張志

（盤錦市公共采購交易中心，遼寧盤錦 124010）

信息技術(shù)的發(fā)展使得社會結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，傳統(tǒng)形式的檔案管理不能很好地滿足當(dāng)前階段政府的工作需求，因此需要將信息化技術(shù)有效地使用到目前的檔案管理之中，這樣可以很好地提升檔案管理的質(zhì)量。檔案管理工作具有特殊的意義，其不可替代性決定了該項(xiàng)工作的復(fù)雜性，只有進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理手段，才可以使得檔案管理更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

1 政府采購項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

在開展實(shí)際工作的時候，政府之中一切工作的正常開展都需要采購項(xiàng)目檔案作為基礎(chǔ)的支撐，把更多信息技術(shù)使用到當(dāng)前的檔案管理工作里面可以很好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，利用信息化進(jìn)行檔案管理符合時代發(fā)展的趨勢，可以促進(jìn)檔案管理工作朝著更深入的方向前行。所以，政府采購項(xiàng)目檔案管理需要進(jìn)一步地將信息技術(shù)的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。首先，采購項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該緊緊貼近現(xiàn)階段社會發(fā)展主要方向進(jìn)行，應(yīng)該在進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理工作基本條件下，有效地將揮信息技術(shù)的優(yōu)勢體現(xiàn)到實(shí)際工作中。其次，合理地將信息化技術(shù)使用到當(dāng)前的政府采購項(xiàng)目檔案管理里面可以很好地優(yōu)化檔案分類、查找等相關(guān)的復(fù)雜管理工作，同時還可以更好地落實(shí)檔案管理工作。此外，通過信息技術(shù)的應(yīng)用還可以定期地對現(xiàn)存的所有檔案進(jìn)行備份，這樣可以防止檔案丟失給政府工作帶來的不良影響，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)有序地進(jìn)行[1]。

2 政府采購項(xiàng)目檔案管理面臨的主要問題

2.1 檔案管理方法落后

至今為止，政府采購項(xiàng)目檔案管理里面還有著部分問題需要進(jìn)一步地解決，在這些問題里面最為突出的一個問題是檔案管理模式存在一定的滯后性。一般情況下，絕大多的事業(yè)單位里面負(fù)責(zé)政府采購項(xiàng)目檔案管理的人員全部由一些勤雜人員擔(dān)任的，因?yàn)檫@些人員的流行性非常大，同時這些人的管理水平不夠?qū)I(yè)，所以檔案管理工作一直以來不能很好地的得到較為有效的落實(shí)，在管理中也還存在一些其他類型的問題，例如，部分人員工作拖延不負(fù)責(zé)等，這些問題都會使得檔案管理工作受阻。首先，擔(dān)任政府的檔案管理人員沒能夠?qū)n案管理工作足夠的重視，所以這會導(dǎo)致在檔案資料的管理上出現(xiàn)較為混亂的地方。其次，對于檔案管理工作至今沒有一個完善的規(guī)章制度作為支持，這會使得檔案管理的目錄索引的資料出現(xiàn)缺失或者丟失的現(xiàn)象，因?yàn)闄n案資料長時間的保存，而管理人員不重視使得信息檢索的準(zhǔn)確性受到了嚴(yán)重地阻礙，進(jìn)一步地影響到當(dāng)前階段檔案管理的質(zhì)量。最后，需要對政府采購項(xiàng)目檔案的模式進(jìn)行一定的創(chuàng)新，以往形式的檔案管理絕大多數(shù)是通過紙質(zhì)保存的方式進(jìn)行管理的，這樣的管理方式帶給檔案管理工作很大的影響。在現(xiàn)階段的政府檔案管理中，許多的部門并沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的工作之中，許多的部門都是通過使用人工管理的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的，這樣可能嚴(yán)重影響到政府檔案管理的質(zhì)量，也會使得相關(guān)的管理工作人員出現(xiàn)更多的失誤，從而限制了當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展[2]。

2.2 檔案管理觀念模糊，管理機(jī)制缺乏系統(tǒng)性

在很多的政府部門中，許多領(lǐng)導(dǎo)對于采購檔案管理的重視程度并不深，特別是對于檔案管理人員任職上缺乏一定的合理性，很多人簡單地認(rèn)為檔案管理實(shí)際上就是將政府采購信息進(jìn)行收集、分析、整合的過程，其中涉及的專業(yè)地方非常少，其中另一個部分的人員錯誤地認(rèn)為檔案管理工作對于其他類型的工作沒有幫助，這種理念導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量得不到提升。由于管理人員對檔案管理觀念較為模糊，這會直接影響到管理人員對于檔案管理的積極性，很多時候這些人員都是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檔案檢查而進(jìn)行表面上的管理工作，這在一定程度上制約了當(dāng)前階段政府檔案管理工作的進(jìn)一步落實(shí)。不論是進(jìn)行何種工作只要失去了工作制度的約束，那么很難將各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的環(huán)節(jié)，由于一些人認(rèn)為在檔案管理里面，每個部門的效益不會因?yàn)闄n案管理的質(zhì)量受到較大的影響，所以這也導(dǎo)致檔案管理失去了應(yīng)用的重視。實(shí)際上，檔案管理工作具有復(fù)雜的特性，這項(xiàng)工作的開展需要大量的人力、物力資源作為基本的支持，但是因?yàn)橐恍﹩挝粚τ跈n案管理工作沒有給予很高的重視，所以這些單位未能給予檔案管理足夠的人力、物力資源作為基礎(chǔ)支撐，這使得檔案管理工作面臨著更大的困境，在這樣的背景下，檔案管理工作的落實(shí)情況并不樂觀。

