檔案管理的基礎(chǔ)就是檔案信息化建設(shè)，二者之間屬于包含和被包含的關(guān)系，檔案管理以檔案信息化為基礎(chǔ)，檔案信息化以檔案管理為最終目的，二者相輔相成，共同為對(duì)方提供便利。所以，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案管理技能，確保管理的安全性和檔案工作中零失誤，讓檔案信息化和檔案管理共同進(jìn)步，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

檔案信息化，從字面上來解釋這個(gè)名詞，它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進(jìn)行整理，便于對(duì)檔案的利用?？傮w來說，檔案信息化可以分為整體和細(xì)節(jié)兩類。從整體來看，就是一面很復(fù)雜的檔案信息關(guān)系網(wǎng)，那么檔案信息化就是要捋清這個(gè)關(guān)系網(wǎng)之間的聯(lián)系，然后進(jìn)行信息化歸納整理，把我國所有的信息都?xì)w納整理好之后，然后在各個(gè)行業(yè)之間進(jìn)行融合，檔案信息化以公開透明的方式呈現(xiàn)在管理人員的眼前，便于檔案的融合和管理人員的利用。從細(xì)節(jié)上看，就是檔案信息內(nèi)部的事情，檔案就像檔案信息的毛細(xì)血管，是整體檔案的分支，各司其職的同時(shí)又相互聯(lián)系。隨著我國科技的發(fā)展，檔案信息整理也有了很大的進(jìn)步，檔案信息更加細(xì)致、全面，便于查找，同時(shí)也可以在檔案中尋找到更加符合實(shí)際的檔案信息，為人們所利用。所以，在檔案信息化建設(shè)中，只有從整體和細(xì)節(jié)兩個(gè)方面共同入手，才可以建設(shè)出更好的檔案信息化，才可以讓檔案信息化在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展，為人們提供便利，為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。

二、影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理效率的因素

（一）缺乏正確認(rèn)識(shí)，重視度不高。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)在經(jīng)營管理工作中廣泛運(yùn)用公文處理、合同管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)共享、采集等各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序的數(shù)字化等，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。所以需要改變以往的管理方式，找到正確的方法，適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)的需要。這個(gè)可以從根本上提高員工對(duì)檔案管理的重視程度，但是部分檔案管理人員對(duì)其重視度不高，或者換一種說法，就是認(rèn)為檔案管理沒有必要那么麻煩，認(rèn)為傳統(tǒng)的管理模式尚且能夠滿足當(dāng)前的需求，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的需求并不迫切，思想上出現(xiàn)的問題，對(duì)檔案管理的重視程度不高，這就會(huì)阻礙企業(yè)信息化建設(shè)的步伐，也會(huì)降低檔案管理的效率。同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)管理人員素質(zhì)參差不齊。

（二）檔案管理不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。好的檔案管理流程需要準(zhǔn)確無誤進(jìn)行，各種檔案管理設(shè)施齊全完整，檔案管理技術(shù)也挑不出任何的毛病，檔案管理整套操作不會(huì)出現(xiàn)失誤，檔案信息化和檔案管理可以無嫌隙銜接，互相配合，這樣才是一個(gè)完美的檔案管理信息化系統(tǒng)。在檔案信息化建設(shè)過程中，雖然大多數(shù)應(yīng)用軟件能夠滿足完成電子公文的日常管理工作，但是在檔案管理信息化方面，只有少數(shù)專業(yè)軟件能夠滿足其工作要求。因此管理流程的設(shè)置、管理標(biāo)準(zhǔn)的制定和統(tǒng)一在檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用方面至關(guān)重要。缺乏科學(xué)的組織和規(guī)劃是企業(yè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中面臨的一個(gè)突出問題，部分企業(yè)在信息化建設(shè)時(shí)，沒有進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，沒有設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)流程不合理，利用不順暢，工作效率低下，低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，導(dǎo)致企業(yè)的一些檔案信息不能被正確使用。同時(shí)，企業(yè)檔案管理規(guī)范的缺乏和相對(duì)落后，與經(jīng)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏有效聯(lián)絡(luò)，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源管理與企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息管理之間缺乏有效的銜接。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平不夠。企業(yè)檔案管理人員中，大多數(shù)是兼職檔案管理人員，只有少部分是專職檔案管理人員，所以檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊。兼職檔案員由于沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借計(jì)算機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來管理檔案系統(tǒng)，出現(xiàn)問題不能及時(shí)解決，只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。另外，由于專業(yè)知識(shí)的缺乏，在實(shí)際使用管理系統(tǒng)軟件時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)歸檔文件不及時(shí)，甚至導(dǎo)致信息錯(cuò)誤的發(fā)生。這些問題的存在，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全處理能力有待提高。檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)的安全等級(jí)有著很密切的關(guān)系，企業(yè)的檔案和信息都很重要，有的檔案和各個(gè)行業(yè)都有關(guān)系，如因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)問題導(dǎo)致重要的檔案泄露出去，那么對(duì)整個(gè)檔案庫的檔案和整個(gè)公司都會(huì)產(chǎn)生不好的影響，因?yàn)闄n案信息泄露是很嚴(yán)重的事情。這種情況如果發(fā)生，證明企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全問題根本不完善，員工對(duì)檔案信息的態(tài)度也不是很重視，如果這樣的事情發(fā)生，那么對(duì)企業(yè)甚至整個(gè)社會(huì)，都會(huì)有很嚴(yán)重的損失。

