論化工企業(yè)檔案的精細(xì)化管理

文/賽鼎工程有限公司 金文君 郭崇勝

精細(xì)化管理作為檔案管理的一部分，是推動化工企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展、實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化的發(fā)展需求。目前，如何全面實(shí)施并推進(jìn)檔案的精細(xì)化工作是檔案管理工作的重心，本文將從檔案管理的現(xiàn)狀分析，結(jié)合實(shí)際的工作制定出合理化的措施，運(yùn)用精細(xì)化的思想理念、專業(yè)化的管理技術(shù)，建立健全工作體制、制度、流程，對檔案實(shí)施科學(xué)化、精細(xì)化管理。

一、檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

（一）精細(xì)化管理思想落后。過去，檔案管理部門屬于企業(yè)的輔助性部門，相較于盈利部門而言，對于企業(yè)的貢獻(xiàn)并不顯著，檔案管理工作很難引起管理層的足夠重視。對于檔案工作者，缺乏對檔案工作全面的思想認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作僅僅是對工程設(shè)計圖紙（藍(lán)圖）、計算書、各類重要資料等檔案進(jìn)行技驗(yàn)、核對、歸類、存檔，是一類簡單機(jī)械的管理工作，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營沒有實(shí)際效益。

（二）檔案管理技術(shù)落后。企業(yè)檔案部門主要管理以紙質(zhì)為載體的檔案，管理電子檔案為輔。近幾年，部門逐步將數(shù)字化信息化技術(shù)引入工作中，盡管已經(jīng)做了大量檔案電子化工作，比如通過掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)圖紙轉(zhuǎn)換為電子圖紙，減少藍(lán)圖的收集存檔并擴(kuò)大電子檔案文件的存儲，增設(shè)自動化辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中檔案模塊等工作，仍舊不能完全實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，在實(shí)體檔案和電子文件的管理中均有管理漏洞。

（三）檔案人員綜合素質(zhì)低。檔案部門的工作人員大多不是專業(yè)檔案出身，存在專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)、專業(yè)技巧不夠完善、接受新知識的觀念不積極等現(xiàn)象，新的法律法規(guī)及規(guī)章制度不能及時應(yīng)用到工作中，容易造成工作效率低、服務(wù)質(zhì)量低等問題。此外，由于人員長時間機(jī)械化工作，缺乏積極性、創(chuàng)造性。

二、檔案精細(xì)化管理的措施

（一）檔案制度的精細(xì)化。檔案制度的精細(xì)化是指精細(xì)化的檔案管理政策、相關(guān)的法律法規(guī)及管理制度等方面的精細(xì)化。首先在《檔案法》的規(guī)范下，制定出完善可行的適合本企業(yè)的檔案管理制度，并保證其在工作中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化。比如，企業(yè)檔案管理部門針對工作中工程文件、圖紙等收集歸檔不及時、不認(rèn)真的現(xiàn)象，甚至現(xiàn)場的文控檔案資料、建設(shè)項(xiàng)目檔案、工程監(jiān)理檔案流失等現(xiàn)象，針對這些現(xiàn)象制定相應(yīng)的管理規(guī)范，能夠避免工作的漏洞，做到精細(xì)化管理。此外，隨著檔案工作信息化的推進(jìn)，面對紙質(zhì)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)安全等情況的出現(xiàn)，及時擬定和更新對應(yīng)的規(guī)范制度。工作中對制度進(jìn)行精細(xì)化管理，強(qiáng)化檔案管理，提高檔案的管理效率。

