文/薛燕

在社會快速發(fā)展中，事業(yè)單位迎來了新的發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理模式難以滿足當前事業(yè)單位發(fā)展需求，尤其是在數(shù)據(jù)信息愈發(fā)多樣化、容量不斷擴大情況下，導致人事檔案管理有效性不斷降低。所以，事業(yè)單位應當加強對此方面工作的重視，明確信息化檔案建設的重要性，并依據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位現(xiàn)狀，提出合理解決策略，為強化信息化檔案管理發(fā)揮重大價值。

一、事業(yè)單位中人事檔案信息化建設的意義

檔案信息管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)管理相比存在較大差異，信息化檔案管理更加追求時效性。其將不同區(qū)域、不同載體的檔案，以數(shù)據(jù)形式儲存，并通過網(wǎng)絡連接形式，實現(xiàn)信息及時溝通和共享。

首先，檔案管理可以永久保存相關檔案資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中很容易由于溫度或濕度的影響，發(fā)生損壞和發(fā)霉跡象，無法對檔案進行長時間的儲存，甚至有時還會丟失。實行信息化的檔案管理則是利用數(shù)字化，將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字的形式，將之存儲在檔案中，可以充分利用計算機數(shù)字化特性，將其永久性存儲在磁盤中，避免由于環(huán)境或其他原因造成的損害。

其次，可有效提升檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理工作較為繁雜，程序步驟較多，導致工作人員耗費的時間較長。而通過信息化檔案管理建設，檔案能夠利用專門系統(tǒng)進行調(diào)查，可提升工作人員工作效率，使其管理方面變得簡單，極大程度提高工作質(zhì)量。

最后，轉(zhuǎn)變管理方式。傳統(tǒng)檔案管理利用人工記錄的方法對人事檔案加以管理，而建立信息化檔案管理則是利用計算機技術，以網(wǎng)絡為媒體，將檔案資料儲存[1]，信息化檔案管理可有效將傳統(tǒng)管理方式變?yōu)樾畔①Y源方面管理。另外，還可以有效控制管理成本。事業(yè)單位對人員調(diào)查了解較為嚴格，覆蓋范圍較廣，人事檔案信息包含各種資料，占據(jù)空間較大，還需要對這些資料進行防火、防潮、防蟲等管理，進而導致管理成本增高。信息化人事檔案管理則節(jié)約了這些步驟，只需要做好資料備份和計算機安全維護即可，有效減少人事檔案資金的投入。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設現(xiàn)狀

（一）檔案管理平臺效率低下

在信息化檔案建設中，應根據(jù)實際情況建設檔案管理平臺，管理人員運用檔案管理平臺管理人事檔案。但是，在檔案管理中，盡管有些事業(yè)單位建設了信息化平臺，但工作人員在使用時，平臺使用效率較低，影響了信息化檔案管理，制約事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）信息化檔案管理人員管理質(zhì)量低下

管理人員的專業(yè)技術在管理工作中起到關鍵性作用。目前，一些信息化檔案管理人員，其自身職業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)較差，對信息化檔案管理的建設沒有真正的了解，不端正自身態(tài)度，造成了檔案管理工作質(zhì)量得不到提升。

（三）信息化檔案管理重視程度較低

在信息化檔案管理建設中，一些領導和管理人員并沒有對建設信息化檔案管理給予重視。導致信息化發(fā)展受阻，忽略了檔案管理信息化建設的重要性，使信息化檔案管理的質(zhì)量受到了影響。

（四）操作人員安全意識不足

在事業(yè)單位中實行信息化檔案管理，需保證人員資料安全性，是人事檔案管理信息化建設的基礎。信息化檔案管理，一方面可為工作人員提供便捷，另一方面也為人事檔案管理帶來一些問題。例如，計算機網(wǎng)絡安全知識和意識不足，工作人員對計算機操作不規(guī)范，沒有及時對數(shù)據(jù)進行備份、電腦病毒等，造成安全隱患[2]。

三、事業(yè)單位信息化檔案管理建設的有效策略

（一）加強管理建設重視程度

提升事業(yè)單位信息化建設，需要充分認識檔案信息化管理重要性，推動單位檔案管理的健康發(fā)展。首先，事業(yè)單位應當加大建設中軟硬件的投入，為信息化檔案管理建設提供良好環(huán)境，并發(fā)揮信息化檔案管理實際價值。其次，需要維護和更新信息化檔案，保障相關信息檔案符合事業(yè)單位實際需求，從而使檔案信息化管理與時俱進。而對平臺利用率較低問題，事業(yè)單位也應該重視信息化管理平臺的使用率，確保管理平臺實際功能和價值，為信息化檔案管理建設打下堅實的基礎，提高檔案管理質(zhì)量和效率[3]。最后，事業(yè)單位也應該注重紙張檔案轉(zhuǎn)移，以掃描或人工錄入方式實現(xiàn)信息化管理，以提高管理有效性，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損毀遺失問題。

