基于互聯(lián)網(wǎng)的辦公室文書檔案管理探索

文/中國石化財務有限責任公司成都分公司 劉凱

當今社會已經(jīng)進入信息爆炸時代，互聯(lián)網(wǎng)信息管理已經(jīng)成為當前主流趨勢?，F(xiàn)在幾乎所有的行業(yè)，無論是政府行政部門還是企業(yè)單位，在文書檔案管理方面都基本上實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)信息化管理。新時期文書檔案管理必須明確定位，實現(xiàn)資源共享。

一、基于互聯(lián)網(wǎng)條件下文書檔案管理的意義

（一）有效提升文書檔案管理效率。利用當前的互聯(lián)網(wǎng)電子計算機技術建立文件管理器，對辦公室文書檔案進行分類整理和高效管理。這樣可以解決傳統(tǒng)文書紙質檔案管理的復雜問題，電子信息化管理和收集文件歸檔，便于調整文書檔案檢索順序。當前隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理信息化已經(jīng)成為主流趨勢，采用互聯(lián)網(wǎng)電子計算機技術管理文書檔案更加方便，文件查詢、檢索以及傳送也更加快捷。

（二）實現(xiàn)信息共享和高效檢索。利用互聯(lián)網(wǎng)技術處理文書檔案，可以將紙質檔案進行拍照、掃描并記錄下來，保存為電子文檔，上傳至互聯(lián)網(wǎng)云空間，檔案資源可隨時隨地檢索，有效提升文書檔案查閱效率。傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，大量的文書檔案信息僅僅儲存在文件柜中不能充分發(fā)揮其作用，還會造成數(shù)據(jù)的流失和資源的浪費，后續(xù)信息的二次利用也非常困難。相比較傳統(tǒng)手工作業(yè)方式，互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術管理更加輕松快捷，可根據(jù)檔案文書的外部特征進行分門別類管理，然后根據(jù)內外部特征進行內容管理。隨著電子信息技術的高速發(fā)展，運用于文書檔案管理的系統(tǒng)技術越來越高級，能夠實現(xiàn)文檔的云傳輸、云共享，大大提升了檔案工作質量和效率。

（三）電子文件更易保存，狀態(tài)更加穩(wěn)定。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子文件檔案具有易于保存、方便檢索的優(yōu)勢。在很多特殊情況下，傳統(tǒng)紙質檔案容易受到季節(jié)、溫度、濕度等的影響，造成檔案的損壞，進而形成無法挽回的損失。而電子文件檔案完全沒必要擔憂這一點，當前的互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術越來越成熟，電子文件的存儲設備不斷升級換代，電子文件的存儲、讀取非常便捷，且方便轉移攜帶，受外部環(huán)境干擾小，具有非常高的穩(wěn)定性。

（四）文件安全性大大提升。在文件傳統(tǒng)傳輸過程中，文件丟失、延遲等現(xiàn)象非常頻繁，而采用電子信息技術可以直接在網(wǎng)絡上進行傳遞。近年來，文書檔案保密技術越來越成熟，人們在讀取電子檔案過程中有一個加密過程，也可以支持只閱讀卻無法更改的權限，這樣一來，文件的安全性大大提升。

二、互聯(lián)網(wǎng)條件下文書檔案管理存在的問題

（一）電子文件的保密性存在限制?；ヂ?lián)網(wǎng)計算機技術管理文書檔案雖然具有易于保存的優(yōu)勢但是這些文件很容易被修改，且篡改后不留痕跡。雖然有些技術可以防止電子文件被篡改，但是電子文件的保密性仍然是一個技術難點，人們獲取到電子文檔原文內容較難。此外電子文件使用的是統(tǒng)一的格式和字體，人們判斷電子文件蓋章和簽名的難度增大，因此未來電子文件的保密問題是最需要解決的問題。

（二）高素質的檔案管理人才缺乏。從當前檔案管理人員現(xiàn)狀看，文書檔案管理人員技術水平和專業(yè)素質偏低，難以掌握當前先進的檔案管理技術。

（三）文書檔案管理系統(tǒng)不完善。文書檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品邏輯設計、內容編排、代碼技術開發(fā)等是一項巨大的工程，而其中的文檔管理任務需要對內容進行分類、編排以及保存，每個環(huán)節(jié)都必須用科學的方法進行佐證。但是當前文書檔案管理系統(tǒng)存在很多缺陷，入口不統(tǒng)一、電子資料采集困難、檔案流程復雜、新的業(yè)務模式不支持、安全性較低、使用權限不靈活。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下辦公室文書檔案管理的思考

