做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的必要性與具體對策探析

文/于修

在開展人事檔案管理工作時，最為核心的內(nèi)容就是人事管理，只有正確認識到其價值，才能確保事業(yè)單位的工作順利開展。人事檔案管理主要是對員工的基本信息以及工作情況進行記錄管理，為單位的人力資源提供重要支持。在2018年頒布的《干部人事檔案工作條例》中，明確肯定了人事檔案管理的重要性，并提出了更高的要求。但目前我國的人事檔案管理工作還存在較多問題亟待解決，嚴重影響了我國事業(yè)單位的快速發(fā)展?；诖?，本文針對事業(yè)單位人事檔案管理工作展開多角度、深層次探索。

一、人事檔案管理工作必要性分析

人事檔案不單是記錄國家法規(guī)規(guī)定檔案的行為，更是事業(yè)單位人員參與工作和社會活動的重要履歷證明，記錄了所有職工的全部履歷。因此，對人事檔案管理工作加強重視是非常有必要的。且良好的人事檔案管理工作，能夠使單位的行政管理職能得到強化，充分調(diào)動員工的工作積極性，促進事業(yè)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。人事檔案記錄著工作人員的日常表現(xiàn)情況、身份、資歷等信息，這些內(nèi)容對于事業(yè)單位人員來說，與利益有直接的關(guān)系。

在事業(yè)單位實施妥善的人事檔案管理工作，能夠?qū)β毠さ慕逃?jīng)歷、工作情況和基本信息進行完善，讓單位充分了解員工工作貢獻和工作能力，為將來的工作升遷、職務(wù)定級和社會保障提供重要的參考依據(jù)。在當前時代背景下，事業(yè)單位一定要將人事檔案工作貫徹落實下去，不斷對績效考核機制進行優(yōu)化完善，對干部的基本情況有正確、全面的了解。事業(yè)單位實際開展工作的時候，一定要充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用，為吸引人才、留住人才奠定良好的基礎(chǔ)。

二、檔案管理面對的機遇和挑戰(zhàn)

（一）發(fā)展機遇

首先，人事檔案管理硬件設(shè)施越來越完善。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，信息化進程越來越深入，在開展人事檔案管理的時候,很多事業(yè)單位已經(jīng)具備了信息化建設(shè)條件，并實現(xiàn)了信息共享，可以開展信息化多層次管理。其次，人事檔案的存儲時間變得充裕。檔案存儲時間的延長，在一定程度上表明人事檔案管理制度方式變得更加完善，降低了檔案管理人員的工作壓力，增強了檔案管理的技能，提高了人事檔案管理效率和質(zhì)量。

（二）面臨的挑戰(zhàn)

首先，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度和理念很難在短時間內(nèi)改變。尤其是人事檔案中涉及到很多保密信息和個人信息，需要在一定程度上限制人事檔案的開放程度。其次，管理技術(shù)不完善。事業(yè)單位的人事檔案工作具有較高的保密性和安全性，但目前信息化安全問題始終無法得到有效改善，尤其是我國關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)不健全，人事檔案泄露的現(xiàn)象仍然存在。最后，人事檔案管理人員的實踐經(jīng)驗較為缺乏。因為我國的信息化水平有限，掌握現(xiàn)代化先進技術(shù)的人才有限，很難有效保障人事檔案信息的保密性和安全。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理缺乏規(guī)范性

因為人事檔案管理體系不健全，出現(xiàn)很多人事兼任同一工作的情況，職責也沒有進行明確，導(dǎo)致人事檔案管理缺乏規(guī)范性。并且，在日常生活中開展人事檔案管理工作時，人員流動性較大，沒有專項人才開展管理工作，隨意管理的現(xiàn)象非常普遍，導(dǎo)致人力資源和時間的浪費，也嚴重影響了人事檔案管理的價值體現(xiàn)。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

部分事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，分配的工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的培訓，也有部分部門存在人員兼任的情況，這對于人事檔案管理的有序健康發(fā)展非常不利。并且，工作人員的專業(yè)水平與工作效率具有直接聯(lián)系，專業(yè)不符將導(dǎo)致人事檔案管理工作無法高效完成，無法及時整理歸納檔案文件和資料，對事業(yè)單位的發(fā)展造成一定影響。

（三）信息化建設(shè)水平較低

隨著信息化進程的深入，人事檔案管理壓力越來越大，每天需要處理大量數(shù)據(jù)資料，且儲存具有一定的難度，由此，對信息化進程有了更高更多的要求。目前，事業(yè)單位的人事管理信息化建設(shè)水平較低，部分企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的處理方式和理念，對人事檔案管理的發(fā)展造成較大影響，也對各個部門的正常高效運行造成一定阻礙。

