文/上海博物館 張潔

一、外事工作在博物館工作中的重要作用

博物館是保護和傳承人類文明的重要殿堂，是連接過去、現(xiàn)在、未來的橋梁。中國的博物館等藝術機構是中國古代文化的保護者、傳承者，一代代博物館人用自己的實際行動奮斗在各自崗位上，堅守著保護、研究、推廣中國古代優(yōu)秀文物的責任。習近平總書記在參觀西安市博物院的時候曾說過：“一個博物院就是一所大學校?！辈┪镳^在承擔著向國內觀眾展示、教育責任的同時，同時也肩負著向海外同行、海外觀眾展示中國文化魅力的責任。我們要講好中國故事，弘揚中國優(yōu)秀的文化，以此激發(fā)民族自豪感和自信心，為推動“中華文化走出去”貢獻文博人的力量。如今，隨著我國綜合國力的不斷提高，中國的優(yōu)秀文化藝術吸引著越來越多海外人士的到來。其中，參觀博物館的觀眾，尤其是國外觀眾數(shù)量正逐年增加，博物館作為一處新的旅行“打卡點”和海外觀眾了解中國文化的重要場所，每天迎接著來自全球不同文化背景、不同宗教信仰的觀眾。同時，來自政府層面的友好訪問以及世界博物館同仁的學術訪問也越來越多，外賓接待任務越來越繁重。我國博物館與海外博物館在國際展覽合作、人員交流、合作研究等方面的頻率也不斷提高，與此相對應產(chǎn)生的因公臨時出國（境）數(shù)量也日益增長。所以，在當前環(huán)境下，博物館的外事工作顯得越來越重要。因為外事工作質量的高低直接影響著博物館的對外形象，以及它在國際間合作的深度和廣度。所以，外事工作做好了，除了獲得國際口碑外，同時也能收獲文化自信。上海博物館于20世紀90年代始與日本奈良國立博物館建立起了友好合作關系，自此開始了長達20多年的學術交流。在這之后，上博又同日本東京國立博物館簽訂了友好交流協(xié)議，雙方除了專業(yè)人員交流學習外，還在合作舉辦展覽方面給予了極大的互助互惠。此后，上海博物館又先后與英國大英博物館、俄羅斯艾爾米塔什博物館、新加坡亞洲文明博物館簽署了友好合作備忘錄，這一份份友好合作協(xié)議的簽署及續(xù)簽，是對上博的研究實力、文物保護能力、展覽合作能力以及外事工作能力的一次次肯定，并直接影響著上海博物館在國際博物館界的地位。

二、博物館外事工作的內容

以上海博物館為例，由文化交流辦公室承擔全館的外事工作和外借展覽的聯(lián)絡協(xié)調事宜。文化交流辦公室的工作大致包含以下幾方面內容：

（一）因公臨時出訪相關。因公臨時出訪主要涉及本館相關人員因公訪問、展覽布撤展、參加國際學術研討會、發(fā)表演講、研修以及合作研究等內容。每年年初，“文化交流辦公室”都會在嚴格遵照上級外事部門的要求下制定合理的出訪計劃，并負責向外事主管部門申報出訪任務、辦理護照簽證手續(xù)、召開出訪行前教育會議、回收因公證照，最后做好歸國報告的收集工作。

（二）外事接待。上海博物館的外事接待主要包括以下幾方面：（1）日常外賓參觀，包括我國民間組織、各大學以及兄弟博物館邀請來訪的海外學者。（2）來自上海市人民政府外事辦公室等政府級別的接待，細分為一級警衛(wèi)團、二級警衛(wèi)團和三級警衛(wèi)團。（3）來自友好館的交流人員。（4）國際學術研討會、高峰論壇等大型活動的外事接待。（5）在上博館內舉辦的特別展覽中邀請參加的外賓接待。

（三）安排在滬短期居留的海外人士。對于上博同意來訪研修或交流的外籍學生、國外博物館同仁，外事部門要做好前期聯(lián)絡和接待工作。同時，也須不定期地同外籍人士溝通交流，若對方有生活上的困難或需求的，我們也應及時提供幫助。