（二）健全管理機制

信息化檔案管理工作有效開展離不開制度的約束。制度的約束在為工作人員提供工作方向的同時，還可以約束人員行為，有利于日后的管理工作。因此，需要結(jié)合自身實際發(fā)展需求，制定一套統(tǒng)一的管理機制，并不斷完善管理機制，可以更加方便于各種數(shù)據(jù)資料的上傳和下載工作。加強網(wǎng)絡技術人員和管理人員之間的交流，有效實現(xiàn)其對人事檔案動態(tài)的更新和維護，為信息化檔案管理建設打下堅實基礎。另外，事業(yè)單位也可以根據(jù)具體情況建設合理績效考核制度，將考核結(jié)果和薪酬待遇相結(jié)合，提高工作人員的主動性和積極性，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

（三）提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有直接影響，因而需要強化人員管理，提升人員素質(zhì)。保證管理人員擁有較高的專業(yè)素養(yǎng)和服務意識，并定期加強管理人員在專業(yè)素養(yǎng)方面的培訓，尤其是在專業(yè)知識、管理技能和心理素質(zhì)等，提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位應為管理人員提供進修和學習新型的管理理念的機會，使其不斷改變自身工作方式，全面加強管理人員專業(yè)素養(yǎng)。還要培訓人員計算機方面相關專業(yè)知識和技能，使管理人員能夠擁有一定維護計算機的技能，加強與專業(yè)計算機技術人員之間的交流，使網(wǎng)絡平臺的維護更加有效。另外，還要加強建設管理隊伍，優(yōu)化招聘機制，根據(jù)事業(yè)單位的實際需求，適當提高管理人員報酬，從而吸引更多人才加入到事業(yè)單位中，并對其實行針對性培訓教育，這在提高業(yè)務水平的同時，通過這些崗位培訓提升工作技能，進而讓事業(yè)單位人才隊伍更加充實，使人事檔案管理人員的行為更加規(guī)范。

（四）加強對檔案信息資源安全防護工作

信息資源安全防護工作的重要性在檔案信息管理中十分關鍵。因此，在信息化建設時要加強管理人員的安全意識，判斷檔案資源管理的安全性，對儲存信息資源的計算機，經(jīng)常要進行殺毒工作。根據(jù)具體情況，裝置合適的殺毒軟件和防火墻，重視對軟硬件維護工作。嚴格按照相關要求進行建設，利用數(shù)據(jù)備份、恢復等功能，讓檔案信息資源的安全防護工作落到實處[4]。事業(yè)單位要結(jié)合自身具體發(fā)展需求，創(chuàng)建信息化檔案管理安全體系，對安全和風險問題加以識別，進而促使檔案資源的安全得到保障。

（五）強化人事檔案信息化管理規(guī)范性

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當前工作需要。為了強化信息化檔案管理在人事檔案管理中的規(guī)范性，各部門需要充分了解人事信息實際需求，建立規(guī)范化信息管理制度，將人事檔案整理和分類工作做好，滿足其對不同人員人事檔案信息方面的需求，提高工作人員對人事信息的利用效率和工作能力。

（六）加大數(shù)字化設備投入

事業(yè)單位人事檔案信息化建設離不開穩(wěn)定的系統(tǒng)和齊全的設備。所以，事業(yè)單位需要根據(jù)實際發(fā)展情況，及時將相對應信息化設備配備齊全，以保障信息化檔案管理工作有效實施。要以檔案為依據(jù)，利用數(shù)字化系統(tǒng)和設備，將信息化檔案管理建設更具人性化，進而實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化和自動化。

四、結(jié)語

為了適應現(xiàn)代事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展需求，需要利用信息技術對人事檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理。事業(yè)單位信息化人事檔案建設符合社會發(fā)展需求，為其人才隊伍的建設提供了可靠的數(shù)據(jù)支持，也為事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息共享提供了技術基礎。文章闡述了事業(yè)單位信息化人事檔案管理的意義，分析了當前事業(yè)單位在信息化建設中存在問題，并提出了提高信息化建設的策略，以期為事業(yè)單位檔案管理信息化建設提供參考性意見。