國有企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的最終目的，是實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。企業(yè)檔案的利用服務(wù)是指采用多種有效的方式，直接提供企業(yè)檔案及其信息加工材料，及時準(zhǔn)確地滿足用戶對企業(yè)檔案的利用需求。企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分，怎樣最大限度地利用檔案，使之更好地服務(wù)企業(yè)，是檔案工作者當(dāng)前必須思考的問題。

一、國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和不足

在企業(yè)逐漸發(fā)展壯大中，檔案管理水平與企業(yè)發(fā)展水平存在著不適應(yīng)性的狀況。

（一）檔案意識淡薄。由于人們對檔案的價值和作用認(rèn)識不足，認(rèn)識不到檔案的重要性和必要性，認(rèn)為檔案是以前的東西，沒有可利用的價值，嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。另外，由于對檔案和檔案工作不熟悉，相當(dāng)多的企業(yè)職工不能自覺地利用檔案。

（二）檔案基礎(chǔ)工作不到位。首先，歸檔材料不齊全、不規(guī)范、不及時。其次，在檔案材料整理中，案卷分類不科學(xué)，組卷不合理，沒有按照文件的形成規(guī)律有機聯(lián)系組卷。檔案出現(xiàn)缺頁及編碼低級錯誤。

（三）檔案管理手段落后，尚未進行檔案信息化建設(shè)。隨著企業(yè)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用，形成了大量的電子檔案。目前企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理手段已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)，國有企業(yè)在檔案電子化方面做的不夠，未建立起電子檔案。

（四）管理人員素質(zhì)普遍偏低。檔案管理者很多沒有職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，學(xué)歷不高，業(yè)務(wù)水平低，待遇相對偏低，有的對檔案業(yè)務(wù)不熟悉，有的對檔案業(yè)務(wù)一知半解，認(rèn)為檔案工作無實惠，沒出息，不安心工作，人員流動性大。企業(yè)只重視檔案管理人員的使用，輕視專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（五）管理與利用服務(wù)沒有有效結(jié)合。企業(yè)檔案普遍“重保管輕利用”，習(xí)慣采用手工管理方式，較少利用現(xiàn)代化的管理手段，很多企業(yè)沒有實行檔案信息化系統(tǒng)，檔案服務(wù)和管理多是被動行為，沒有開展檔案編研工作，檔案資源開發(fā)利用較少，檔案成為“死檔案”，檔案價值無法有效體現(xiàn)，檔案工作成為可有可無的工作，形成“邊緣化”狀態(tài)。

二、國有企業(yè)檔案信息資源利用策略

隨著企業(yè)發(fā)展，檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，檔案利用工作應(yīng)該適應(yīng)這種變化，更新觀念，通過先進的技術(shù)提高檔案利用效率和質(zhì)量，滿足快速提供檔案信息服務(wù)的需要，有效解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

（一）國有企業(yè)檔案的利用要和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作重點保持一致。國有企業(yè)檔案要圍繞企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、企業(yè)文化建設(shè)等發(fā)展的全過程，做到有的放矢 ，著眼企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要部門，充分利用規(guī)范化、信息化的檔案資源，圍繞企業(yè)工作大局和企業(yè)群眾切身利益的重大專題，開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，不斷為企業(yè)的決策提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案開發(fā)利用理念。企業(yè)檔案與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和生存發(fā)展息息相關(guān)。檔案信息資源開發(fā)利用，其價值和作用才能充分發(fā)揮，使?jié)撛诘纳a(chǎn)力轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實的生產(chǎn)力。作為檔案工作人員，對新時代的檔案管理工作所發(fā)生的變化要有正確的認(rèn)識，要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)，克服舊的觀念，堅定信心，將檔案當(dāng)成寶貴的信息資源，給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益和社會效益。

（三）加強宣傳，引導(dǎo)人們利用檔案。利用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、報刊、展板等宣傳媒體加強宣傳。宣傳檔案的產(chǎn)生、發(fā)展和利用等基本知識，積極配合重要紀(jì)念日，重大歷史事件，企業(yè)重大活動，利用檔案信息資源廣泛宣傳檔案工作，使領(lǐng)導(dǎo)、員工了解、關(guān)心、重視、支持檔案工作。