三、如何做好外事工作

都說“外事無小事”。如何做好外事工作是每一個外事工作者都必須思考的問題。筆者經(jīng)歷十余年的外事工作，對以下幾方面進行了一些研究和總結。

（一）仔細認真并快速地完成外事出訪申報。外事出訪申報工作看似簡單，其實很難。因為關系到出訪人能否按計劃出行，所以外事出訪申報工作有著嚴格的時效性。首先，出訪人在經(jīng)館領導同意后向外事部門提交符合規(guī)定格式的邀請信及邀請信翻譯件。其次，由外事部門填寫因公臨時出國境任務申報表，詳細填寫出訪目的，出訪日程等內容。最后，根據(jù)上級外事部門的要求，外事部門依次將任務申報表、外文邀請信、邀請信翻譯件及費用證明等材料整理后上交上級單位審核。在等待上級外事主管單位出具任務批件的這段時間里，外事部門可以請出訪人填寫簽證表，并準備其他簽證材料。以上海博物館為例，外事出訪申報工作由兩名工作人員共同承擔，經(jīng)歷由上海市文旅局、市委宣傳和市府外辦三個上級審核單位，因此，從開始申報到拿到簽證，一般會經(jīng)過兩個月左右的時間。在有限的時間內完成任務，是外事部門一直謹慎對待的事情?？梢哉f，多花一天時間寫申報材料，之后辦簽的時間就少一天。因此外事工作者必須在最短的時間內完成申報材料的填寫，并且盡量做到不出現(xiàn)錯誤而被要求重新填報。因為重報事小，耽誤時間事大。因此，在填寫申報材料時，必須將“出訪目的”“出訪日程”等內容詳盡填寫，這就需要外事工作者在遵循時效性原則的同時還得做到仔細和認真。申報材料中的文字其實并不需要過多，只需要圍繞“人員”“任務”“產(chǎn)生這次出訪任務的前因后果”“期望達到的效果”等幾方面內容將事情說清楚說明白即可。切忌洋洋灑灑一大篇，反而弄巧成拙。當有黨政干部因公出訪時，上級單位可能會對申報材料有更多的要求。以上海為例，需要另外提交一份“情況說明”，詳細描述出訪任務、與邀請方的交流交往史、各人任務分工等內容。我們在準備材料時也必須仔細斟酌，務必言簡意賅地表述清楚。

（二）細致周到地進行外事接待。在日常的外賓接待任務中，外事部門需要根據(jù)外賓的行政級別、身份等安排不同的接待方式。但歸結起來可以發(fā)現(xiàn)，主要把控住以下幾個方向：（1）外賓停車及迎接、送別；（2）參觀路線的合理安排；（3）領導會見地點；（4）安保措施；（5）時間上的掌握；（6）預備方案。比如外國總統(tǒng)、總理的一級警衛(wèi)團來訪時，是否需要清場，參觀路線如何安排等細節(jié)問題必須同人民政府外事辦公室一一落實。會客室、攝影攝像、茶水以及留言冊的準備都需要事先考慮周全。外事部門需要會同其他相關部門，如保衛(wèi)科、攝影師、開放部等共同完成接待任務。對二級、三級團的安排上可相對一級團簡略一些。除了上述政府級別外事接待外，日常接待中比較多的可能還是國外各個文化機構的代表團，對于這類團組，外事部門可有的放矢安排接待細節(jié)。對上海博物館來說，還有一項非常重要的外事接待任務，那就是同國外友好館之間的交流項目。每年上博都會接受來自東博和奈良的專業(yè)人員來訪，陪同他們前往外省市地區(qū)學習考察。每一批人員在華時間基本上都為10-14天。在與外賓朝夕相處的日子里，作為外事工作者的我們該如何應對？筆者認為，只有將接待安排細化到每一分鐘才能做好陪同工作。出發(fā)之前，我們需要根據(jù)交流人員的專業(yè)、身體素質等大致情況為其度身定制訪問日程。為了避免行程中遺漏任何細節(jié)，我們可以設想一下如果自己是外賓，在某個時間節(jié)點后接下去的我會需要些什么。這招屢試不爽，往往可以提醒我們許多細枝末節(jié)的事。待到正式陪同時，我們必須隨時留心觀察實際情況，隨機應變地調整日程。對于第一次或不經(jīng)常來到中國的外賓，我們可以為他們介紹當?shù)氐拿朗?，并且可以根?jù)不同年齡段的外賓，推薦適合于不同年齡段人群的美食；對于年齡偏大的外賓，我們需要適當增加休息次數(shù)；對于極寒或極熱天氣時候的外出，外事工作者應該多關心多照顧外賓。從規(guī)劃路線、購買車票、吃飯點菜甚至是預備方案等等，這些看似都是極小的事情都需要我們面面俱到。只有考慮周到，才是外事工作者應有的素質，才能體現(xiàn)我們的專業(yè)精神，體現(xiàn)中國博物館人的職業(yè)素養(yǎng)。

