事業(yè)單位檔案信息資源共享問題及解決措施

文/洮南市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 金國輝

通過對檔案進(jìn)行有效的分析，能夠幫助有關(guān)部門進(jìn)一步了解各個(gè)行業(yè)的發(fā)展歷程，并據(jù)此對其未來的發(fā)展進(jìn)行研究與探討。因此，事業(yè)單位的檔案信息管理工作十分重要，為了促進(jìn)其發(fā)展，了解其實(shí)際發(fā)展中的不足并改善和提高十分重要，能夠促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息管理的重要性

事業(yè)單位在帶動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面有著重要意義，是發(fā)展社會(huì)經(jīng)濟(jì)的重要保障。事業(yè)單位檔案信息資源管理工作的重要性是不可忽視的，能夠?yàn)樾袠I(yè)的健康發(fā)展提供有效的指引，承擔(dān)著事業(yè)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)繁榮的責(zé)任。在發(fā)展過程中，進(jìn)行檔案信息的有效管理可能會(huì)碰到各種各樣的阻礙，需要事業(yè)單位運(yùn)用合理的措施進(jìn)行完善，從而提供更好的服務(wù)。同時(shí)該工作擁有著先進(jìn)的文化精神，不僅能夠?qū)⒄_的思想融入各相關(guān)部門的發(fā)展歷程中，還能夠?qū)⒏鞑块T的關(guān)系進(jìn)一步拉近，發(fā)揮其社會(huì)責(zé)任。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)為了不被市場淘汰，逐漸針對市場環(huán)境的變化以及自身的發(fā)展情況，進(jìn)行一系列的改革，事業(yè)單位檔案信息資源管理的重要性逐漸凸顯，為了適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需要，將其存在的不足運(yùn)用科學(xué)的措施解決，實(shí)現(xiàn)管理方法上的優(yōu)化是十分必要的。

二、事業(yè)單位檔案信息共享中存在的問題

（一）缺乏完善的管理體系。最近幾年，事業(yè)單位的工作逐漸引起了廣泛關(guān)注，但相關(guān)單位尚沒有制定健全的管理制度，使我國檔案信息共享管理工作存在諸多不足，沒有產(chǎn)生預(yù)期的效果。尤其在實(shí)際工作過程中，由于相關(guān)人員的管理形式落后，給后面監(jiān)督、審查等工作造成困難，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案信息資源共享工作的開展。另外，一些管理者為了壓縮時(shí)間，減少投入，沒有合理履行其義務(wù)與責(zé)任，使檔案管理工作的質(zhì)量無法得到保證。因此，對事業(yè)單位進(jìn)行管理體系的完善十分必要。

（二）人員問題。人員作為企事業(yè)單位發(fā)展的主導(dǎo)力量，同樣需要引起足夠的重視，但是在事業(yè)單位檔案信息資源的管理過程中，存在一些與人員相關(guān)的問題。一方面，由于部分工作者在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中對于檔案信息管理方面工作的忽視，導(dǎo)致越來越多的管理人員漸漸失去工作的積極性，能夠持續(xù)留在其中發(fā)揮有效作用的管理人員越來越少；另一方面，很多相關(guān)檔案信息管理人員綜合素質(zhì)不高，管理水平不能滿足要求，甚至很多員工在正式上崗前沒有參加過系統(tǒng)的培訓(xùn)，無論是專業(yè)知識(shí)還是工作技巧都有待提升。

（三）硬件設(shè)備落后。雖然已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，但是一些事業(yè)單位在檔案信息資源管理中依舊效率不高，主要原因是信息化技術(shù)的利用水平較低，甚至一些事業(yè)單位還在沿用傳統(tǒng)落后的信息資源管理方法，沒有對新技術(shù)的運(yùn)用引起足夠的重視，即使購入新型的設(shè)備也常常處于閑置的狀態(tài)。另外，在檔案信息管理中涉及打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，由于過于陳舊落后，不利于文件的保存。因此，硬件設(shè)備方面的改善與處理工作成為制約事業(yè)單位信息資源共享發(fā)展的因素之一。

三、事業(yè)單位檔案信息資源共享問題的解決對策

（一）完善管理制度。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息資源共享工作的改進(jìn)過程中，要明確職責(zé)所在，并將其作為核心，進(jìn)行檔案信息管理工作的完善，而不是僅僅將所有的精力用于經(jīng)濟(jì)本身的提高與自身的發(fā)展，并且在完善檔案信息資源管理制度工作方面要加大重視程度。例如，可以結(jié)合時(shí)代的發(fā)展與實(shí)際情況，積極開展相關(guān)的研究活動(dòng)或是講座，為相關(guān)制度的制定以及完善工作創(chuàng)造有利的條件。要根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷進(jìn)行修正與改進(jìn)。通過與有經(jīng)驗(yàn)人員的研究與探討，能夠有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)各相關(guān)部門要積極配合管理人員整治不嚴(yán)格遵守紀(jì)律的問題，減少和避免其對整個(gè)事業(yè)單位的不利影響，將良好形象展現(xiàn)于大眾面前，得到員工的信任與支持。另外，在完善管理制度的過程中，管理人員要以身作則，在實(shí)現(xiàn)提升管理能力的基礎(chǔ)上，將發(fā)展的動(dòng)態(tài)與思想傳達(dá)給所有員工，從而使管理制度能夠在新時(shí)期發(fā)揮作用。對于管理制度的完善工作，需要管理人員與事業(yè)單位兩方面的共同支持才可以達(dá)到目的，才能更好地促進(jìn)其發(fā)展。