（二）檔案管理的精細(xì)化。檔案管理的精細(xì)化包括技術(shù)的精細(xì)化和檔案流程的精細(xì)化。檔案技術(shù)的精細(xì)化是指不斷加強(qiáng)的新技術(shù)、數(shù)字信息化建設(shè)。近年來，企業(yè)檔案資料部門逐步引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，如多功能打印機(jī)、藍(lán)圖曬圖機(jī)、掃描儀、光盤刻錄儀等。其中，部門把OA系統(tǒng)看成實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的一種有效途徑，通過OA系統(tǒng)這種精細(xì)化辦公方式，能夠有效實(shí)現(xiàn)各部門以及本部門內(nèi)部的協(xié)作和溝通，提升了檔案管理的實(shí)效性、便捷性。此外，部門還引入ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系等先進(jìn)的管理方法，使檔案工作更加規(guī)范化、體系化、安全化、人性化。檔案流程的精細(xì)化主要分為兩部分，實(shí)體檔案管理和電子文件流程的精細(xì)化。實(shí)體檔案主要包括文書檔案、財務(wù)檔案、工程檔案的技驗(yàn)、歸檔保存等工作環(huán)節(jié)，通過在每一環(huán)節(jié)制定實(shí)施辦法和規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。而電子文件的精細(xì)化管理更加注重精細(xì)化的流程，細(xì)化流程中的操作過程、業(yè)務(wù)范圍、操作安全等方面，可以實(shí)現(xiàn)減輕工作負(fù)擔(dān)、提高工作效率、節(jié)約辦公時間等效果。比如，部門逐步細(xì)化現(xiàn)有的流程單以及增設(shè)了一些新的流程單，如設(shè)計任務(wù)(可研、初設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)計、專篇)完成驗(yàn)收復(fù)制發(fā)圖歸檔通知單等。隨著OA業(yè)務(wù)范圍的逐漸擴(kuò)大，員工的工作逐漸快捷高效，檔案的管理逐漸變得高效簡潔化。公司通過OA流程辦公，給員工工作帶來如下的便捷：第一，節(jié)約紙張，方便利用。在沒有實(shí)行OA流程前，申請人需下載申請表單，通過一系列簽字審批最后歸檔于檔案資料部，檔案部工作人員審核并入庫歸檔。每年這樣的申請表單不計其數(shù)，長此以往不僅消耗大量工程圖紙，而且存儲保管這些文件需浪費(fèi)大量人力物力，在推行OA辦公流程后，這些問題迎刃而解。OA平臺能夠分類管理大量數(shù)據(jù)，不僅可以快速檢索查閱入庫歸檔的資料，而且促進(jìn)實(shí)體檔案的保護(hù)，防止資料文件易碎易丟失。第二，提升工作效率、節(jié)約辦公時間。申請人為給現(xiàn)場補(bǔ)發(fā)項(xiàng)目設(shè)計圖紙，不需要親自到檔案部門查閱是否完整歸檔，只需通過OA平臺快速檢索圖紙是否已經(jīng)入庫歸檔，確定圖紙完整且歸檔的情況下發(fā)起申請流程，經(jīng)過一系列操作后最終將曬完的圖紙發(fā)往現(xiàn)場目的地。從流程申請到結(jié)束整個過程中，節(jié)約申請人大量的工作時間和精力去處理檔案是否完整歸檔、能否借閱、審批簽字等諸多事情，也不會由于部分審批人出差在外延誤審批時間，只需通過手機(jī)客戶端審批即可。此外，當(dāng)申請流程在某一節(jié)點(diǎn)發(fā)生停滯，申請人通過狀態(tài)快速查詢在哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，能夠快速、有效、準(zhǔn)確地和該環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人溝通解決，最終保證整個流程快速結(jié)束，最終提升了各個部門的工作效率。第三，辦公流程規(guī)范化、制度化。通過OA平臺操作申請流程，從表單內(nèi)容、申請流程、操作方式到工作中對應(yīng)的規(guī)章制度均是規(guī)范、統(tǒng)一的，實(shí)現(xiàn)檔案管理提質(zhì)增效的目的。

（三）員工素質(zhì)的精細(xì)化。檔案資料部對員工進(jìn)行精細(xì)化管理，主要通過進(jìn)行系列專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)實(shí)踐指導(dǎo)、思想教育的方式提高員工的綜合素質(zhì)，只有不斷加強(qiáng)員工的理論培養(yǎng)，才能在工作中探索出更多的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)更先進(jìn)的檔案管理方式。第一，增加員工外出培訓(xùn)。自2019年1月《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》實(shí)施以來，公司檔案部門積極組織員工分批參加國家檔案干部教育中心在北京、鄭州、廈門等地舉辦的培訓(xùn)班。通過不同專題的學(xué)習(xí)，員工學(xué)習(xí)了檔案專業(yè)的新理論、新技術(shù)、新方法，不斷完善個人的知識體系，強(qiáng)化崗位的創(chuàng)新能力，并將學(xué)習(xí)知識理論消化吸收再傳授給部門的其他員工。部門通過這種以點(diǎn)帶面、逐步擴(kuò)大的學(xué)習(xí)方式，穩(wěn)步提升了檔案人員的整體素質(zhì)。第二，業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐。在實(shí)際工作中，制定的規(guī)章制度、操作流程并不能完全適應(yīng)員工的工作方式，需要部門內(nèi)部以及相關(guān)部門之間逐漸磨合和探討這種工作方式，探討出最優(yōu)的工作模式，保證工作效益的最大化。第三，定崗定責(zé)。檔案精細(xì)化管理的特征在于細(xì)化過程、工作內(nèi)容、工作職責(zé)。精細(xì)化管理需要對每一位員工的工作技能以精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)來要求，保證工作的零誤差。

三、結(jié)語

檔案的精細(xì)化管理是檔案管理的基本要求，有助于檔案管理的改革和創(chuàng)新，更有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。掌握精細(xì)化的管理思維并運(yùn)用信息化技術(shù)，通過細(xì)化管理方法和流程、提升人員綜合素質(zhì)等方式，使企業(yè)的檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、精細(xì)化。