考驗。紙質(zhì)檔案的真空和數(shù)字處理不僅可以大大提高檔案的存在效率，節(jié)省存儲空間，而且使查詢和通話非常方便。

3.3安全性不足

存儲條件不是很理想，一些機構(gòu)存檔信息存儲硬件設備和軟件往往受到地理位置、室內(nèi)溫度、濕度以及防火、防盜等諸多方面的影響。實施安全監(jiān)管工作，更為檔案信息安全管理帶來諸多顧慮。此外，電子文件很容易被病毒破壞，導致無法存儲和讀取電子文件，甚至因溫度和濕度而損壞電子設備。

4.提高人力資源檔案數(shù)字化管理安全性的措施

4.1引進或開發(fā)功能完善的信息管理系統(tǒng)

俗話說"做好工作，必先利其器"。建立健全數(shù)字化人力資源管理系統(tǒng)是保障企事業(yè)單位信息安全的有效手段。企業(yè)、事業(yè)單位在引進或開發(fā)信息管理系統(tǒng)前，應充分認識其管理模式的特點，并結(jié)合其特點，掌握自己對信息管理系統(tǒng)功能的要求，使系統(tǒng)開發(fā)人員能夠根據(jù)自己的需要設計有針對性的信息管理系統(tǒng)。提高整個系統(tǒng)抵御威脅的能力。

4.2硬件軟件雙保險

在硬件設施方面，可以為企業(yè)建立專門的人力資源管理局域網(wǎng)，防止外來非法用戶的入侵，從而達到安全保護的目的;此外，還能對信息傳輸進行加密處理，提高信息傳輸?shù)陌踩?，避免了重要信息在傳輸過程中被篡改和竊取。網(wǎng)絡防火墻也是提高信息安全的有效手段。通過這些措施，能夠在系統(tǒng)開發(fā)過程中有效的完善信息管理系統(tǒng)。將該系統(tǒng)引入人事檔案管理中，將進一步保障信息安全，有效地提高人事管理效率。可以減少文件錯誤識別和錯誤操作的發(fā)生。例如，在人事信息登記時，可以把人事信息分為基本信息和技能信息。明確信息分類方法，可避免錯誤信息;類似地，在信息檢索過程中，還可以實現(xiàn)準確的批量信息檢索，從而保證了企業(yè)批量信息管理的安全、有效。

4.3加強檔案信息安全管理培訓

公共機構(gòu)檔案信息安全管理，必須對檔案管理人員的安全意識、安全技能、安全責任等安全素養(yǎng)進行全方位培訓，確保檔案信息管理人員綜合水平滿足新時期公共機構(gòu)的信息安全管理。在培訓形式上，既要加強網(wǎng)絡培訓，又要重視實體培訓。由于公共機構(gòu)檔案信息安全管理是一項技術(shù)工作，往往面臨各種突發(fā)事件，管理者有很強的要求，只有不斷的實踐、總結(jié)、反思，才能保證信息安全。此外，作為公共機構(gòu)的領導者，必須加強檔案信息安全管理，把學習和培訓納入日常評估和研究，推動公共機構(gòu)重視檔案信息安全管理。在引進檔案信息安全管理人員要具備安全管理素養(yǎng)，掌握先進檔案信息安全管理技術(shù)人員進入檔案管理部門，為新員工加強崗前培訓，結(jié)合公共機構(gòu)的發(fā)展，使員工盡快進入公共機構(gòu)的檔案管理工作。

5.結(jié)語

總之，信息化和數(shù)字化的管理，是企業(yè)未來發(fā)展的必然方向，而由于國內(nèi)相關的技術(shù)起步較晚，在實現(xiàn)先進的管理技術(shù)時，尤其是在新技術(shù)取代老技術(shù)的情況下，各種問題隨之而來，需要管理人員和人事人員不斷地學習和改進，才能確保新技術(shù)的安全實施。在新時期，加強公共機構(gòu)檔案信息安全管理是一項重要任務，要求事業(yè)單位檔案管理人員與時俱進，以科學有效、扎實務實的管理方法，優(yōu)質(zhì)高效的管理質(zhì)量促進事業(yè)單位的有序發(fā)展。

參考文獻

[1]黃衛(wèi)東.基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理[J].蘭臺內(nèi)外，2017（04）：29.

[2]陳嵩.檔案管理的數(shù)字化建設與安全保密實施策略[J].蘭臺世界，2015（S2）：60-61.