檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

文/河北省唐山市婦幼保健院 宋偉

一、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案數(shù)字化管理在人事信息管理方面的應(yīng)用。人力資源是醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，所以人力信息管理是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，包含著醫(yī)務(wù)工作者的學(xué)歷、履歷、家庭、性格、特長(zhǎng)等方面信息，越詳細(xì)的信息記錄越便于全面了解工作人員情況。傳統(tǒng)的人事檔案管理信息記錄受紙質(zhì)限制，使信息的更新速度明顯滯后于實(shí)際情況。檔案數(shù)字化管理不但能夠有效降低人事信息錯(cuò)誤的概率，而且能更加全面地實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，使醫(yī)院能更加及時(shí)準(zhǔn)確地了解分析醫(yī)務(wù)工作者的工作需求和生活需求，為實(shí)現(xiàn)人性化管理提供依據(jù)，從而提升醫(yī)院與員工的關(guān)系，保證人力資源穩(wěn)定。

（二）檔案數(shù)字化管理在患者數(shù)據(jù)管理方面的應(yīng)用。醫(yī)患關(guān)系是當(dāng)今社會(huì)的熱點(diǎn)話題，近幾年頻頻出現(xiàn)的惡性醫(yī)患糾紛嚴(yán)重影響了醫(yī)生與患者之間的信任關(guān)系。隨著醫(yī)療行業(yè)的深入改革以及人們法律意識(shí)的不斷提升，檔案數(shù)字化管理可以更加全面、快捷地錄入病患要求，準(zhǔn)確存儲(chǔ)病患信息，簡(jiǎn)化就醫(yī)程序，對(duì)于提高就醫(yī)效率和規(guī)范就醫(yī)流程具有重要的現(xiàn)實(shí)意義?；颊咴谡{(diào)取檔案時(shí)可以通過(guò)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，實(shí)時(shí)打印自己所需信息內(nèi)容，大大減少了查找等待時(shí)間，提高了醫(yī)院辦事效率。

二、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化管理意識(shí)比較落后。醫(yī)院檔案管理屬于后勤保障類工作，隨著醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院的社會(huì)公益性質(zhì)逐漸被削弱，經(jīng)濟(jì)利益和醫(yī)療服務(wù)成為醫(yī)院發(fā)展的主要方向。醫(yī)院將主要資源投入到配套設(shè)備、改善服務(wù)、提升知名度、吸引人才等方面，使檔案管理工作位于靠后位置。另外，醫(yī)院管理者沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性以及大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)的價(jià)值，因此導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化進(jìn)程緩慢。有的醫(yī)院依然存在依賴紙質(zhì)檔案管理的情況，這種管理方式不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。有的醫(yī)院對(duì)檔案數(shù)字化管理缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，不能正確面對(duì)存在的問(wèn)題，對(duì)發(fā)展前景的認(rèn)識(shí)更是模糊不清。

（二）檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)滯后。醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作人員在長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中保存下來(lái)的歷史記錄，包括醫(yī)院規(guī)劃建設(shè)、財(cái)務(wù)活動(dòng)、科學(xué)研究、黨建工作等基本事務(wù)，然而由于過(guò)往的粗放式檔案管理模式，制度建設(shè)并不完善，經(jīng)常出現(xiàn)檔案錯(cuò)誤、遺失、損毀、篡改等問(wèn)題。有的醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)檔案管理規(guī)章制度，這顯然不適用于檔案數(shù)字化管理，有的規(guī)章制度可行性不強(qiáng)、針對(duì)性不高，導(dǎo)致人員職責(zé)不明，出現(xiàn)問(wèn)題后推諉扯皮，特別是交叉性、邊緣性的工作，出現(xiàn)問(wèn)題責(zé)任不明，大大阻礙了醫(yī)院檔案管理改革的步伐。

（三）檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性不強(qiáng)。雖然很多醫(yī)院積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化改革，但是在具體實(shí)施細(xì)節(jié)上缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致很多數(shù)字檔案成為無(wú)用檔案。比如，有的檔案文件創(chuàng)建格式隨意，存在電腦不識(shí)別、打不開(kāi)等問(wèn)題，有的檔案文件收錄的有效信息不全，導(dǎo)致查找困難，不能及時(shí)檢索到所需內(nèi)容，有的檔案文件細(xì)化程度不夠，需要工作人員重新進(jìn)行整理、分類，額外浪費(fèi)時(shí)間和精力，有的檔案文件記錄混亂、標(biāo)識(shí)不明，這些都大大降低了數(shù)字檔案的管理效率。

