文/譚旭

一、檔案管理信息化對于事業(yè)單位的重要性

我國社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用越來越廣泛，信息化已成為當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理工作越來越重視，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理仍是紙質(zhì)檔案保管模式，以人工管理為主，其人工管理工作量巨大，保管難度較高，信息的查詢、更新、調(diào)閱等管理方式相對落后，使得檔案的利用率降低[1]。

信息化管理對于提升檔案管理效率、降低檔案保管工作量以及人工成本、提高檔案的安全性以及利用率等方面具有重要作用。因此，推進事業(yè)單位檔案管理水平提升，促進事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)順暢開展，需要切實地提高檔案管理信息化水平。

檔案管理信息化可以對事業(yè)單位傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，從而提高檔案查詢、調(diào)閱、保存、共享等方面的工作效率，同時提高工作質(zhì)量，減少檔案資料丟失、破損等問題，使得檔案資料傳遞、翻閱、儲存過程更便捷，打破了檔案空間利用的局限性，保存的安全性更高，占用的空間更小，保存時間更長，檔案的利用率更高。因此，加強事業(yè)單位檔案管理的信息化水平具有重要意義。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)的認知不夠

事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容、管理流程、管理模式、管理標(biāo)準(zhǔn)都相對較為嚴(yán)格，且以重復(fù)性、周期性的工作為主，很多事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不夠，還是進行傳統(tǒng)的、單一的管理模式，很多單位仍然以人工保管紙質(zhì)檔案的管理模式為主，管理資金不足，信息化建設(shè)投入較少，信息化程度較低，對檔案管理的信息化認識還有待提升[2]。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用不全面

檔案信息化的建設(shè)不僅要加大硬件設(shè)備的投入，同時也要加大檔案管理軟件系統(tǒng)的投入。很多事業(yè)單位對檔案管理信息化的投入僅僅體現(xiàn)在形式上，只加大了信息化硬件設(shè)備的采購，但未配套管理軟件系統(tǒng)，且設(shè)備實際應(yīng)用沒有達到要求，未發(fā)揮出檔案管理信息化的優(yōu)勢，信息化技術(shù)應(yīng)用還有待提升。

（三）檔案管理信息化建設(shè)的制度體系不健全

由于各事業(yè)單位目前檔案管理信息化的進程不同，信息化建設(shè)不完備，導(dǎo)致事業(yè)單位的相關(guān)檔案信息化管理制度不完善，管理體系不健全[3]。

各單位在推進檔案管理信息化的工作中，難免出現(xiàn)流程不完善、職責(zé)不清晰、管理環(huán)節(jié)有缺陷等問題，造成基層員工在推進檔案管理信息化工作上，出現(xiàn)消極應(yīng)對的現(xiàn)象，影響檔案管理信息化水平的提升。

（四）檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)較低

事業(yè)單位檔案管理信息化的執(zhí)行效果需要憑借檔案管理人員實現(xiàn)，并且信息化管理的質(zhì)量和信息化推進的程度都與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有關(guān)系。當(dāng)前很多事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力相對較低，對檔案管理信息化的認識不夠，在信息化的操作和執(zhí)行能力上，都存在很多技術(shù)障礙，降低了檔案信息化建設(shè)的積極性，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進程。

三、提高檔案管理信息化水平的措施

（一）提高事業(yè)單位檔案管理信息化的認識

事業(yè)單位要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，采用先進的信息化管理理念，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實際情況，分析信息化建設(shè)的合理性和可行性，確保檔案管理信息化取得良好的實施效果。

根據(jù)單位檔案管理的模式和內(nèi)容，引進檔案管理信息化系統(tǒng)，保證信息化應(yīng)用在實際工作中發(fā)揮作用[4]。提升事業(yè)單位對檔案管理信息化的認識，使得全體人員了解檔案管理信息化的重要性以及未來的發(fā)展趨勢，提升員工對檔案管理信息化建設(shè)的認同與支持，加強各部門之間的協(xié)同配合，保障檔案管理信息化建設(shè)順暢進行。

（二）提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的力度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，首先，要保障信息化建設(shè)的設(shè)備物資，加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，結(jié)合檔案管理實際情況，采購檔案信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，奠定檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保障基礎(chǔ)；其次，要加大新技術(shù)的引進力度，引進滿足單位檔案管理要求的高科技設(shè)備，發(fā)揮信息化的大容量存儲特性和信息化管理的便捷性，提升檔案管理信息化水平；再次，要加強對紙質(zhì)檔案電子化、數(shù)字化、信息化格式的轉(zhuǎn)換，評估傳統(tǒng)的檔案管理模式和信息化管理模式，有計劃地進行模式過渡轉(zhuǎn)換和科學(xué)分類編碼存儲，有效提升檔案的檢索、查找、調(diào)用、共享等檔案的利用率；最后，要加強檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，及時升級網(wǎng)絡(luò)防火墻，提升檔案管理存儲安全，保障檔案管理信息化建設(shè)中檔案資料的保密性和安全性。

（三）完善事業(yè)單位檔案管理信息化的制度體系

傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足管理要求，需要引進高科技設(shè)備和管理軟件，要根據(jù)檔案管理信息化的進程，優(yōu)化和完善檔案管理制度。

建立健全檔案信息化管理制度體系，合理設(shè)置管理組織機構(gòu)，做到檔案管理信息化工作的有效運行。要按照檔案管理信息化實施的程度，不斷修訂檔案資料的管理模式、管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)等制度要求，確保檔案管理制度體系與信息化建設(shè)同步，有效指導(dǎo)檔案管理工作開展。要同步制定相應(yīng)的獎懲措施，調(diào)動員工參與信息化建設(shè)的積極性。還要查找信息化管理的漏洞，修訂檔案管理信息化的制度，不斷完善檔案信息化管理體系。

（四）提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在推進檔案管理信息化的同時，也要注重檔案管理人員技能水平、綜合素質(zhì)的提升。首先，要提升檔案管理人員的能力水平，事業(yè)單位要統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理人員的引進、管理及聘用，對現(xiàn)有管理人員進行專業(yè)技能培訓(xùn)，提高現(xiàn)有人員使用高科技設(shè)備、先進管理軟件的技能，提升對信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，加強高素質(zhì)人才的引進，打造專業(yè)的檔案管理人才隊伍。同時，還要加強檔案管理人員責(zé)任意識和安全意識的培訓(xùn)，引導(dǎo)員工注重檔案信息化管理的流程、模式、方法的學(xué)習(xí)，注重流程的順承，環(huán)節(jié)的有序銜接，提高責(zé)任意識，發(fā)現(xiàn)管理漏洞及時補位，確保檔案管理信息化工作規(guī)范嚴(yán)謹開展。