科研單位文書檔案管理途徑探討

文/山東省農(nóng)業(yè)科學院玉米研究所 楊競云

科研單位發(fā)展歷史資料記錄在文書檔案中，是單位歷史發(fā)展過程中所留下的珍貴數(shù)據(jù)，也是眾多工作者總結(jié)的寶貴工作經(jīng)驗。文書檔案主要通過圖表、視頻等形式存儲下來，這些資料能夠?qū)⒖蒲袉挝话l(fā)展情況充分反映出來。加強科研單位文書檔案管理工作，除了能夠為科研單位管理者、領導者提供決策指導以外，還有利于工作人員總結(jié)經(jīng)驗教訓，為科研單位進一步發(fā)展打牢基礎。

一、科研單位文書檔案管理的意義

科研單位文書檔案可以將人員工作情況、重要活動開展情況等翻譯出來，在對文書檔案進行查閱后，能夠掌握所有人員的工作狀態(tài)，也是科研單位人員評優(yōu)、晉升等可靠的依據(jù)。發(fā)揮出文書檔案的作用，可以有效激發(fā)科研單位工作人員的積極性，促使他們主動提高工作效率，保證高質(zhì)量完成各項工作。在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的時代，科研單位的發(fā)展備受各界關(guān)注，要想全面掌握科研單位發(fā)展歷程，需要提高對文書檔案管理的重視程度，這樣才能明確科研單位發(fā)展中出現(xiàn)的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓，促進科研單位長遠穩(wěn)定發(fā)展。

二、科研單位文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對文書檔案管理缺乏足夠重視。很多科研單位對文書檔案的作用缺乏正確的認識，在文書檔案管理中只是簡單地對部分文件進行歸檔。部分科研單位在開展文書檔案管理工作時，僅對文書作出分類、收集與保存，這樣文書檔案重要性不能體現(xiàn)出來。且一些科研單位在文書檔案管理中投入的人力與物力很少，不能保證檔案管理的合理性與規(guī)范化，導致文書檔案完整性與可靠性受到不利影響。

（二）文書檔案管理制度不完善。當前很多科研單位制定了各項文書檔案管理制度，檔案管理人員能夠根據(jù)各項條款開展文書檔案管理和分類等工作。然而從科研單位文書檔案實際情況來看，文書檔案管理制度還有待進一步完善，具體來說包括以下兩個方面：一方面，科研單位在文書檔案管理制度上存在缺陷，主要對文書檔案實行統(tǒng)一分類與管理，從而為文書檔案查詢與利用帶來了不利影響；另一方面，文書檔案目錄未形成，為檔案查找產(chǎn)生了阻礙。

（三）文書檔案管理模式比較落后?，F(xiàn)階段科研單位文書檔案管理模式顯得過于落后，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展與應用，在社會各個領域發(fā)揮著重要作用，然而科研單位文書檔案科學化與自動化水平不高。部分科研單位實行的自動化文書檔案不能滿足其要求，這樣文書檔案管理工作效率難以實現(xiàn)提升，且一些科研單位主要實行人工管理模式，在管理上顯得非常封閉，無法保證資源得到利用，為科研單位的發(fā)展帶來了不利影響。

三、科研單位文書檔案管理的策略

（一）強化數(shù)字化文書檔案信息安全管理意識。在數(shù)字化快速發(fā)展的今天，科研單位要增強數(shù)字化文書檔案安全管理意識，為檔案管理人員提供學習的機會，讓他們掌握文書檔案信息安全、保密技術(shù)等知識，將安全防范措施做到位，防止由于操作不正確引起的數(shù)據(jù)丟失與刪除等問題，這樣可以解決文書檔案信息泄露的問題?？蒲袉挝灰龊梦臅鴻n案數(shù)字化收集、處理和備份工作，讓文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范管理，保證檔案管理工作效率?？蒲袉挝灰谟布O施建設上加快腳步，提升文書檔案管理規(guī)范化水平，文書檔案作為科研單位的基礎性工作，要解決辦公經(jīng)費、辦公用房不足等問題，不斷對文書檔案管理硬件設施進行完善，并要有專門的庫房與閱檔室，保證兩室分開，達到專室專用的目的?？蒲袉挝辉诮ㄔO檔案庫房的過程中，應該保證防盜設施的完整性，并購置去濕機、空調(diào)器、滅火器和溫度計，將室內(nèi)溫濕度控制好。