（二）激發(fā)人員工作潛能。發(fā)展事業(yè)單位檔案信息資源共享工作的重點(diǎn)在于培養(yǎng)其主體，也就是信息管理工作的實(shí)踐者——檔案管理人員。例如，對相關(guān)工作人員進(jìn)行正確的引導(dǎo)與教育，開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程，使他們認(rèn)識(shí)到檔案信息資源共享工作在自身發(fā)展過程中的重要性，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，轉(zhuǎn)換現(xiàn)有的一些錯(cuò)誤思想。同時(shí)接受正確引導(dǎo)，在不斷的實(shí)踐過程中完善與學(xué)習(xí)，讓信息管理人員通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的思想與發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮出真正的價(jià)值。同時(shí)不但要將先進(jìn)的管理思想充分掌握與傳播，還要在此基礎(chǔ)上對其管理方面進(jìn)行了解與分析，從而保證在實(shí)際工作開展過程中，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，便于工作任務(wù)的順利落實(shí)，能夠在達(dá)到目的的基礎(chǔ)上，團(tuán)結(jié)起來，共同為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，要注重提升管理人員的行動(dòng)力，為了不影響工作順利開展，需要保證管理人員的工作效率。當(dāng)出現(xiàn)違反相關(guān)制度與規(guī)定的行為時(shí)，要嚴(yán)格進(jìn)行處理或是制裁，使管理工作能夠繼續(xù)為相關(guān)部門的發(fā)展提供正確的指引。

（三）促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案具有重要的研究參考價(jià)值，因此，對于檔案信息的保管工作十分重要。要想實(shí)現(xiàn)這一目的，需要具備優(yōu)良的基礎(chǔ)設(shè)施，才能保障檔案能夠持續(xù)發(fā)揮其作用。為了加大事業(yè)單位檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)的力度，需要在經(jīng)費(fèi)方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂疲部梢酝ㄟ^安排專門的人員負(fù)責(zé)該方面的支出管理，使硬件的增設(shè)與完善有序合理地進(jìn)行。例如，在檔案室增設(shè)空調(diào)、除濕器、消火栓等設(shè)備以備不時(shí)之需。同時(shí)提升其防火、防蛀等能力，減少和避免發(fā)生不必要的損失，從而使事業(yè)單位的檔案管理工作更加規(guī)范，滿足國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案信息資源共享水平的同時(shí)，促進(jìn)自身的發(fā)展，為記錄各個(gè)行業(yè)的發(fā)展奠定有效的基礎(chǔ)。另外，提升檔案室的信息化建設(shè)也十分重要，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中發(fā)揮出了重要的影響，對于提升相關(guān)工作的質(zhì)量與效率很有幫助，在檔案信息資源共享中進(jìn)行科學(xué)的利用，將有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的增強(qiáng)，從而更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

（四）提升檔案信息資源管理工作的靈活性。事業(yè)單位要想繼續(xù)發(fā)揮其社會(huì)職能，需要結(jié)合市場經(jīng)濟(jì)的實(shí)際情況，進(jìn)行體制上的靈活運(yùn)用。而這一過程在時(shí)間與空間方面沒有明確的要求，并且無法實(shí)現(xiàn)有效的控制，也難以保證事業(yè)單位部門管理工作的順利發(fā)展，具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，需要謹(jǐn)慎應(yīng)用。因此，需要在這一階段適當(dāng)融入管理工作，能夠?yàn)槠涔芾矸椒ǖ母母锾峁┛茖W(xué)合理的指導(dǎo)，并幫助其通過明確發(fā)展目標(biāo)，提升服務(wù)水平。靈活改善過程中，管理工作人員要了解主要思路，而各相關(guān)部門則要適時(shí)進(jìn)行協(xié)同作用的發(fā)揮，促進(jìn)其健康發(fā)展。因此，增強(qiáng)管理工作的適應(yīng)性是十分必要的。另外，由于社會(huì)性質(zhì)已經(jīng)逐漸發(fā)生改變，與過去相比，要更加重視以人為本。提升管理工作的靈活性能夠有效促進(jìn)工作的開展，從而為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息資源共享工作對于社會(huì)的良性發(fā)展有著重要意義。因此相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)該方面的重視程度，并針對現(xiàn)階段的不足，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，運(yùn)用科學(xué)的改進(jìn)措施，提升信息資源管理工作的質(zhì)量。與各相關(guān)部門共同努力，推進(jìn)社會(huì)健康發(fā)展。