新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施

文/濮陽市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 田麗慧

中職院校檔案管理工作的展開，不僅關(guān)系著學(xué)生的整體發(fā)展，而且還影響著整個(gè)學(xué)校的發(fā)展水平。檔案不僅記錄了學(xué)校過去的發(fā)展歷程，而且還記錄了學(xué)校當(dāng)前的各種現(xiàn)實(shí)情況，這是學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，現(xiàn)實(shí)通常會(huì)根據(jù)學(xué)校檔案衡量院校的真實(shí)發(fā)展水平，中職院校應(yīng)重視檔案管理工作的開展，并通過采取相應(yīng)的完善措施，確保檔案內(nèi)容的豐富性、完整性、真實(shí)性和可靠性，以此來提高中職院校檔案管理工作的效率。本文針對(duì)新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施展開具體的分析與討論。

一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

通過對(duì)目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題進(jìn)行分析與了解，可在一定程度上有效幫助我們及時(shí)采取針對(duì)性的解決措施，加大對(duì)檔案管理工作開展的重視度，提高檔案管理效率，保證檔案內(nèi)容記錄的真實(shí)性，避免出現(xiàn)檔案丟失的狀況，能有效提高中職學(xué)校的整體發(fā)展水平。下面，針對(duì)目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題展開具體的分析與討論。

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視。中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通常將更多精力應(yīng)用于校園硬件設(shè)施改善以及招生和教學(xué)工作，對(duì)于檔案管理工作的展開有所忽視，這樣就導(dǎo)致檔案內(nèi)容得不到實(shí)時(shí)更新，以此也就無法發(fā)揮出檔案記錄的價(jià)值。在很多學(xué)校，檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視。此外，學(xué)校資金的缺乏導(dǎo)致對(duì)于檔案管理工作的投資力度較低，沒有配備較為完善的檔案管理設(shè)備，給檔案管理工作的展開帶來了難度。因此，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)“重教育，輕檔案”的思想是導(dǎo)致當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作開展效率低的主要原因之一。在中國(guó)教育體制中，領(lǐng)導(dǎo)的重視，意味著更多的資源投入，中職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的重視程度不夠，意味著對(duì)于檔案管理的投入明顯不足，這會(huì)限制檔案管理水平的提升。

（二）檔案管理工作中信息化建設(shè)落后。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與更新，其在各行各業(yè)都表現(xiàn)出了較強(qiáng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以簡(jiǎn)化整個(gè)檔案管理工作的開展流程，減輕工作人員的工作量，而且還能提高檔案的管理效率。但是，針對(duì)當(dāng)前中職院校的檔案管理工作而言，有相當(dāng)一部分中職院校依舊采用紙質(zhì)檔案，不僅更新以及記錄起來較為困難，而且還容易丟失。信息化建設(shè)需要在軟硬件設(shè)施方面進(jìn)行改造和提升，并且還需要配備對(duì)應(yīng)的信息化管理人才。就目前情況來看，中職院校在檔案管理方面缺乏專業(yè)化的管理人才，還未掌握新型的信息化檔案管理軟件，這樣就給檔案管理工作的有效展開帶來了難度。

（三）管理制度體系不夠完善。較為完善的管理制度體系，可以為中職學(xué)校檔案管理工作的展開提供重要的制度支撐。但是，當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理人員較少，且多數(shù)檔案管理人員是由各個(gè)任課老師兼任，而任課老師平時(shí)忙于教學(xué)工作，自然也就忽視了對(duì)檔案的有效管理。實(shí)際上，要想做好檔案管理，必須有專人專責(zé)。相當(dāng)一部分中職院校并沒有制定較為完善的管理制度體系，使得檔案管理工作的展開缺乏科學(xué)的管理目標(biāo)和正確的理論指導(dǎo)，各個(gè)部門只是對(duì)本部門的檔案進(jìn)行管理，這樣使得檔案管理缺乏體系化水平，并且很容易造成檔案的缺失。此外，每當(dāng)上級(jí)對(duì)檔案進(jìn)行審查時(shí)，學(xué)校往往會(huì)采用大量的人力、財(cái)力和物力對(duì)檔案進(jìn)行突擊完善，這樣也就給檔案記錄的真實(shí)性帶來了影響。

