基于理念創(chuàng)新的檔案管理信息化建設(shè)

文/陜西鋼鐵集團有限公司 張靜

信息時代，科技發(fā)展日新月異。在創(chuàng)新檔案管理理念的背景下，開展檔案管理信息化建設(shè)，要不斷研究檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵、內(nèi)容和特征，深度剖析日常工作中存在的不足和問題，采取有針對性的措施有效提高管理效率，推動檔案信息化建設(shè)的全面發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)綜述

（一）檔案信息化建設(shè)的概念。檔案信息化建設(shè)是信息技術(shù)與檔案管理工作深度融合的一個過程，即用信息技術(shù)對檔案信息的采集以及檔案的管理、開發(fā)、使用進行改造、優(yōu)化、升級，在重新確立檔案管理新理念、新理論、新原則的基礎(chǔ)上，構(gòu)建檔案管理和檔案服務(wù)的基本框架、基本方法，實現(xiàn)檔案資源的社會化服務(wù)。目前，檔案信息化建設(shè)的形式主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)。

（二）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)包括信息化硬件設(shè)施、信息化服務(wù)意識和信息化管理水平三個大的方面，具體內(nèi)容如下：其一，硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息化管理的支撐平臺，主要由計算機、存儲空間、數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)等組成。硬件設(shè)施建設(shè)不能盲目追求高配置，而是要與本單位檔案管理實現(xiàn)科學(xué)配置，使兩者之間達到最佳的匹配效果。一般來講，硬件設(shè)施是檔案信息化管理的技術(shù)標(biāo)志，要想達到什么樣的信息化管理水平，必須首先配置相應(yīng)等級的硬件設(shè)施。其二，服務(wù)意識建設(shè)。檔案管理人員的服務(wù)意識屬于思想層面的內(nèi)容，也是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。實施檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員必須首先樹立信息化背景下的服務(wù)意識：一是要改變傳統(tǒng)的工作理念，變單一、狹隘的管理服務(wù)模式為即時、快速、全方位的管理服務(wù)模式。二是要拓寬檔案信息采集的渠道和手段，提高檔案信息采集的準(zhǔn)確度，并對檔案信息資源進行深度和廣度上的深加工，為客戶提供更好的檔案信息服務(wù)。三是要加強專業(yè)學(xué)習(xí)，圍繞信息化管理的需求不斷提高自己的理論水平和專業(yè)技能，做一名合格的復(fù)合型人才。其三，管理水平建設(shè)。檔案管理水平是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，當(dāng)硬件配置和人的服務(wù)意識到位之后，信息化建設(shè)能否發(fā)揮應(yīng)有的作用，管理水平就是決定性的因素。一是要深入總結(jié)信息化建設(shè)的經(jīng)驗與教訓(xùn)，不斷總結(jié)改進，提高檔案信息化管理的水平。二是要注意學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，推動信息化管理與時代同行。三是要建立健全檔案管理與服務(wù)體系，完善制度，優(yōu)化流程，切實提高管理服務(wù)的質(zhì)量和效率。

（三）檔案信息化建設(shè)的特征。人們之所以開展檔案信息化建設(shè)，最根本的原因就是檔案信息化建設(shè)具有優(yōu)秀的時代特征：一是具有時效性特征。時效性是檔案管理的主要特征之一，檔案信息化建設(shè)讓時效性得到了最佳的體現(xiàn)。一方面，檔案信息化管理能夠有效地對檔案信息進行深度加工和即時管理，能夠把需要的信息隨時提供給需要的部門或群體；另一方面，檔案信息的采集、分類、存儲、管理有一個時限，只要不斷更新檔案管理的信息才能做到與時俱進，給檔案管理工作提供更多的發(fā)展機會。二是具有創(chuàng)新性特征。檔案信息化建設(shè)從本質(zhì)上講，就是把信息技術(shù)引入檔案管理工作，這本身就是一個巨大的創(chuàng)新或者發(fā)展。對檔案實施信息化管理，其創(chuàng)新性特征表現(xiàn)在兩個方面：一方面，信息化建設(shè)彌補了傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷，使檔案管理的每個環(huán)節(jié)都得到了改革和優(yōu)化，無論是檔案信息的采集、整理，還是歸類、存儲等，都得到了創(chuàng)新；另一方面，檔案管理的每個環(huán)節(jié)都在不斷發(fā)展變化，每過一段時間都要重新進行歸類和調(diào)整。三是具有價值性特征。檔案信息化建設(shè)大幅度提升了檔案信息的實用價值，把檔案信息的價值發(fā)揮到極致。一方面，信息化建設(shè)拓展了檔案的信息資源，通過建立龐大的數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了檔案信息的共享，無形之中提升了檔案信息的實用價值；另一方面，信息化建設(shè)通過深度分析、挖掘檔案信息的資源，使其變成了具有生命力的資源庫，進一步提升了檔案管理的文化價值和社會價值。

二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)開展多年，但是由于種種原因依然面臨著尷尬的現(xiàn)狀，存在著不少這樣或那樣的問題：

