XC 公司的制度體系重構(gòu)

廈門海滄教育發(fā)展有限公司 馬涓涓

俗語有云，“無規(guī)矩不成方圓”，企業(yè)內(nèi)部制度牽涉到企業(yè)運行管理的各個方面，包括財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)運營管理等。企業(yè)的制度建設(shè)也是企業(yè)健康運行的必要保障，是企業(yè)管理的基石，決定了企業(yè)管理的成效。對于XC 公司而言，經(jīng)過改制后十幾年的發(fā)展，最初的制度體系管理模式不斷暴露出企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)，影響企業(yè)的整體運行效率。企業(yè)制度體系重構(gòu)勢在必行。

一、XC 公司現(xiàn)有制度體系概況。

XC 公司作為具有悠久歷史的國有企業(yè)改制的股份公司，在2002 年改制初期，就引進了先進的企業(yè)管理理念，形成有公司特色的企業(yè)管理模式。隨著XC 公司企業(yè)管理的不斷深入，為了規(guī)范企業(yè)各個環(huán)節(jié)運作，適應(yīng)公司發(fā)展需求，2005 年起，XC 公司以編制企業(yè)的《制度管理規(guī)定》為契機，經(jīng)過近5 年的探索與發(fā)展，到2010 年初，逐步搭建起以安全管理制度、人力資源管理制度、辦公管理制度、財務(wù)管理制度、經(jīng)營管理制度、成本管理制度、計劃統(tǒng)計管理制度、技術(shù)管理制度、企業(yè)文化管理制度、設(shè)備管理制度、生產(chǎn)管理制度、物資管理制度、信息技術(shù)管理制度、治安消防管理制度、質(zhì)量管理制度及總務(wù)管理制度公司等十六大類制度為基礎(chǔ)的制度管理體系框架。XC 公司現(xiàn)有的制度體系框架下含157 項制度，以公司的各個業(yè)務(wù)模塊為分類依據(jù)，涵蓋XC 公司日常生產(chǎn)管理與企業(yè)運行的各個方面，對夯實企業(yè)基礎(chǔ)管理，增強企業(yè)競爭力起到了較大作用。2010 年初，XC 公司對企業(yè)的所有制度進行了一次全面的匯編，標志著該制度體系的逐漸完善，該體系較為成熟的運作至今。但隨著企業(yè)所處的行業(yè)環(huán)境變化，企業(yè)內(nèi)部管理改革的不斷深入，該制度體系本身存在的缺陷與不足也不斷暴露，這點將在下文論述，XC 公司的制度體系重構(gòu)提上企業(yè)管理議程。

二、XC 公司制度建設(shè)所面臨的環(huán)境變化分析。

任何企業(yè)都是市場經(jīng)濟環(huán)境與社會環(huán)境共同作用下的產(chǎn)物，對于企業(yè)制度體系的建設(shè)，離不開宏觀經(jīng)濟環(huán)境的制約與束縛。在XC 公司以現(xiàn)有制度體系運行的這幾年內(nèi)，XC 公司所面臨的外部環(huán)境也在逐漸發(fā)生著變化，主要體現(xiàn)在以下三點：

（一）行業(yè)形勢的變化。

XC 公司屬于船舶制造業(yè)，近幾年，受到經(jīng)濟危機的影響，國際航運市場不景氣，原油價格不斷攀升，船舶制造業(yè)面臨巨大的挑戰(zhàn)。對于船舶企業(yè)而言，接單難，交船難，融資難的困難局面沒有得到緩解，市場形勢依然嚴峻，整個行業(yè)處在“大換血”的變革時期，企業(yè)壓力巨大。新的行業(yè)形勢下，企業(yè)必須“強內(nèi)功，穩(wěn)發(fā)展”，通過制度體系重構(gòu)，穩(wěn)定企業(yè)內(nèi)部運作，加強管理把控，意義重大。

