高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)初探

文/黑龍江工程學(xué)院 余浠婉

高校檔案信息管理工作是高校的基礎(chǔ)工作，與高校的人才管理工作和高校人才與社會的銜接具有密切聯(lián)系，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，高校檔案信息資源數(shù)量不斷增加，檔案信息資源的管理方向也產(chǎn)生了多元化特征，基于此，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)是切實可行的。

一、高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的意義

在大數(shù)據(jù)、5G、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)現(xiàn)代化科技的全面加持下，我國已經(jīng)步入了信息化時代，信息時代高校檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，代表了高校與時俱進(jìn)的建設(shè)觀念，進(jìn)一步推動了高?，F(xiàn)代化建設(shè)水平的提升，切實提高了高校檔案管理的服務(wù)性能。高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)以高校檔案管理人員和負(fù)責(zé)人員的先進(jìn)建設(shè)理念為基礎(chǔ)，在建設(shè)過程中，引進(jìn)了多種類型的管理人才和現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)以及管理技術(shù)，切實實現(xiàn)了高校檔案信息管理環(huán)境的更新，提升了高校檔案信息資源管理效率，顯著降低了高校檔案管理人員的工作壓力，對于高校的持續(xù)發(fā)展和高校人才與社會的良好銜接產(chǎn)生了正面影響。另外，高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)是將高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理儲存和應(yīng)用的有效途徑，不僅高度保證了檔案信息資源的儲存質(zhì)量，還進(jìn)一步挖掘了高校檔案信息中蘊含的深層價值，有助于高校教育水平和高校建設(shè)水平的持續(xù)增長。

二、高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)對策

（一）更新建設(shè)理念。在時代的更替中，高校傳統(tǒng)的檔案信息管理方式不僅在管理效率上難以滿足高校師生對檔案的應(yīng)用需求，還在管理層面性上存在著一定的缺陷?；诖?，高校檔案信息資源數(shù)字化管理區(qū)別于傳統(tǒng)高校檔案信息管理方式，在管理路徑、管理層面、服務(wù)功能上出現(xiàn)了明顯的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，就這一趨勢而言，高校檔案管理人員和負(fù)責(zé)人員應(yīng)該具備全新的建設(shè)理念，并以先進(jìn)的建設(shè)理念為基礎(chǔ)，積極引進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化管理技術(shù)和管理人才，為高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)提供動力。在更新建設(shè)理念上，我國相關(guān)部門可以組織區(qū)域內(nèi)的高校檔案管理人員召開檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)會議，在會議上著重強(qiáng)調(diào)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的意義和影響，并以當(dāng)前我國已經(jīng)建成的部分高校檔案信息資源數(shù)字化管理格局為基礎(chǔ)，向高校檔案管理人員和負(fù)責(zé)人員重點推廣和介紹數(shù)字化管理技術(shù)，為高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)奠定理念基礎(chǔ)。另外，在更新高校檔案管理人員建設(shè)理念的過程中，還可進(jìn)行有組織、有規(guī)劃的參觀學(xué)習(xí)活動，讓其設(shè)身處地感受高校檔案信息資源數(shù)字化管理體系的優(yōu)勢，進(jìn)而加快高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的步伐。

（二）加強(qiáng)人才管理。高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)是脫離傳統(tǒng)高校檔案管理方式限制的現(xiàn)代化建設(shè)，對于高校的未來發(fā)展和高校的人才管理具有深遠(yuǎn)的意義和影響，要想盡快達(dá)成高校檔案信息資源數(shù)字化管理目的，必須加強(qiáng)人才管理，將擁有信息化管理技術(shù)和數(shù)字化管理技術(shù)的綜合性管理人才與高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)行緊密結(jié)合，進(jìn)一步落實高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃。在人才管理上，高校的檔案管理部門可以立足于當(dāng)前的檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程和建設(shè)趨勢，積極擴(kuò)大數(shù)字化管理人才和信息化管理人才的引進(jìn)方式，通過網(wǎng)絡(luò)途徑廣泛發(fā)布人才的引進(jìn)信息，從而為高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)提供和儲備具有高精尖管理技術(shù)和數(shù)字信息處理能力的領(lǐng)先人才。另外，還可對高校檔案部門內(nèi)部的原有檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，邀請高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)專家，對高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)環(huán)境、階段進(jìn)行精準(zhǔn)定位，并以高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的趨勢和目的為基礎(chǔ)，對高校原有檔案管理人員進(jìn)行專項指導(dǎo)，使其明確高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的方向和具體內(nèi)容，從而針對性地強(qiáng)化檔案管理人員的管理能力和信息處理能力，使高校檔案信息資源數(shù)字化管理體系能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用效果。