（二）明確文書檔案管理工作標準。科研單位文書檔案工作有著復雜性、系統(tǒng)性和專業(yè)性特點，為了保證文書檔案管理水平實現(xiàn)提升，應該在所有工作環(huán)境與流程都細致要求，要不斷對文書檔案管理流程進行規(guī)范。在傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，工作流程缺乏明確的標準，管理人員也未嚴格執(zhí)行文書檔案管理步驟，導致文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)問題?？蒲袉挝灰虢鉀Q文書檔案管理中發(fā)生的問題，應該不斷對文書檔案管理制度進行完善，將工作標準與工作流程確定下來?？蒲袉挝灰獜膶嶋H情況出發(fā)，充分考慮到文書檔案管理工作特點，逐步制定滿足發(fā)展要求的文書檔案管理工作標準，同時在內(nèi)部做好宣傳與普及工作。這樣才能保證檔案管理人員根據(jù)制定的工作標準與流程開展工作，針對出現(xiàn)的問題及時改正，最大限度消除因問題擴大引起的問題。

（三）規(guī)范工作程序與方法。第一，在案卷上采取全面普查的方法。在查看文件時要細致，取出沒有價值的資料，這樣今后在計算機管理中可以避免信息出現(xiàn)重復，保證檔案工作效率實現(xiàn)提升。第二，復雜案卷重新整理與歸集，保證其更為規(guī)范與整齊。案卷內(nèi)容要嚴格梳理，主要解決組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷，做好細分與分類分工，把內(nèi)容相關(guān)的文件在一個檔案內(nèi)存儲。當然也要將漏填頁碼、標題未填寫清楚等案卷找出來，通過重新填寫，保證文件資料更加規(guī)范。第三，提升標題的規(guī)范性，保證檢索工作的正確開展。通常來說，工作人員應該根據(jù)檔案分類號對所需文件進行檢索，將標題進行精確的編寫，這樣搜索正確性才能提升。在開展檔案編錄工作的過程中，要保證題名編錄的規(guī)范性，將統(tǒng)一適用的標準確定下來，當成案卷的題名準則。

（四）提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。新時代科研單位文書檔案管理工作逐步成為一項綜合性、技術(shù)性較強的工作，且檔案種類不斷增多，方式也多種多樣，這讓檔案文書檔案存儲方式發(fā)生了較大改變，為了提升文書管理效率，應該在管理方式上加強創(chuàng)新。在文書檔案儲藏過程中，應該關(guān)注恒溫恒濕、避光保存等工作，避免文書檔案出現(xiàn)破損等問題。電子類文書檔案應該關(guān)注存儲條件與存儲設備質(zhì)量，最大限度消除電子設備帶來的干擾。此外，要做好檔案管理工作人員的培訓工作，促使他們的專業(yè)素養(yǎng)實現(xiàn)提升?？蒲袉挝灰M文書檔案管理工作人才，定期開展考核工作。專業(yè)檔案管理工作人員負責文書檔案管理保存工作，這樣文書檔案將有效儲存，為今后文書檔案查閱與檢查創(chuàng)造條件。

四、結(jié)語

總之，從科研單位文書檔案管理現(xiàn)狀分析可知，因為思想觀念未及時發(fā)生變化，在文書檔案管理重要性上缺乏足夠的認識，造成文書檔案管理人力、資金投入不足，制度先進性不足，無法將文書檔案借鑒作用體現(xiàn)出來。這要求科研單位將應對措施做到位，發(fā)揮出先進科學技術(shù)的作用，保證文書檔案管理更加規(guī)范化。