2.3 檔案管理之中信息化技術(shù)利用較低

最近幾年以來，政府采購項(xiàng)目檔案管理越來越重要，由于實(shí)際的檔案管理過程中存在檔案利用率較低的現(xiàn)象，這使得檔案管理質(zhì)量得不到保障。首先，管理人員對檔案種類劃分缺乏一定的科學(xué)性，這就導(dǎo)致檔案管理年限出現(xiàn)了較大的不確定性，而且針對部分文件資料處理沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)，其中甚至存在檔案借出后不知所終的現(xiàn)象。其次，在檔案管理中信息化技術(shù)應(yīng)用還需要進(jìn)一步提升，很多的正度缺少標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，而且很多部門的檔案檢索方式太過于落后，這些都嚴(yán)重制約現(xiàn)階段政府檔案管理的質(zhì)量。最后，由于在政府部門中，檢索方式通常都是通過手工檢索以及信息化檢索這兩種方式進(jìn)行檢索的。不過根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究可以知道，手工檢索在現(xiàn)階段的檔案管理中應(yīng)用的頻率較高，但是這種方式往往也是很容易出錯的方式。

3 政府采購項(xiàng)目檔案信息化的原則

3.1 技術(shù)拓展準(zhǔn)則

如果想要進(jìn)一步地將檔案管理信息化落實(shí)到實(shí)際的管理工作中，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該有效將信息化管理的方方面面考慮到。因此，政府中的檔案管理人員應(yīng)該經(jīng)過更多的專業(yè)化培訓(xùn)，這樣工作人員才可以進(jìn)一步地將更多先進(jìn)設(shè)備熟練掌握，從而進(jìn)一步地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。此外，在進(jìn)行管理時，信息化設(shè)備需要與主要的管理技術(shù)緊密地聯(lián)系在一起，而且相關(guān)部門還需要進(jìn)一步地將信息技術(shù)發(fā)展的方向進(jìn)行深入的拓展，從而使得信息技術(shù)發(fā)揮最大的作用[3]。

3.2 提升的管理人員技術(shù)水平

雖然現(xiàn)階段的信息技術(shù)有著非常高的水平，不過在政府的檔案管理方面需要進(jìn)一步優(yōu)化。負(fù)責(zé)檔案管理的人員最為重要的是將檔案資料保護(hù)好，同時應(yīng)該認(rèn)真落實(shí)好相關(guān)的檔案管理工作每一個環(huán)節(jié)。所以，相關(guān)的管理人員對于信息技術(shù)的應(yīng)用需要正確看待，在保留傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，利用信息化管理進(jìn)行輔助管理，這樣才可以在根本上使得政府的檔案管理質(zhì)量得到提升。

4 政府采購項(xiàng)目檔案管理信息化策略

4.1 提升檔案管理人員專業(yè)能力

伴隨著現(xiàn)階段我國經(jīng)濟(jì)深入地發(fā)揮，越來越多的人對管理人員所具備的專業(yè)能力提出了新要求，所以檔案管理人才培養(yǎng)需要被進(jìn)一步優(yōu)化。在開展相關(guān)的檔案管理工作時，為了進(jìn)一步地使得檔案管理的效率得到提升，政府部門需要不斷提升檔案管理人員所具備的專業(yè)素質(zhì)。首先，應(yīng)該針對檔案管理人員專業(yè)技巧進(jìn)行全面的培訓(xùn)，利用培訓(xùn)使得檔案管理人員具備更加專業(yè)的管理能力，同時還應(yīng)該提升管理人員的理論知識，讓更多的管理人員可以熟練地操作計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理工作，從而提升檔案管理的質(zhì)量。

4.2 投入足夠的資源

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，政府部門的檔案管理工作所需要應(yīng)對的挑戰(zhàn)非常巨大，這使得檔案的價值慢慢被體現(xiàn)出來。所以，政府的主要管理人員理需要將更多地關(guān)注放到檔案管理上面。首先，進(jìn)一步地對采購項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行更進(jìn)一步的重視，嚴(yán)格地落實(shí)好檔案管理工作中的每一項(xiàng)工作，保障檔案管理的每項(xiàng)工作都可以得到科學(xué)地落實(shí)。其次，政府需要投入足夠的資源保障檔案管理工作開展，使得檔案管理設(shè)備配備更加齊全。

5 結(jié)語

綜上所述，開展政府的采購項(xiàng)目檔案管理工作是十分必要的，在信息化發(fā)展的時代中，應(yīng)該充分地將信息技術(shù)的優(yōu)勢發(fā)揮出來，通過信息技術(shù)將檔案管理工作的精確性體現(xiàn)出來，將傳統(tǒng)管理過程中的弊端有效避免，這樣可以進(jìn)一步地推動檔案管理工作的開展，在保障管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上提升管理的效率，保障政府部門工作開展更加順利，最大限度上提升政府工作的有效性，使得政府更好地為人民服務(wù)。