（二）內(nèi)部控制與風險防控環(huán)境變化。

自2008 年財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》后，2010年，五部委又聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，2012 年5 月，國資委68 號文件要求所有的國有企業(yè)加快推進內(nèi)部控制體系建設(shè)工作。制度作為企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的章法，對加強企業(yè)內(nèi)部控制具有重要作用。同時，受整體經(jīng)濟環(huán)境的影響，XC 公司在物資采購、訂單交付等方面也面臨著較大風險，重構(gòu)制度體系，規(guī)范企業(yè)制度管理，加強約束，有助于營造良好的內(nèi)部控制與風險防控環(huán)境。

（三）企業(yè)內(nèi)部管理環(huán)境變化。

自2010年起，XC公司為了適應(yīng)市場需求，滿足新形勢下機遇與挑戰(zhàn)并存的環(huán)境，開展了一系列強化內(nèi)功，增強管理的企業(yè)改革舉措，先后引進了平衡計分卡、組織績效等管理工具，開展精細管理與對標管理等活動，深化企業(yè)內(nèi)部改革，提升管理效率。制度體系是企業(yè)最重要的一項基礎(chǔ)管理工作，對XC 公司內(nèi)部改革，抓住發(fā)展機遇具有重大意義。

三、XC 公司現(xiàn)有制度體系的不足分析。

雖然XC 公司現(xiàn)有的制度體系已經(jīng)較為成熟的運作了幾年時間，但隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化，也逐漸暴露出其存在的幾大問題：

（一）XC 公司的制度范疇不明確，缺乏對制度的標準定義。

XC 公司自逐步建立起企業(yè)的制度體系框架后，還引進了質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康與安全管理體系、環(huán)境管理體系等，同時運作的文件包含制度、體系文件、標準文件等。但各類文件的定義不明確，交叉運行，無法正確地區(qū)分公司級制度、體系文件或者其他文件范疇，從源頭影響了制度體系運轉(zhuǎn)效率。

（二）制度頂層設(shè)計扁平化，數(shù)量多、繁、雜，無法約束企業(yè)重要活動。

在現(xiàn)有的制度體系模式下，XC 公司的制度分為十六大類，共計157 項制度。制度體系設(shè)計扁平化、制度數(shù)量多，且制度內(nèi)容交叉重復(fù)，無法真正體現(xiàn)企業(yè)重大經(jīng)營活動與關(guān)鍵領(lǐng)域中一般性與約束性的準則，無法真正發(fā)揮企業(yè)制度管理作用，制約內(nèi)部改革發(fā)展。

（三）制度有效性與適應(yīng)性有待提高。

XC 公司的部分制度在適用性及有效性方面需要完善，例如有些制度里涉及的部門名稱與現(xiàn)行的組織架構(gòu)不一致、涉及的職責與當前的部門職責劃分不一致、實際工作流程與制度不符合、制度不適用當前公司生產(chǎn)經(jīng)營情況等；如何有效解決制度建設(shè)與生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)狀、操作流程、執(zhí)行監(jiān)督、企業(yè)文化宣傳等脫節(jié)的情況也是較為困難的。

四、關(guān)于制度體系重構(gòu)設(shè)想與目標。

為了應(yīng)對XC 公司面臨的外部環(huán)境變化與內(nèi)部管理需求，針對現(xiàn)有制度體系框架的不足，擬對XC 公司的制度體系進行重構(gòu)，并提出以下幾點目標與設(shè)想：

（一）公司各類制度相輔相成，層級分明，各司其職。

新的制度體系模式下，應(yīng)當能清晰的界定與區(qū)分公司級制度、部課級制度及各類體系文件等，公司級制度應(yīng)當是涉及部門多，且為企業(yè)運轉(zhuǎn)過程中所需要普遍遵守的一般性流程或規(guī)則，或是經(jīng)營管理過程中涉及到的重要領(lǐng)域或關(guān)鍵環(huán)節(jié)。確保XC 公司的各類制度文件層級分明，有效執(zhí)行，發(fā)揮實效。