三、檔案管理思考措施

（一）提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)從業(yè)人員素養(yǎng)。由于管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，才會(huì)有那么多的問題出現(xiàn)。首先，企業(yè)應(yīng)該重視檔案信息化工作人員的全面培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員充分認(rèn)識(shí)檔案信息的重要性，加強(qiáng)培養(yǎng)工作人員的實(shí)踐能力，對(duì)檔案信息的一系列設(shè)施都可以熟悉使用。其次，企業(yè)應(yīng)給檔案管理人員提供更多的向外界學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，找到更好的發(fā)展模式，使工作人員最大程度掌握相關(guān)技能，將其工作效率發(fā)揮到最高水平。最后，應(yīng)建立職業(yè)歸屬感。企業(yè)應(yīng)注重檔案管理人員的職業(yè)需求，為其創(chuàng)造更多的施展空間，通過采取各種有效手段，將檔案資源的“管理者”升級(jí)為檔案資源的“開發(fā)者”，為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

（二）制定管理規(guī)范，健全和完善標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)管理日益步入精細(xì)化管理，檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新出一套更符合現(xiàn)代社會(huì)的模式，被現(xiàn)代社會(huì)所接受，被工作人員所接納，規(guī)范檔案管理流程，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源管理各環(huán)節(jié)的有序銜接和持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。制定相關(guān)的管理規(guī)范，一方面可以約束工作人員，另一方面還可以警醒告誡工作人員對(duì)待檔案管理要細(xì)心。

（三）完善基礎(chǔ)設(shè)施，建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障。隨著我國現(xiàn)代科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)的手段已經(jīng)越來越高明，為了防止重要檔案被竊取，檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在檔案室安裝監(jiān)控設(shè)備，并且采取有效的技術(shù)手段，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密，安裝防火墻和殺毒軟件、數(shù)字證書、設(shè)立安全警報(bào)系統(tǒng)等保護(hù)手段，構(gòu)建檔案信息的安全防護(hù)體系。同時(shí)，應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)性的技術(shù)型人才，可以隨時(shí)隨地注意檔案信息的安全狀況，這樣在發(fā)生安全事故時(shí)，可以進(jìn)行挽回，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的損失。另外，要強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識(shí)，定期對(duì)相關(guān)管理人員及業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案信息的系統(tǒng)培訓(xùn)，增加工作人員對(duì)檔案管理的親和力，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，讓危險(xiǎn)沒有可乘之機(jī)?？傊髽I(yè)必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障，確保企業(yè)檔案信息的安全。

四、結(jié)束語

檔案信息化隨著社會(huì)的發(fā)展、時(shí)間的沉淀，會(huì)出現(xiàn)質(zhì)的改變，改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來越透明，檔案信息每條都會(huì)有詳細(xì)的記載，而且隨著時(shí)間的推進(jìn)，管理人員的技術(shù)也會(huì)越來越嫻熟，檔案信息化做的越來越好，間接地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。