信息化時代干部人事檔案管理工作策略探討

文/太原市迎澤區(qū)人才市場 楊瑞萍

當(dāng)前，我們應(yīng)當(dāng)將干部人事檔案管理信息化建設(shè)作為一個關(guān)鍵課題，積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實踐，既要客觀、深入認(rèn)識到干部人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，更要改進(jìn)、優(yōu)化工作策略，切實推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)實踐，開創(chuàng)全新的干部人事檔案管理局面。

一、干部人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

干部人事檔案管理主要體現(xiàn)在兩方面：一方面，可以對單位的干部人事建設(shè)情況、變化情況等進(jìn)行記錄；另一方面，能夠為單位干部人事資源的調(diào)配、優(yōu)化提供參考，使單位的干部人事配置更加科學(xué)、合理，這對于提高政府單位的效能來說，是具有重要意義的。再者，通過干部人事檔案管理，可以全面、客觀反映出干部的知識、素質(zhì)、能力情況，為單位的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考依據(jù)，使單位干部人才的招聘、引進(jìn)、培訓(xùn)等更加科學(xué)合理，滿足政府單位對干部人才的需求。

不過，需要認(rèn)識到的一點(diǎn)是，當(dāng)前政府單位的干部人事檔案管理工作已經(jīng)變得越來越復(fù)雜，涉及到的檔案資料信息內(nèi)容顯著增多，而且部分檔案信息內(nèi)容較為瑣碎，導(dǎo)致檔案管理人員承受了較大的工作壓力，依然按照傳統(tǒng)的工作模式開展干部人事檔案管理的話，會導(dǎo)致檔案管理工作的效率大大下降，而且可能出現(xiàn)各種管理難題，如檔案信息不全面、不規(guī)范，存儲、調(diào)閱、利用難度大等等。而通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，則可以全面解決上述難題，信息化技術(shù)的主要特點(diǎn)，是具有超高的運(yùn)算能力、交互能力、執(zhí)行能力以及數(shù)據(jù)信息共享能力，將其應(yīng)用到干部人事檔案管理中來。第一，可以降低工作人員的工作壓力，如可以更加輕松、快速地完成檔案信息收集、整理、編輯、歸檔等一系列工作，將工作人員從繁瑣的工作任務(wù)中解放出來。第二，其能夠通過運(yùn)算、交互，幫助檢查檔案信息的正確性、規(guī)范性和全面性，甚至可以智能化改錯，避免檔案管理中一些低級問題出現(xiàn)。第三，其對于干部人事檔案的存儲、傳輸和利用更加高效，這能夠使得干部人事檔案管理的作用、價值得到最大化的發(fā)揮。

二、信息化時代干部人事檔案管理工作策略

（一）構(gòu)建基于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺。當(dāng)前，全球已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，各個領(lǐng)域都在相繼朝向信息化方向建設(shè)、發(fā)展，就我們干部人事檔案管理來說，其信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以構(gòu)建基于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺為基礎(chǔ)，完善基本的信息化技術(shù)條件配置。例如針對干部人事檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)建立專門的辦公室、專門的辦公網(wǎng)絡(luò)、專門的辦公設(shè)備，計算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫等都需要單獨(dú)配置。設(shè)計專門的干部人事檔案管理信息界面，根據(jù)實際的檔案管理工作需求，健全各項平臺功能，如針對干部人事檔案的收集、錄入、編撰、統(tǒng)計、分析、保管等等一系列的工作環(huán)節(jié)，都需要設(shè)計專門的功能選項，體現(xiàn)出干部人事檔案管理的特點(diǎn)與特殊需求。

（二）建立起干部人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，還應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)干部人事檔案管理與人力資源管理部門的橫向合作，這是我們需要特別注意的一點(diǎn)。其一是因為干部人事檔案的信息主要來源于人力資源管理部門，其二是干部人事檔案的利用主要作用于人力資源管理部門。為此，我們應(yīng)當(dāng)基于信息化技術(shù)，建立起干部人事檔案管理平臺與人力資源管理辦公平臺之間的數(shù)據(jù)信息通道，便于干部人事檔案信息的收集，一旦人力資源管理方面的信息有所變動和更新，便及時將相關(guān)信息傳輸?shù)綑n案管理平臺，防止信息遺漏。檔案管理平臺方面，將信息編撰、分析好之后，隨時準(zhǔn)備為人力資源管理提供利用。

（三）健全干部人事檔案信息化管理的各項制度。首先，應(yīng)當(dāng)明確干部人事檔案管理的內(nèi)容，如干部履歷表、工作鑒定、學(xué)習(xí)鑒定、年度考核表、畢業(yè)成績表、職稱評定審批表、已發(fā)表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會會員登記表以及有價值的學(xué)習(xí)總結(jié)體會等，都必須要囊括在內(nèi)，盡量詳細(xì)、翔實。同時還要以《檔案法》以及其他的相關(guān)政策為基礎(chǔ)，結(jié)合自身的實際工作情況，對干部人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，要制定詳細(xì)而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調(diào)閱、銷毀等，都需要進(jìn)行相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求說明，為干部人事檔案管理工作的實踐提供指導(dǎo)。最后，應(yīng)當(dāng)建立明確的干部人事檔案管理工作責(zé)權(quán)體系，將相關(guān)的工作職責(zé)、責(zé)任、權(quán)利等，細(xì)化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、考核指標(biāo)，保證單位干部人事檔案管理工作得以規(guī)范、有序和高效推進(jìn)。

（四）應(yīng)用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)深入挖掘檔案價值。干部人事檔案管理的職能不僅僅是“記錄”，更是為了向干部人事管理、人力資源管理提供各類支撐服務(wù)，這是干部人事檔案管理的根本價值所在。以往，對于干部人事檔案的應(yīng)用效率是較低的，如對于干部人事檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學(xué)、全面，而在信息化的技術(shù)條件下，我們則可以更加深入地挖掘檔案價值。例如，借助于大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，我們可以非常快速地對干部人事檔案信息進(jìn)行量化性的分析，更加科學(xué)、準(zhǔn)確地反映出干部的知識、素質(zhì)、能力，并將分析結(jié)果與單位自身的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃結(jié)合起來，為單位的人力資源管理提供參考依據(jù)，如評價當(dāng)前干部人力資源現(xiàn)狀，有哪些優(yōu)勢、哪些不足，應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行干部人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和調(diào)整等等，為人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置進(jìn)行優(yōu)化等。

（五）加強(qiáng)對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。在信息化技術(shù)條件下，干部人事檔案管理工作將面臨非常大的調(diào)整與改變，作為檔案管理工作人員來說，自然需要不斷提升自我，這樣才能具備足夠的工作勝任力。為此，我們應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，不僅要確保其具備傳統(tǒng)檔案管理的知識、素質(zhì)與能力，同時更要確保其在信息化操作方面具有熟練的技能，這樣一來，可以最終保證干部人事檔案信息化管理有序推進(jìn)。

三、結(jié)語

在信息化時代，干部人事檔案管理工作必須要朝著信息化的方向加速轉(zhuǎn)型，應(yīng)通過構(gòu)建基于信息化技術(shù)的干部人事檔案管理平臺、建立起干部人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作、健全干部人事檔案信息化管理的各項制度、應(yīng)用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)深入挖掘檔案價值、加強(qiáng)對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)等一列措施，切實推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)實踐，以提高干部人事檔案管理工作的效率、質(zhì)量和規(guī)范性，促進(jìn)人事工作的優(yōu)化，提高政府效能。