二、中職學(xué)校檔案管理工作的完善措施

（一）思想上正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作。要想確保檔案管理工作能夠有序展開，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作開展的重要性和價(jià)值，這樣才會(huì)投入更多的精力和財(cái)力，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平。學(xué)校的管理者還應(yīng)做好檔案管理的宣傳與推廣工作，通過開展培訓(xùn)的方式，能夠讓不同崗位的人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性并掌握檔案管理的方法和技巧，促進(jìn)不同崗位部門密切配合，確保給檔案管理工作的展開給予更多的支持和幫助。要想讓中職院校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，除了要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部門的整體重視，并提出一些具體要求，這會(huì)讓中職院校領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案管理工作。

（二）引入信息化建設(shè)的管理策略。隨著中職學(xué)校的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)量以及信息量都在不斷加大，相應(yīng)的傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案已經(jīng)無法滿足當(dāng)前中職學(xué)校的發(fā)展需求。因此，學(xué)校應(yīng)合理運(yùn)用信息化技術(shù)，避免檔案在保存的過程中出現(xiàn)丟失。而檔案管理人員在運(yùn)用信息化技術(shù)時(shí)，也應(yīng)了解當(dāng)前信息化的環(huán)境特點(diǎn)，并結(jié)合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理方式的有效創(chuàng)新，合理地調(diào)整自身的工作模式，確保能夠推進(jìn)信息化檔案管理工作的展開。此外，學(xué)校還應(yīng)制定相應(yīng)的人才引進(jìn)制度，吸引更多高質(zhì)量管理人才實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，確保檔案管理向著更加科學(xué)化和信息化的方向發(fā)展。尤其是伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，還可以為學(xué)校的管理與發(fā)展提供一些切實(shí)的依據(jù)。比如說，根據(jù)生源的地域、家庭、父母職業(yè)等情況，可以更好地進(jìn)行貧困生認(rèn)定，從而制定更有效的貧困生補(bǔ)貼政策；另外，根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)、專業(yè)志愿等，進(jìn)行課程調(diào)整等。

（三）完善檔案管理工作的開展制度。缺乏較為完整的檔案管理制度，使得中職學(xué)校檔案管理工作的展開缺乏目的性和合理性。因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)以及學(xué)校的具體發(fā)展?fàn)顩r，來制定一套較為完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理制度的制定能夠更具針對(duì)性和合理性，以此為檔案管理工作的展開奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而在完善制度的過程中，還應(yīng)根據(jù)不同檔案的管理需求，分為不同的管理部門，有效明確各個(gè)部門的管理職責(zé)，確保各個(gè)管理部門都能完成檔案的收集、管理、分類以及歸檔工作，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。此外，不同部門之間還應(yīng)密切合作，共同實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理。制度建設(shè)是長(zhǎng)期穩(wěn)定的，中職院校檔案管理制度的完善，才是推動(dòng)檔案管理事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的根本。

三、結(jié)論

不斷研究與分析新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施，對(duì)于有效促進(jìn)檔案管理工作的順利展開，提供檔案管理效率以及提高中職學(xué)校的發(fā)展水平都具有至關(guān)重要的作用。因此，我們應(yīng)首先探討與分析目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題，根據(jù)這些問題，尋找對(duì)應(yīng)的改善措施，包括從思想上正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善檔案管理工作的開展制度三個(gè)方面來有效完善中職學(xué)校的檔案管理工作，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平，以此來為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。中職院校檔案管理工作的完善，對(duì)于中職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，有著積極的意義。