（三）引進(jìn)數(shù)字技術(shù)。高校作為我國重要的人才培養(yǎng)基地，長期以來，為我國源源不斷地提供了各種類型的人才，支持了我國的建設(shè)和發(fā)展，高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)能夠服務(wù)于高校教育工作整體，進(jìn)一步完善了高校的教育教學(xué)格局，對于高校教育教學(xué)水平的提升具有明顯的促進(jìn)作用。在高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)過程中，可以合理引進(jìn)數(shù)字技術(shù)對建設(shè)工作進(jìn)行有效支持，以下對其進(jìn)行分析：第一，在多種信息技術(shù)和現(xiàn)代化技術(shù)的融合應(yīng)用下，大數(shù)據(jù)時代已然來臨，大數(shù)據(jù)時代中，信息資源的利用率大大提升，信息資源包含的內(nèi)在價值也全面凸顯出來，基于此，高校檔案管理人員可以積極地引進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對高校檔案信息資源管理環(huán)境中的檔案信息進(jìn)行全面搜集和有效處理，形成覆蓋全面的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為用戶高效、精準(zhǔn)地提供檔案信息，滿足用戶的檔案處理需求和處理期望。第二，在高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)過程中，還可引進(jìn)自動化數(shù)字掃描技術(shù)，對高校的紙質(zhì)檔案進(jìn)行智能掃描，并將掃描的檔案數(shù)字信息實時上傳到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，形成紙質(zhì)檔案的電子備案，進(jìn)一步完善高校檔案的信息化管理格局，避免檔案信息資源的遺失。

（四）健全管理體系。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，對于高校整體管理體系的完善具有重要的意義，同時也是支持高校持續(xù)建設(shè)和長期發(fā)展的重要基礎(chǔ)。由于高校檔案信息資源數(shù)字化管理格局區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案信息管理格局，因此需要具備更加完善、更加全面的檔案信息管理體系。

以上重點介紹了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在大數(shù)據(jù)時代可以將高校檔案的信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行充分收集，形成高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，以此為基礎(chǔ)，在高校的檔案信息管理體系中，可以構(gòu)建配套的檔案信息調(diào)取體系和檔案信息錄入體系，加快檔案信息資源的處理效率。另外，在高校檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息調(diào)取體系和檔案信息錄入體系的協(xié)同作用下，高校檔案信息資源管理格局產(chǎn)生了翻天覆地的變化，基于此，應(yīng)該制定全新的檔案管理規(guī)程和檔案管理人員行為規(guī)范，充分細(xì)化高校檔案信息資源數(shù)字化管理任務(wù)，落實安全管理責(zé)任，對高校檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，培養(yǎng)高校檔案管理人員的責(zé)任感和工匠精神，在檔案信息資源處理過程中，能夠全面保證檔案處理流程的有序性和處理工作的安全性，全面避免高校檔案信息資源的流失，對高校的建設(shè)和發(fā)展造成負(fù)面影響。高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代化社會中高校檔案管理工作的主要方向和必然趨勢，高校必須進(jìn)行有組織、有規(guī)劃的數(shù)字化建設(shè)管理工作。

三、結(jié)語

總而言之，在信息化時代中，高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管理人員進(jìn)行檔案管理的有效途徑，也是科技發(fā)展的必然結(jié)果，在實際的建設(shè)過程中，相關(guān)人員可以通過更新建設(shè)理念、加強(qiáng)人才管理、引進(jìn)數(shù)字技術(shù)、健全管理體系，為高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)提供動力和保證。