（一）樹立文書檔案管理的專業(yè)化理念。在互聯(lián)網(wǎng)時代，轉變文書檔案管理觀念是第一位的，只有明確了思想觀念，才能更好地指導實踐。因此，辦公室文書檔案管理人員應該適應當今信息互聯(lián)網(wǎng)時代，改革創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作，對文書檔案管理實施互聯(lián)網(wǎng)化和電子信息化管理，最大限度運用信息資源和互聯(lián)網(wǎng)工具解決文書檔案管理中繁瑣而復雜的問題，從而優(yōu)化整個管理環(huán)節(jié)，提升工作的效率和準確性。

（二）引進專業(yè)高素質的檔案管理人才。在互聯(lián)網(wǎng)時代，文書檔案管理工作需要懂得互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術的人才擔任，必須具備專業(yè)的業(yè)務能力和知識，懂得文書檔案管理理論、方法以及技巧。首先，構建高素質的檔案管理團隊，引進專業(yè)化高素質的檔案管理人才，應該具備現(xiàn)代化管理理論，具有互聯(lián)網(wǎng)計算機專業(yè)技術能力。其次，對現(xiàn)有管理人員實施培養(yǎng)，幫助他們學習新理念和新技術，掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)管理技術。

（三）建立文書檔案信息管理系統(tǒng)平臺。信息化時代要開發(fā)一個電子檔案上傳、保存、管理等的統(tǒng)一線上入口，為電子檔案的管理建設一個互聯(lián)網(wǎng)端的云端環(huán)境，便于各種公共文檔的搜索、管理、查詢以及上下載等操作，該平臺支持的功能如下：第一，統(tǒng)一電子檔案入口?；ヂ?lián)網(wǎng)云端的電子檔案入口支持掃描影像技術、條形碼掃描技術、各類格式電子數(shù)據(jù)存儲技術等，能支持對不同類型、不同媒介的檔案進行標準化打包凈化處理。統(tǒng)一的電子檔案入口能夠對電子檔案實現(xiàn)統(tǒng)一格式的存儲，并形成最小粒度的文件，確保后期電子檔案的可追溯性和不可抵賴性。第二，一站式管理所有電子檔案文件，實現(xiàn)自動化智能管理。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，電子檔案管理采用邏輯流程化管理后，可實現(xiàn)一站式的統(tǒng)一管理，從檔案的數(shù)據(jù)采集、登記、歸檔，到檔案資料的整理、遞交、接收、保管以及轉移，甚至到后期的檔案鑒定、查閱、備份等，覆蓋了整個電子檔案的所有管理周期和各個環(huán)節(jié)的細節(jié)管理，確保每個操作都有跡可循。第三，文書檔案管理平臺提供流程管理入口。文書檔案管理平臺的開發(fā)設計要從使用者的角度出發(fā)，立足科學的邏輯依據(jù)，從產(chǎn)品化流程管理角度，實現(xiàn)流程的高效性、人性化以及可維護性。平臺使用者可以自由定制工作流程和工作路徑，流程變化時可以自定義更改流程或者增刪流程，以滿足不同業(yè)務線同時的需求，為每個業(yè)務定制操作流程，提升檔案管理效率。第四，支持新的業(yè)務加載。電子檔案管理信息平臺前期以搭建檔案管理系統(tǒng)為主，后期版本更新迭代，可以支持電子檔案規(guī)范化和加載管理的業(yè)務，比如文書檔案管理就需要支持這類功能，這樣可以實現(xiàn)多人在同一平臺對差異化類別的檔案實現(xiàn)管理，后期可以實現(xiàn)對新類別電子檔案的加載功能，確保業(yè)務操作員能夠在線使用多項工具，實現(xiàn)多類別電子檔案的上傳、管理、增刪等操作。第五，提升電子檔案的安全性與可靠性。電子檔案信息化管理平臺的底層支撐環(huán)境可以支持電子印章、數(shù)字證書等當前先進的驗證技術，確保平臺的管理員和業(yè)務操作人員上傳的電子檔案信息的安全可靠性，確保材料的不可抵賴性，保證其憑證的價值。此外電子檔案信息化管理平臺的安全保障機制能夠對電子檔案文件實施統(tǒng)一封裝和保存，并對同類型業(yè)務文件的時效性、安全級別進行劃分和標識，如果管理員級別不同，查看這些文件的權限也是存在差異的。

四、結束語

總而言之，相比較傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理而言，基于互聯(lián)網(wǎng)的電子信息化的辦公室文書檔案管理具有非常多的優(yōu)勢，政府部門、事業(yè)單位以及社會各行各業(yè)都逐漸普及了信息化文書檔案管理，它能夠有效提升文書檔案管理效率，實現(xiàn)信息共享和高效檢索，且電子文件更易保存，狀態(tài)更加穩(wěn)定，大大提升文件的安全性，最終提升辦公效率。