隨著時(shí)代的逐步發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代。就公司來(lái)講，一個(gè)公司將來(lái)的發(fā)展水平和公司的管理能力，主要取決于其能否通過(guò)最新的技術(shù)展開(kāi)日常經(jīng)營(yíng)。在大數(shù)據(jù)影響下，原有的企業(yè)檔案信息化管理出現(xiàn)了改變，檔案信息化不再是單純地讓檔案“數(shù)字化”，而是漸漸趨向于把檔案信息“數(shù)據(jù)化”。作為新時(shí)期的重要產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)不但是一種指導(dǎo)思想，同時(shí)也是一種科學(xué)技術(shù)。隨著當(dāng)今社會(huì)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的發(fā)展給各個(gè)公司檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)與機(jī)遇。

一、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

原有的檔案管理工作形式簡(jiǎn)單，因此管理者存在素質(zhì)較低的問(wèn)題，大部分檔案管理者只是懂一些基本的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案知識(shí)。但是新時(shí)期檔案管理工作需要高素質(zhì)的管理人才，需要檔案管理者擁有較強(qiáng)的綜合能力。因此，公司需要強(qiáng)化校企合作，通過(guò)引進(jìn)學(xué)校的一些高素質(zhì)、優(yōu)秀人才，為公司的檔案管理工作注入新鮮的血液與活力。同時(shí)，公司還需要對(duì)檔案管理者展開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，讓管理者熟練使用各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，甚至可以讓一些優(yōu)秀的員工出國(guó)深造，讓他們學(xué)習(xí)更為先進(jìn)的檔案管理技能與知識(shí)。除此之外，公司的檔案管理者還需要主動(dòng)加入公司開(kāi)展的再教育活動(dòng)與培訓(xùn)活動(dòng)中，努力學(xué)習(xí)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，逐步增強(qiáng)自身的管理水平，并按照公司的現(xiàn)實(shí)運(yùn)營(yíng)狀況，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

二、健全信息化建設(shè)服務(wù)的途徑與內(nèi)容

在新時(shí)期的飛速發(fā)展中，為了達(dá)到多元化、多樣化的信息服務(wù)需求，公司一定要從自身的檔案管理服務(wù)模式入手，根據(jù)自身的現(xiàn)實(shí)狀況，把當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容予以完善。其一，公司需要健全檔案信息化系統(tǒng)軟件的使用功能。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，目前傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以滿(mǎn)足新時(shí)期檔案信息化發(fā)展的要求。按照服務(wù)與工作兩個(gè)內(nèi)容進(jìn)行分析，需要對(duì)信息服務(wù)系統(tǒng)的不同功能展開(kāi)優(yōu)化。其二，需要拓展檔案信息內(nèi)容的范圍。在整理和搜集企業(yè)檔案信息的過(guò)程中，公司還需要獲取設(shè)計(jì)圖紙、企業(yè)公文等多種資料，如設(shè)計(jì)思路、設(shè)計(jì)圖紙、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)條款、行業(yè)發(fā)展資料、公司情報(bào)資料等。如果把這些內(nèi)容添加到公司的檔案信息管理中，就會(huì)形成公司的隱形財(cái)富。其三，促進(jìn)知識(shí)資源的相互融合。要密切關(guān)聯(lián)多個(gè)知識(shí)體系，逐步拓展檔案信息資源，使其有機(jī)融合在一起。如，在某個(gè)設(shè)計(jì)方面，需要把企業(yè)的多個(gè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)領(lǐng)域材料、設(shè)計(jì)材料等內(nèi)容組建成相關(guān)的知識(shí)庫(kù)，讓管理者能夠及時(shí)學(xué)習(xí)、參考。同時(shí)，檔案管理者能夠把目前的信息展開(kāi)編制，通過(guò)說(shuō)明書(shū)、報(bào)告的方式，推薦給對(duì)應(yīng)工作者。其四，需要強(qiáng)化信息資源的對(duì)應(yīng)屬性。比如對(duì)元數(shù)據(jù)的處理，對(duì)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的圖片、文檔、文件等，需要添加相關(guān)的文字表述信息。比如，審批人、具體內(nèi)容、文件編輯作者、文件編輯時(shí)間等。以上的信息會(huì)大大提升信息提取、查閱的快捷性，使得多個(gè)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系更加緊密，同時(shí)也提升了信息的使用價(jià)值。