（四）管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。首先，在認(rèn)知水平上，有的工作人員認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的信息錄入，沒(méi)有從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)考慮檔案管理的重要性，因此在思想意識(shí)上不夠重視。其次，由于醫(yī)院投入不足，檔案數(shù)字化管理人員的綜合素質(zhì)有所欠缺，數(shù)字化操作技能有待提升，從而導(dǎo)致數(shù)字化管理系統(tǒng)有效應(yīng)用率低。最后，很多檔案數(shù)字化管理人員是由其他崗位人員兼職的，在理論知識(shí)、管理能力、業(yè)務(wù)處理等方面都存在一定程度的缺陷，導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)發(fā)展緩慢。

三、數(shù)字化在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)化策略

（一）樹(shù)立醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化理念。數(shù)字化管理是現(xiàn)代檔案管理的基本思路，在推進(jìn)數(shù)字化管理時(shí)，醫(yī)院管理層應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，全面提升認(rèn)識(shí)水平，從醫(yī)院服務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃出發(fā)，積極宣傳和灌輸數(shù)字化管理理念，從上到下形成數(shù)字化管理意識(shí)，有效推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的順利實(shí)施，避免因思想不統(tǒng)一導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程緩慢。檔案管理部門應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的現(xiàn)實(shí)意義，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

（二）積極完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理制度。數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用離不開(kāi)制度保障。首先，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況和管理水平積極調(diào)整檔案管理制度，廢除一些不適合數(shù)字化管理的舊規(guī)定，增加一些具有較好適用性的新規(guī)定。其次，加強(qiáng)檔案管理安全監(jiān)督力度，嚴(yán)格按要求審查檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保護(hù)，減少因網(wǎng)絡(luò)病毒導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損失，根據(jù)工作流程和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)審查數(shù)字化管理內(nèi)容和方式，保證檔案信息的安全性、完整性、真實(shí)性。最后，嚴(yán)格制定和落實(shí)管理責(zé)任制，設(shè)置不同涉密等級(jí)的管理辦法，并且嚴(yán)格檢查實(shí)施情況，降低人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露隱患。

（三）加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)。醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化建設(shè)不是一蹴而就的，應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況分階段、分步驟地進(jìn)行數(shù)字化推廣，不斷提升檔案管理的數(shù)字化水平。檔案數(shù)字化管理應(yīng)該充分整合資源，依托現(xiàn)有信息化平臺(tái)，在局域網(wǎng)內(nèi)積極構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)電子資源庫(kù)。同時(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院信息化平臺(tái)與檔案網(wǎng)絡(luò)的有效對(duì)接和信息共享，通過(guò)信息平臺(tái)直接完成數(shù)據(jù)采集、篩選等工作。另外，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，積極引入先進(jìn)檔案數(shù)字化管理軟硬件，提高網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平，營(yíng)造良好的數(shù)字化運(yùn)行平臺(tái)，提升數(shù)據(jù)采集、處理、存儲(chǔ)、共享、利用效率。通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，不斷提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用水平，逐步挖掘和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。

（四）注重制定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)流程。針對(duì)檔案數(shù)字化管理具體工作實(shí)施存在的問(wèn)題，管理人員應(yīng)該不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極參與制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，所有人員必須嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如果出現(xiàn)格式問(wèn)題、信息缺失、數(shù)據(jù)混亂等問(wèn)題一律退回修改，直到符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)后才能錄入，同時(shí)及時(shí)追究相關(guān)工作人員的責(zé)任，避免因不良風(fēng)氣蔓延導(dǎo)致整體執(zhí)行力不夠。數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)制定不是一勞永逸的，管理人員應(yīng)該及時(shí)根據(jù)新問(wèn)題、新情況進(jìn)行總結(jié)反思，層級(jí)匯報(bào)，經(jīng)過(guò)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)深入探討后進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和修正，保證規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性、適用性。

（五）全面提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)上，應(yīng)該不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，積極吸引和培養(yǎng)既懂?dāng)?shù)字化管理業(yè)務(wù)又懂信息化技術(shù)處理的綜合性人才。其次，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理的數(shù)字化趨勢(shì)和常規(guī)操作規(guī)范進(jìn)行指導(dǎo)，提升數(shù)字化管理意識(shí)和檔案管理技能。積極邀請(qǐng)專業(yè)數(shù)字化檔案管理人員開(kāi)展交流合作，引進(jìn)成功管理經(jīng)驗(yàn)，制定數(shù)字化檔案管理的實(shí)施細(xì)則。另外，不斷優(yōu)化績(jī)效考核機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制和獎(jiǎng)懲制，將工作職責(zé)與個(gè)人利益捆綁，避免因約束不夠?qū)е滤枷牒托袨樾傅?，從而全面提升管理人員的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文從人力資源信息和患者數(shù)據(jù)維護(hù)兩方面出發(fā)，了解了檔案數(shù)字化管理的具體應(yīng)用，并且分析了數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題，最后研究了提升醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平的有效策略，希望能夠起到積極的作用，促進(jìn)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和效率不斷提升。