（三）制定有本館特色的外事工作規(guī)范。近年，隨著不斷加強“博物館精細化管理”這一意識，我館逐步制定了一系列與外事工作相關的管理辦法。如《上海博物館因公臨時出國境管理辦法》《上海博物館因公臨時出國經(jīng)費管理辦法》等。這些外事工作管理辦法的頒布和施行，不僅對外事部門，尤其是外事新手有章可循，也讓全館工作人員了解外事工作的流程，對所有員工來說都有著規(guī)范和指導作用?？梢哉f，管理辦法的實施保障了外事工作的有序開展，提高了外事工作的質量。而作為外事工作者更應該積極參加由上海市外辦、上海市委宣傳部等上級單位舉辦的外事相關政策解讀的培訓，不斷修改、調整我館的外事管理辦法，時刻緊跟黨和國家的對外政策，只有這樣，才能更好地完成外事接待、外事出訪申報等。

（四）重視外事工作者的素養(yǎng)及專業(yè)知識的提高。外事工作者的日常工作就是同外國人打交道。在與外國人的交流、溝通中時刻保持正確的思想意識，對于博物館的外事工作者來說十分重要。外事工作者必須擁有高度的政治責任心，認真學習并貫徹執(zhí)行國家的對外方針政策，時刻銘記自己的身份。不論何時，都應始終牢記“我是中國人”，牢記什么該說什么不該說，堅定地維護我們國家的利益。上海博物館外事部門的工作人員都畢業(yè)于各個外語專業(yè)，對博物館的專業(yè)知識比較欠缺，但在日常工作中，經(jīng)常會遇到跟博物館專業(yè)知識相關的筆譯甚至口譯，如果不掌握博物館的相關知識，勢必不能進行正確的翻譯。因此，對外事工作者來說，不斷加強自身在博物館專業(yè)外語的提高就顯得尤為重要。此外，博物館專業(yè)的翻譯書籍，特別是小語種的相關書籍較少，這給外事部門工作者的翻譯工作帶來了較大困難，外事工作者只有利用一切可以利用的資源以及機會，才能不斷提高自身的專業(yè)外語水平。相信隨著長時間積累，博物館專業(yè)的翻譯定能有所提高。

（五）注重外事大數(shù)據(jù)和任務總結。外事辦公室可以設置數(shù)據(jù)庫，專門記錄本文中所提到的各個方面的外事工作，完成統(tǒng)計、留檔，將來可以定期分析、總結，并將結果和有益的經(jīng)驗分享給同事和外單位的外事工作人員，促進外事工作更高效地發(fā)展。對于外事工作者來說，做好任務總結十分必要。因為總結和回顧，可以讓我們更客觀地評判執(zhí)行任務的過程，發(fā)現(xiàn)值得肯定和需要改進的地方。這樣才能在外事工作上更快地進步和提高。以上博每年陪同外賓赴外考察為例，每次結束任務后，筆者都會就行程安排、就餐、住宿等各方面情況進行整理，總結此次任務中的不足之處和良好的經(jīng)驗，讓自己在每一次外事工作中都能得到鍛煉和提升。