三、注重檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

公司需要對(duì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)予以重視，逐步增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的廣度與深度，提升檔案管理的質(zhì)量與數(shù)量水平，漸漸搭建出信息資源庫(kù)，使得檔案的搜集數(shù)量大大提升，構(gòu)建出一個(gè)多樣化、豐富的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。要提升檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，需要從以下幾個(gè)方面著手：首先，需要強(qiáng)化對(duì)檔案信息的獲取。在公司的檔案信息化建設(shè)中，檔案是關(guān)鍵的內(nèi)容，公司的檔案信息化建設(shè)效果會(huì)受到檔案數(shù)量的制約與影響。所以，需要強(qiáng)化對(duì)檔案的收集，這是將來(lái)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。其次，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)展開(kāi)統(tǒng)一規(guī)范。只有規(guī)范化、統(tǒng)一化的信息格式，才可以形成高效、規(guī)范的檔案信息共享資源。在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，公司需要切實(shí)推進(jìn)文字檔案的信息化儲(chǔ)存，通過(guò)新時(shí)期技術(shù)，有效保護(hù)企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)，把傳統(tǒng)的書(shū)面文字檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，構(gòu)建出信息資源庫(kù)，保證檔案資源可靠、全面，方便員工進(jìn)行快速查閱，使得檔案管理的效率得到提升。最后，還需要給予有力的軟硬件支持。從硬件建設(shè)上個(gè)進(jìn)行分析，公司的檔案管理機(jī)構(gòu)一定要得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，獲得足夠的資金支持，從而讓硬件需求得到保障。而對(duì)于軟件建設(shè)來(lái)說(shuō)，公司需要構(gòu)建出與自動(dòng)化密切結(jié)合的辦公系統(tǒng)，并嚴(yán)格根據(jù)我國(guó)的信息化建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與法律。在積極展示時(shí)效性、全面性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，促進(jìn)公司檔案管理有效整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息化高效管理。

四、保證檔案信息化建設(shè)全面有效

在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息的安全工作一定要得到保證。需要從以下幾個(gè)方面著手：首先，需要保證硬件設(shè)備的安全。在企業(yè)的檔案管理中，使用的硬件設(shè)備有路由器、打印機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，因此需要定期對(duì)其展開(kāi)更新檢查，確保整個(gè)檔案管理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)故障，防止突發(fā)事件為公司造成的不利影響。需要定期查看公司服務(wù)器的運(yùn)行狀況，全方位確保公司的檔案管理工作能夠得到穩(wěn)步實(shí)施，并及時(shí)備注檔案行程。其次，需要確保檔案信息的安全。重要的是確保公司平時(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等產(chǎn)生的相關(guān)信息是準(zhǔn)確的、完整的、原始的。同時(shí)，也需要防止一些非法用戶(hù)、沒(méi)有通過(guò)授權(quán)的用戶(hù)非法查看、竊取公司的相關(guān)數(shù)據(jù)，謀取不正當(dāng)利益。再者，需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。在員工所使用的每一臺(tái)電腦上都需要打開(kāi)“防火墻”系統(tǒng)，以防止外部信息的入侵，預(yù)防公司的重要資料被竊取。除此之外，檔案管理者在查詢(xún)對(duì)應(yīng)保密信息時(shí)也需要予以重視，必要時(shí)需要采取登錄權(quán)限的限制與身份識(shí)別的方式，確保公司的信息受到保護(hù)。最后，還需要強(qiáng)化病毒的防范，對(duì)檔案管理員工展開(kāi)安全教育工作。公司每位員工所使用的計(jì)算機(jī)都需要安裝殺毒軟件，并定期展開(kāi)病毒的查殺，讓木馬或者病毒在萌芽階段被遏制。公司的檔案管理安全最主要的是受到檔案管理者的影響，所以不管是在什么時(shí)間什么地點(diǎn)，不管是檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控，還是檔案管理的硬件設(shè)施，都需要檔案管理者采取有針對(duì)性的、有預(yù)案的、穩(wěn)定、安全的措施予以應(yīng)對(duì)，通過(guò)總結(jié)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行規(guī)律，自身的網(wǎng)絡(luò)安全經(jīng)驗(yàn)等，最終發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)、漏洞，保證檔案信息化建設(shè)全面有效開(kāi)展。

五、結(jié)語(yǔ)

由此可見(jiàn)，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，公司展開(kāi)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢(shì)所趨。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、復(fù)雜的內(nèi)容，只有企業(yè)密切結(jié)合自身實(shí)際，分步實(shí)施，科學(xué)統(tǒng)籌，以多個(gè)部門(mén)的配合、技術(shù)保證、資金支持等為依托，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，才能夠創(chuàng)新檔案管理方法，緊抓機(jī)遇，以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)公司的信息化全面發(fā)展。