（一）在觀念層面，沒有形成與信息化建設(shè)相匹配的觀念體系。一是檔案管理的意識薄弱，對檔案信息的收集、采集和歸檔沒有給予足夠的重視。有的檔案管理部門檔案信息疏于管理；有的不注重檔案資料的移交；還有的對檔案的時效性認(rèn)識不到位，不及時進行分類、錄入、存放和歸檔，經(jīng)常是積壓很多一次集中處理。二是歸檔意識淡化，雖然對信息化建設(shè)各個環(huán)節(jié)的要求都清楚，但執(zhí)行起來就是不落實。有的不按制度來，隨意歸檔，想起來就做，想不起來就順其自然；有的缺乏檔案質(zhì)量意識，把有用的無用的，價值高的價值低的一股腦堆積在一起。

（二）在技術(shù)層面，落后于時代信息化建設(shè)的步伐。一是檔案信息的電子錄入時效性、準(zhǔn)確性很差，傳輸速度慢，影響了數(shù)據(jù)庫的建設(shè)質(zhì)量，制約了檔案資源價值的發(fā)揮。二是檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系缺位，由于沒有統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)各自為戰(zhàn)，嚴(yán)重制約了信息化建設(shè)作用和價值的發(fā)揮。比如，在電子信息的采集方面，標(biāo)準(zhǔn)不全不細，導(dǎo)致錄入的信息不統(tǒng)一。

（三）在人才層面，缺少與信息化建設(shè)相匹配的專業(yè)隊伍。一是專業(yè)的管理人員配備不到位，有限的人員大多是外行出身，都是照顧的對象，這些人不懂檔案管理方面的知識，電腦操作也知之甚少。二是缺乏既有檔案管理專業(yè)知識和技能、又有信息化操作技能的復(fù)合型人才，使檔案信息化建設(shè)成為一種擺設(shè)，一個口號。

（四）在管理層面，管理能力和管理水平難以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。一是檔案管理流于形式，沒有嚴(yán)格按照信息化建設(shè)的要求和制度落實，各個環(huán)節(jié)都存在不到位的問題，造成總體管理效率非常低下。二是閉門造車，不與客戶進行溝通，信息化建設(shè)的價值沒有得到應(yīng)有的開發(fā)。比如說，檔案信息的深加工和分析處理這個非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，要么按老套路進行，處理的結(jié)果沒有任何應(yīng)用價值；要么客戶需要的信息，自己沒有分析提供的能力。

三、推進檔案管理信息化建設(shè)的對策與方法

（一）構(gòu)建科學(xué)的檔案信息化管理體系，優(yōu)化檔案管理流程，完善檔案管理制度，提高檔案管理效率。一是要構(gòu)建與信息化建設(shè)相適應(yīng)的檔案信息化管理機制，使檔案信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)得到有效和緊密的銜接，提升檔案管理的質(zhì)量。二是根據(jù)信息化建設(shè)的客觀規(guī)律和客戶的需求，優(yōu)化檔案信息化管理的流程，使檔案的收集與鑒定、保存和使用更加高效快捷，提高信息化管理的效率。三是根據(jù)信息化管理的流程完善相關(guān)制度，讓每個環(huán)節(jié)的工作高標(biāo)準(zhǔn)、高效率地落到實處，提高檔案信息化服務(wù)的效率和質(zhì)量。

（二）加強檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)，為信息化建設(shè)的全面發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)保障。一是要加強檔案信息化管理重點環(huán)節(jié)的建設(shè)，不但要配備標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)備，還要研發(fā)、引進與之相匹配的專業(yè)管理軟件。二是要加強檔案管理隊伍建設(shè)，通過“請進來、走出去”的方式，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓高素質(zhì)的復(fù)合型人才走上領(lǐng)導(dǎo)崗位。三是要加強檔案信息化管理的思想建設(shè)，讓領(lǐng)導(dǎo)者和員工都樹立起濃厚的信息化意識，積極參與檔案管理信息化建設(shè)。

（三）加大檔案信息化管理技術(shù)與方式方法的創(chuàng)新，推動檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展。一是要不斷學(xué)習(xí)、借鑒國內(nèi)外先進的管理理念，有針對性地引進先進的設(shè)備和軟件技術(shù)。二是對檔案信息進行深度整理和優(yōu)化，使其更加系統(tǒng)和規(guī)范，實現(xiàn)內(nèi)容高質(zhì)量與豐富多樣的完美統(tǒng)一。三是大力開展專業(yè)技能創(chuàng)新活動，通過競賽不斷提高檔案管理人員信息分析、服務(wù)與應(yīng)用的綜合能力。

（四）要加強信息安全教育、培訓(xùn)和管理，確保檔案管理信息化建設(shè)的安全。一是要開展經(jīng)常性的信息安全教育，讓全員樹立高度的信息安全意識。二是完善檔案信息安全管理制度，強化各項安全管理的措施，堅決避免網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等不良因素對網(wǎng)絡(luò)資源的破壞。三是要扎實做好數(shù)據(jù)備份工作，強化身份驗證、專機專用等安全管理措施，提高系統(tǒng)安全防護的能力。