（二）制度分類明晰，相關(guān)人員容易獲得并遵照執(zhí)行。

新的制度的分類簡單明晰，每個崗位的員工能清楚地了解與自身相關(guān)的制度有哪些，且能從便捷的渠道了解自身所需要遵守的制度，并有效執(zhí)行。

（三）制度覆蓋面廣且規(guī)定唯一。

制度覆蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對涉及同一項流程或同一類事務(wù)有且只有一項制度進行規(guī)定，各項制度間沒有沖突或矛盾。

（四）職能部門出臺的制度擬定有依據(jù)且行文有效。

XC 公司的各項制度都能遵循適宜性、有效性與規(guī)范性的原則，同時，格式符合要求，語言通順流暢，行文有效。

五、XC 公司的制度體系重構(gòu)方法。

明確目標后，XC 公司重新梳理了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的關(guān)鍵領(lǐng)域與重要過程，以現(xiàn)有制度體系為基礎(chǔ)，開始進行制度體系重構(gòu)：

（一）全面梳理企業(yè)各項活動，明確制度層級與分類。

XC 公司為了解決當前制度體系存在的問題，對生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)進行了一次全面的梳理，同時，根據(jù)XC 公司的管理特色，對現(xiàn)有157 項制度重新梳理，建立起以企業(yè)基本規(guī)章制度（一級管理制度）為核心，企業(yè)應(yīng)急預(yù)案、生產(chǎn)作業(yè)安全管理辦法、經(jīng)營管理辦法、財務(wù)管理辦法、人力資源管理辦法、設(shè)備管理辦法、保密工作辦法、物資管理辦法、治安消防管理辦法及總務(wù)管理辦法等十大類二級管理制度（統(tǒng)稱業(yè)務(wù)管理制度）為輔助支撐的全新制度體系框架。

圖1 制度體系框架圖

（二）明晰各個層級制度范疇，提高體系效率。

XC 公司對各個層級的制度進行了明確的定義與約束，具體如下：

企業(yè)基本管理規(guī)定為XC 公司的一級管理制度，是指規(guī)定企業(yè)經(jīng)營管理過程中需要普遍遵守的一般性、指導(dǎo)性原則的文件，統(tǒng)一以“規(guī)定”或“責任制”命名。制度范疇一是涉及企業(yè)經(jīng)營過程中的基本行為守則，例如員工行為守則、企業(yè)組織架構(gòu)與部門職能、安全生產(chǎn)責任制、職業(yè)病目標防治責任制等；二是經(jīng)營管理過程中的指導(dǎo)性準則或關(guān)鍵領(lǐng)域的重要制度，例如安全生產(chǎn)管理規(guī)定、保密管理規(guī)定、全面預(yù)算管理規(guī)定、“三重一大”決策管理規(guī)定等；三是員工管理過程中的一般性文件，例如員工入離司管理規(guī)定、員工違紀管理規(guī)定、薪酬管理規(guī)定等。其中，規(guī)定是指為規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理活動而做出的局部的、具體的原則性要求，或是經(jīng)營管理活動中必須遵守的工作標準或行動依據(jù)。規(guī)定是處理問題、監(jiān)督檢查的規(guī)范性文件，具有強制約束力；崗位責任制是指企業(yè)活動中根據(jù)崗位的性質(zhì)和特點，明確規(guī)定崗位的職責及權(quán)限的規(guī)范性文件。

經(jīng)營管理辦法、財務(wù)管理辦法、人力資源管理辦法等十大類為企業(yè)的二級管理制度，統(tǒng)稱為業(yè)務(wù)管理制度，在遵循企業(yè)一級管理制度的前提下，針對某項事務(wù)或項目提出的具體操作規(guī)定或流程，統(tǒng)一以“辦法”、“預(yù)案”及“實施細則”命名。其中，辦法是指圍繞企業(yè)的經(jīng)營管理，針對局部提出的關(guān)于某個活動或某個事項的管理辦法或操作流程。要求具有可操作性；實施細則是指具體落實公司基本管理規(guī)定的規(guī)范性文件；應(yīng)急預(yù)案是指企業(yè)在面對突發(fā)事件如自然災(zāi)害、重特大事故、環(huán)境公害及人為破壞的應(yīng)急管理、指揮、救援計劃等。

