文/大慶油田有限責(zé)任公司第四采油廠信息中心檔案室 陳松梅
在信息化環(huán)境下,多媒體、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和數(shù)字化技術(shù)等在企業(yè)管理中得到了廣泛應(yīng)用,企業(yè)加快檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。企業(yè)通過實(shí)施檔案數(shù)字化管理措施,能夠滿足時(shí)代發(fā)展的要求,讓龐大的檔案資料以數(shù)字化方式進(jìn)行管理,不僅可以提升檔案管理效率,也保證了檔案工作的質(zhì)量,促使企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提升。對此企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性,在傳統(tǒng)檔案管理模式上加強(qiáng)創(chuàng)新,通過發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的作用,促使企業(yè)檔案管理工作再上新臺階。
當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度很快,普及范圍也非常廣,讓各范圍內(nèi)利用者共享檔案資源逐步得到實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,主要借助智能信息處理技術(shù),將紙張、錄音帶和錄像帶等原始檔案資料通過掃描、壓縮和轉(zhuǎn)化后,形成圖片、聲樂和錄像等文件,并利用各種存儲管理技術(shù)存儲于相應(yīng)介質(zhì)中。這樣在多種查詢手段支持下,能夠快速將所需檔案資料檢索出來。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺,為檔案利用者提供查詢與搜索服務(wù),便于其在網(wǎng)絡(luò)中直接獲取所需檔案信息,這樣檔案信息利用就突破了時(shí)間和空間的限制,提升了檔案資料的利用效率。對此企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢在必行,檔案起草、修改和印發(fā)都通過計(jì)算機(jī)完成,有利于今后修改與復(fù)制,也便于檢索與利用,讓檔案信息資源為企業(yè)各部門提供更加高效與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
檔案管理是不可缺少的,檔案的完善以及管理工作相對復(fù)雜。檔案的損壞以及檔案的丟失,都會造成不可挽回的損失。目前,在檔案管理的過程中,檔案管理的規(guī)范性還不足,企業(yè)缺乏相關(guān)制度約束,需要進(jìn)一步完善,因?yàn)楣芾聿徽_以及制度的不完善所造成的檔案損壞以及丟失的情況常常發(fā)生。另外,檔案管理資金投入不足,沒有現(xiàn)代化的設(shè)備,設(shè)備設(shè)施相對落后。這些都會影響到檔案管理的進(jìn)步和發(fā)展,讓檔案管理工作難以更好地進(jìn)行下去。在數(shù)字化發(fā)展環(huán)境中,檔案管理工作滯后一部分原因是外在原因,直接的原因還是檔案管理工作人員自身專業(yè)能力薄弱。因此,在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容,這是因?yàn)閿?shù)字化檔案有著存儲方便、檢索與傳輸速度快、能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享等優(yōu)勢,這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比擬的。然而因?yàn)閿?shù)字化檔案本身存在很多特性,因此不可避免出現(xiàn)很多缺陷與不足,這需要企業(yè)檔案管理者充分認(rèn)識到這些情況,有針對性、有重點(diǎn)地開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作,才能提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量與效率。
(一)增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意識。企業(yè)應(yīng)該做好宣傳工作,讓更多人認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的意義,并將其納入管理工作議程中,切實(shí)增強(qiáng)每個(gè)檔案管理人員的數(shù)字化管理意識,能夠積極運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作,這樣檔案管理數(shù)字化水平才能提升,也讓企業(yè)今后發(fā)展獲得更高效的服務(wù)。分析當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀,在檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化上還有很多不足,應(yīng)用軟件多而亂,都不利于檔案數(shù)字化管理水平的提升。這也要求企業(yè)引起足夠重視,對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范,不斷完善并嚴(yán)格實(shí)施檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),這是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。此外,企業(yè)要注重對現(xiàn)代化管理方式的運(yùn)用,做好檔案管理與利用工作,不斷提升檔案管理社會化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平。增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新能力,才能真正體現(xiàn)出檔案的最大價(jià)值。
(二)完善檔案數(shù)字化管理制度。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,需要逐步建立起與之配套的管理制度,這樣才能讓檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)得到有力約束,保證檔案數(shù)字化管理目標(biāo)正常實(shí)現(xiàn)。企業(yè)在開展檔案管理工作的時(shí)候,雖然在數(shù)字化時(shí)代要注重?cái)?shù)字化檔案管理工作,但是也要意識到傳統(tǒng)檔案管理的重要性,不僅要對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改進(jìn),也要積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)與管理手段,實(shí)現(xiàn)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的齊頭并進(jìn),這樣檔案載體才更加多元化,為檔案保管與利用創(chuàng)造更加有利的條件。此外,我們還要結(jié)合檔案的數(shù)字化管理要求,對相關(guān)制度進(jìn)行完善,并嚴(yán)格落到實(shí)處,促使檔案管理工作的順利開展。
(三)重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)屬于重要內(nèi)容,數(shù)據(jù)庫是利用先進(jìn)的信息技術(shù)讓檔案得到科學(xué)管理,為今后的使用創(chuàng)造有利條件。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)長期的過程,需要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。在大量實(shí)踐中能夠得到,企業(yè)在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):第一,領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認(rèn)識,堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合。第二,面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”。第三,突出重點(diǎn),由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。企業(yè)只有抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè),才能讓所有的檔案得到集中統(tǒng)一的管理與保存,也保證了檔案資料的完整性與可靠性,在利用檔案時(shí)更加方便。
(四)加強(qiáng)電子文件收集和積累工作。電子文件為企業(yè)館藏?cái)?shù)字檔案的一個(gè)主要來源,以往通常只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,而當(dāng)前需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,將電子文件拷貝兩套,異地保存,同時(shí)隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。通過這種方式不僅加快了企業(yè)檔案室的電子化進(jìn)程,還大大減少了數(shù)據(jù)庫建設(shè)的工作量。企業(yè)運(yùn)用光電信號傳輸信息資料的數(shù)字化檔案,在今后閱讀檔案資料的過程中,要讓檔案數(shù)字化管理更加安全與可靠。同時(shí)要避免從光盤中直接閱讀信息資料,這樣會導(dǎo)致光盤上檔案信息資料在閱讀期間出現(xiàn)刪除和丟失的情況,檔案信息資料的原始性將無法得到保障,也會嚴(yán)重影響到檔案信息資料的可靠性與安全性。企業(yè)還要加大檔案管理軟件推廣力度,在思想上引起高度重視,印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式,明確案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型和長度,規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式,這樣檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性與有效性才能實(shí)現(xiàn)提升。
綜上所述,企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中,必須跟上時(shí)代發(fā)展的腳步,這是自身可持續(xù)發(fā)展的重要保障,而加快推進(jìn)數(shù)字化檔案管理則是其中的重要內(nèi)容。為了讓企業(yè)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn),企業(yè)需要不斷增強(qiáng)檔案管理員數(shù)字化管理意識,加強(qiáng)原始檔案資料匯集工作,實(shí)行檔案數(shù)字化管理新模式,促使檔案數(shù)字化管理安全性與可靠性得到提升。此外,企業(yè)應(yīng)不斷完善檔案數(shù)字化管理制度,保證檔案管理工作效率實(shí)現(xiàn)提升,檔案管理部門應(yīng)主動與其他部門加強(qiáng)協(xié)調(diào)與溝通,這樣檔案信息資料才能更加真實(shí)、可靠和齊全。只有企業(yè)不斷提升檔案管理數(shù)字化水平,才能為自身發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)信息資料服務(wù)。