（四）缺乏價值高的人事檔案資料

近年來，國家經(jīng)濟實現(xiàn)了跨躍式發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案資料呈現(xiàn)指數(shù)型增長，但由于保存方式較為混亂，很多有用和無用資料相互混淆，導(dǎo)致人事檔案管理效率一直無法得到有效提升，也在一定程度上增加了管理難度。在大量的人事檔案資料中，價值較低的占據(jù)絕大部分，使人事檔案的利用水平無法得到提升，對人事檔案資料價值的發(fā)揮造成一定的影響。

四、做好事業(yè)單位人事檔案管理的對策

（一）創(chuàng)新完善管理模式與工作制度

為了提高人事檔案的時效性，事業(yè)單位就需要對自身的人事檔案管理模式進行優(yōu)化創(chuàng)新，建立健全工作制度。首先，合理構(gòu)建和規(guī)劃檔案管理工作平臺，建立一級人事檔案工作委員會，并對其管理力度進行強化，實現(xiàn)檔案資源的信息共享。其次，建立專門的人事檔案科室，科室的管理人員要經(jīng)過系統(tǒng)性地培訓，由專業(yè)人才開展管理工作，確保人事檔案管理質(zhì)量。再次，組建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。對人事檔案管理人員定期開展檢查、培訓工作，提高他們的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能，能夠更加高效地處理人事檔案事務(wù)，滿足目前信息化、規(guī)范化和動態(tài)化的發(fā)展需求。最后，健全人事檔案管理制度，在管理過程中貫徹落實好管理制度，并將其價值充分體現(xiàn)出來，充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

（二）加強管理人員的培訓

對于事業(yè)單位來說，人事檔案管理的地位越來越重要，而人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接關(guān)系到事業(yè)單位的工作開展狀況。事業(yè)單位要積極借鑒先進的人事檔案管理方法和管理理念，加強對管理人員的要求標準，提高福利待遇，完善人力資源管理規(guī)章制度。事業(yè)單位要加強管理人員綜合素質(zhì)，定期舉辦講座和培訓活動，確保檔案安全有序開展。

（三）加強人事檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作，需要充分利用各項資源，并合理使用科學技術(shù)，結(jié)合事業(yè)單位存在的問題，開展系統(tǒng)化建構(gòu)工作。并利用有效方法提高人事檔案管理效率，滿足對人事檔案紙質(zhì)保護的條件。在對管理目標落實的過程中，要充分體現(xiàn)出準確性和及時性的特點，實現(xiàn)兩者的平衡對等，將計算機優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步。而且要充分利用新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷創(chuàng)新人事檔案管理要求，實現(xiàn)不同地域間的檔案信息共享，針對非保密檔案信息進行共享，能夠有效提高工作效率，降低管理成本。

（四）提高人事檔案的價值

傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容較為冗雜，有價值的信息占比非常小。因此，目前在開展人事檔案管理工作的時候，要根據(jù)實際情況適當填充或是放棄部分無效檔案信息，盡可能刪除不必要的人事信息，補充有價值的檔案資料，并歸納整理人事檔案，使人事檔案的價值充分體現(xiàn)出來。

（五）提高管理工作職能

對人事檔案管理職能進行強化，能夠有效確保檔案管理工作的有效進行。因此，事業(yè)單位要結(jié)合自身發(fā)展水平，對檔案管理制度進行完善，定期檢查和監(jiān)督人事檔案情況。并且，要將人事檔案管理服務(wù)的主動性充分發(fā)揮出來，可以為相關(guān)人員積極主動地提供檔案資料，并合理編排和分類人事檔案，方便管理人員查找，使檔案管理效率得到提升。完成人事檔案的查詢之后，還需要第一時間對檔案信息進行歸檔，并對人事檔案資料的完整性定期進行考核，將檔案管理人員的職業(yè)使命和責任意識充分發(fā)揮出來，盡可能提高人事檔案管理工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護航。

五、結(jié)語

目前，事業(yè)單位處于非常重要的轉(zhuǎn)型改革時期，想要在越來越激烈的市場競爭環(huán)境中實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展，就必須要加強對人事檔案的管理工作，充分發(fā)揮出檔案管理的價值，認識到做好檔案管理的必要性。

事業(yè)單位后期在開展工作的時候，要對自身的檔案管理工作不斷進行優(yōu)化完善，使人事檔案管理能力和水平不斷得到提升，確保事業(yè)單位實現(xiàn)良好發(fā)展，共同為我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。