檔案的信息化建設(shè)以現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段為依托，例如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)等，以國(guó)家檔案管理部門(mén)的規(guī)定和信息化社會(huì)的要求為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保存、管理以及收集的現(xiàn)代化管理模式。檔案的信息化管理可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息實(shí)施統(tǒng)計(jì)和整理，并且運(yùn)用信息技術(shù)把有關(guān)信息資源整合起來(lái)，為查閱及交流共享提供方便。

一、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有真正分清信息化和數(shù)字化。有些人誤認(rèn)為從網(wǎng)絡(luò)上下載的信息是經(jīng)過(guò)信息化處理后的信息。還有些人認(rèn)為電子化和辦公手段的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)也是檔案信息化建設(shè)的表現(xiàn)。以概念為出發(fā)點(diǎn)分析檔案的信息化建設(shè)，信息化代表了一個(gè)發(fā)展方向、一個(gè)趨勢(shì)、一個(gè)目標(biāo)，而數(shù)字化檔案管理模式即是在檔案的信息化建設(shè)達(dá)到一定程度之后的新型檔案管理方法，所以，應(yīng)該明確二者之間的不同，避免在實(shí)際的信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)公式化和簡(jiǎn)單化的操作?，F(xiàn)在，國(guó)內(nèi)僅僅是在發(fā)展信息化檔案建設(shè)，從本質(zhì)上來(lái)講并未進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化是最終目標(biāo)。

（二）檔案管理人員的信息化建設(shè)素養(yǎng)不足。在以往的檔案管理過(guò)程中，大部分單位對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)、學(xué)歷以及技能要求并不高，并且大多數(shù)單位的員工不會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)，同時(shí)缺少有關(guān)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)知識(shí)。這就導(dǎo)致在推進(jìn)檔案信息化改革的過(guò)程中，工作人員不能充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化建設(shè)，也無(wú)法切實(shí)落實(shí)檔案管理方式，最終造成檔案信息化管理的效率和質(zhì)量較低，有礙于檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（三）仍缺少檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。大多數(shù)單位在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時(shí)，往往只是對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單運(yùn)用，依照已經(jīng)建成檔案信息化的有關(guān)單位進(jìn)行模仿，沒(méi)有真正從自身角度出發(fā)思考自己的實(shí)際需要，脫離實(shí)際，所創(chuàng)建出來(lái)的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現(xiàn)象的原因在于缺少有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有構(gòu)成科學(xué)、合理的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體制，單位也沒(méi)有制定出切實(shí)有效的規(guī)定，從而使檔案的信息化建設(shè)缺少參考條件和限制規(guī)定。

二、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）增加對(duì)檔案信息化管理工作人員的培訓(xùn)力度。檔案的管理人員是落實(shí)檔案管理工作的主要?jiǎng)恿Γ鋵I(yè)素養(yǎng)的高低直接影響著檔案信息化建設(shè)和管理質(zhì)量。在新時(shí)期，所有單位都應(yīng)該為有關(guān)檔案信息化建設(shè)的成員開(kāi)展定期培訓(xùn)，促使其了解并掌握計(jì)算機(jī)各項(xiàng)功能的操作方式，提高檔案管理工作者的現(xiàn)代信息化管理能力，進(jìn)一步促進(jìn)單位實(shí)施檔案信息化建設(shè)和管理力度質(zhì)量和效率。利用培訓(xùn)可以讓檔案管理工作者充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化信息技術(shù)的簡(jiǎn)便和高效，促進(jìn)其傳統(tǒng)管理理念的改變，進(jìn)一步提高工作者的服務(wù)意識(shí)。通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理的工作者進(jìn)行培訓(xùn)，能夠有效促進(jìn)該單位整體檔案管理工作質(zhì)量的提高，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

（二）制定出切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)管理體制。制定科學(xué)、合理的管理體制是保證檔案信息化建設(shè)和管理順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，所以，必須要明確檔案信息整理和保存的具體流程，做到權(quán)責(zé)到人，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)和管理的潛在功能，繼續(xù)改進(jìn)及創(chuàng)新管理方法，建構(gòu)出高效、合理的檔案管理體制，進(jìn)一步提高檔案信息的使用和存儲(chǔ)效率，用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)整合大量檔案信息資源，降低人力、物力及財(cái)力的消耗，盡可能減少人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提高。此外，還可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)或自主研發(fā)已經(jīng)成熟的檔案管理模式，結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行改革，健全本單位的檔案信息化建設(shè)和管理體制。

（三）改變管理人員的傳統(tǒng)理念，促進(jìn)資源共享。要想切實(shí)落實(shí)檔案信息化建設(shè)和提高管理水平，需要轉(zhuǎn)變有關(guān)工作人員的傳統(tǒng)思想，使其明白傳統(tǒng)檔案體系中存在的弊端，充分了解現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)理念，轉(zhuǎn)變自身態(tài)度，培養(yǎng)主動(dòng)服務(wù)理念和反應(yīng)能力，及時(shí)、高效整理有關(guān)檔案信息，保證檔案信息的真實(shí)性與時(shí)效性。與此同時(shí)，還要促進(jìn)檔案信息資源的交流和共享，促使各單位之間形成互相交流、共同進(jìn)步的良好關(guān)系，為人們提供更多有用信息，加強(qiáng)檢索、下載功能，進(jìn)一步提高檔案信息資源的安全性、有效性、實(shí)用性以及規(guī)范性，進(jìn)而推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。

三、總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，在新時(shí)期，各單位必須要認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要性，不斷提高檔案管理水平，多運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)來(lái)完善檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案信息質(zhì)量，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和需要，最終推動(dòng)本單位的發(fā)展和進(jìn)步。