（三）制度整合修訂，確保制度唯一可執(zhí)行。

XC 公司為了提高制度的有效性與適用性，在明確制度層級與分類后，對當前的157 項制度進行了整合與修訂，通過新一輪的梳理，減少制度數(shù)量，提高制度質(zhì)量，確保制度唯一，保證制度有效、可執(zhí)行。經(jīng)過梳理，XC 公司一級管理制度30 項，二級管理制度52 項。新的體系框架搭建初具成效。

六、XC 公司制度新體系運行保障。

為了保障公司新的制度體系框架有效運行，XC 公司對企業(yè)制度管理的模式與方法也進行了一系列的變革與改進：

（一）制度出臺流程改進。

各項制度的責任部門在起草、修訂制度前，應(yīng)對擬制定制度的可行性、適用性進行充分的調(diào)研論證，并提交相關(guān)的紀要或文件材料說明，保證制度的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一?；竟芾硪?guī)定（一級管理制度）統(tǒng)一由XC 公司的企劃部進行管理（企劃部是XC 公司的制度管理部門），制度出臺前，企劃部要會同專業(yè)部門召開相關(guān)研討會或論證會，充分聽取意見，匯總對主要問題的不同看法，并反饋給制度責任部門，形成完善管理制度。各個制度責任部門進行擬定制度初稿后，應(yīng)經(jīng)關(guān)聯(lián)部門討論通過，法務(wù)部門及工會審核后由企劃部提交XC 公司班子會議進行討論，討論通過后，由總經(jīng)理簽發(fā)生效。班子會議討論記錄以會議紀要為準。

各項業(yè)務(wù)管理制度由各個責任部門承擔日常管理職責，制度出臺經(jīng)關(guān)聯(lián)部門討論、分管批準、法務(wù)工會審核，企劃部會簽后，報總經(jīng)理批準并頒布后生效。各項制度以書面的報審表進行報簽及審核，相關(guān)記錄存檔。

（二）建立企業(yè)制度三級檢查體系。

在制度體系重構(gòu)前，XC 公司沒有建立起常效的制度檢查方式，此次搭建新的制度體系框架后，為了保障制度的有效性及適用性，XC 公司還搭建起企業(yè)制度三級檢查體系（制度責任部門自查、制度關(guān)聯(lián)部門檢查互查、制度管理部門核查），要求三級檢查分為三個階段開展：第一階段為制度責任部門自查階段，由企劃部梳理制度，要求制度責任部門開展制度適宜性及有效性檢查，提交自查反饋表；第二階段為制度關(guān)聯(lián)部門檢查階段，主要是根據(jù)第一階段梳理與自查結(jié)果，制度關(guān)聯(lián)部門開展檢查工作；第三階段為制度管理部門檢查階段，由XC 公司的企劃部結(jié)合前兩個階段的檢查結(jié)果，組織開展制度執(zhí)行檢查。各階段的檢查結(jié)果都列入制度工作年度計劃，并按計劃推進。同時，XC公司規(guī)定一級管理制度每年都要進行一次三級檢查，二級管理制度每三年進行一次三級檢查，確保制度有效。

（三）建立制度培訓(xùn)與評價機制。

XC 公司要求所有新出臺或修訂的制度都需要由責任部門開展制度培訓(xùn)，使與制度相關(guān)的所有人員都能了解制度內(nèi)容，確保制度的貫徹執(zhí)行。同時，規(guī)定制度管理部門每三年組織一次全面的制度評價工作，深入調(diào)研制度運行情況，收集執(zhí)行過程中存在的問題與建議，撰寫評價報告，并作出評價結(jié)論，結(jié)論應(yīng)用制度管理工作。

經(jīng)過近一年的努力，XC 公司搭建起了標準化的制度二級管理體系，并通過一系列管理方式方法的變革，保障新的體系有效運作，為提升XC 公司管理效率，穩(wěn)定內(nèi)控與風險防控環(huán)境，提高企業(yè)核心競爭力奠定了堅實的基礎(chǔ)。