（四）研究利用者對檔案信息的需求，提高檔案利用率。

研究者、工作查考者和個人查證者之間的檔案利用服務(wù)需求特點各有不同。對不同需求要求分別采取不同的方式對待，以滿足他們的獲得感。研究者利用檔案是為了獲取可供研究使用的材料，我們需要提供深層次的加工材料，例如檔案編研、專題材料，對于工作查考者和個人查證者為了解決某一問題所需要的憑證，我們詳細(xì)與利用者進行溝通，了解咨詢問題的重點，確定檢索的深度和廣度，提高檔案利用率。

（五）以人為本，為利用者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。提供給利用者一個明亮、舒適、衛(wèi)生的閱覽環(huán)境，閱覽室配備適量的技術(shù)先進、速度快、安全環(huán)保的電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀等硬件設(shè)備，這些設(shè)備能夠保證利用者全面、及時、準(zhǔn)確地查找相關(guān)檔案信息，保證檔案的價值最大化利用。

（六）要不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。檔案人員只有熟悉檔案室藏內(nèi)容，了解企業(yè)、部門的需求，才能把握檔案利用者的主動權(quán)，提高自己的服務(wù)水平。一名合格的檔案員要有良好的職業(yè)道德，高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，嫻熟的業(yè)務(wù)能力，且具有創(chuàng)新精神。從而形成人人鉆業(yè)務(wù)，個個比工作、比技能、比奉獻的良好工作氛圍。

（七）要加強檔案室的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。定期對室藏結(jié)構(gòu)進行規(guī)劃，保證不同時期、不同類別的檔案安全存放。整理檔案必須保持文件之間的有機聯(lián)系，經(jīng)常對檔案實體進行整理，將零散的和需要進一步條理化的文件進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體。努力開展檢索服務(wù)，建立完善的檢索系統(tǒng)。本著“便于保管，方便利用”的原則，對室藏檔案進行數(shù)字化加工整理，對光盤、膠卷存儲數(shù)據(jù)備份。同時做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀工作。

（八）加強檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是提高檔案利用效率的有效措施，也是實現(xiàn)檔案信息資源共享的重要保障。在信息資源不斷擴充、人們對信息資源的要求越來越廣泛的條件下，檔案管理要實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的目標(biāo)管理。明確整理規(guī)范，安全保密、借調(diào)閱等工作規(guī)范和各項要求，只有檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案的利用服務(wù)才能發(fā)揮最大的作用。

（九）要加強電子檔案的利用，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。電子檔案是數(shù)字化形式，其內(nèi)容信息可與它的載體分離，可以從一個載體復(fù)制到另一個載體，可以從這臺計算機傳輸?shù)搅硪慌_計算機。因此電子檔案利用過程中的保密與安全是十分重要的。采用的利用方式，應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式，依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，進行有效管理。對于提供拷貝的制作，系統(tǒng)應(yīng)對利用過程進行跟蹤監(jiān)控，并進行利用登記。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)多媒體存儲和海量存儲，使不同時空下的檔案信息資源得到充分的共享。

（十）要開發(fā)檔案利用途徑的多樣性，發(fā)揮檔案的多功能服務(wù)。隨著企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，檔案利用者要求檔案部門能提供二次檔案信息，甚至是深加工的三次信息。為了適應(yīng)這一新的需求特點，目前檔案信息資源開發(fā)利用，除了室內(nèi)提供紙質(zhì)檔案查閱、檔案外借、檔案復(fù)本、檔案信息報道、檔案陳列、編研服務(wù)之外，更要開辟情報服務(wù)、檢索服務(wù)、專題服務(wù)、咨詢服務(wù)、制發(fā)檔案證明等新型服務(wù)方式。同時將圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化管理，利用者在檔案室就可以找到所需全部信息資源，減少不必要的冗余環(huán)節(jié)，這樣一來，檔案部門可以加強與各部門之間的聯(lián)系，促進信息資源的優(yōu)化管理，更好地服務(wù)本單位的中心工作，并且這一管理符合科學(xué)發(fā)展觀，將是檔案信息資源利用服務(wù)的一個趨勢。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案利用服務(wù)是企業(yè)檔案工作的窗口，其工作成效在很大程度上影響企業(yè)檔案部門及其工作人員的形象。檔案利用服務(wù)能增強企業(yè)競爭力，推動企業(yè)自主創(chuàng)新，建設(shè)企業(yè)文化和滿足企業(yè)知識管理的需要。檔案利用工作要改變傳統(tǒng)的利用模式，順應(yīng)時代需求，以人為本，拓展職能，深化服務(wù)，滿足企業(yè)多層次、多樣式的信息需求，使檔案工作更好地為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。