現(xiàn)代電子信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

文/河北省人民醫(yī)院 王永鋒

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，這改變了人們的生活方式，也給人們的學(xué)習(xí)、生活和工作帶來(lái)了便利。隨著醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展，電子檔案逐步取代了傳統(tǒng)的紙制檔案，醫(yī)院檔案管理逐步進(jìn)入了信息化的管理階段。在醫(yī)院的日常醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息資料，將這些信息數(shù)據(jù)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，可以有效避免傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題，提高檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。但目前我國(guó)電子信息技術(shù)還不夠成熟，使得醫(yī)院檔案的電子信息管理還存在一定的問(wèn)題和不足。因此，要完善創(chuàng)新和優(yōu)化醫(yī)院電子信息檔案管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)現(xiàn)代電子信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，使醫(yī)院檔案管理的效果得到有效增強(qiáng)。

一、在信息化背景下的醫(yī)院檔案管理綜述

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理服務(wù)的基礎(chǔ)性信息資料，它能夠?yàn)獒t(yī)院完整管理體系的構(gòu)建以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要的信息資源，使醫(yī)院能夠更好地開(kāi)展醫(yī)療服務(wù)和日?？蒲薪虒W(xué)活動(dòng)。醫(yī)院檔案是指在醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動(dòng)過(guò)程中形成的原始記錄資料，包括病歷檔案、科研檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等，具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、集成性、完整性、信息對(duì)象專(zhuān)屬性、載體形式多樣性和來(lái)源廣域性的重要特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的推廣和應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理發(fā)生了巨大的改變。電子檔案逐步取代了傳統(tǒng)的紙制檔案，醫(yī)院檔案管理逐步進(jìn)入了信息化階段。信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用也使醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn)。

（一）信息技術(shù)使檔案信息化管理進(jìn)一步加強(qiáng)，對(duì)檔案的管理、查詢(xún)、檢索等更為方便和快捷。信息技術(shù)的應(yīng)用讓醫(yī)院檔案工作中的信息資料的采集、管理和利用更為快速和便捷，基于信息技術(shù)的檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，使檔案信息資源更為豐富，醫(yī)院的病案、文字等能夠?qū)崿F(xiàn)快速整理和查閱，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了資源共享。醫(yī)院內(nèi)部人員可以通過(guò)構(gòu)建的檔案搜索引擎及時(shí)查閱相關(guān)信息，并將更新的資料及時(shí)傳入檔案信息系統(tǒng)中。運(yùn)用電子信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，有效減少了傳統(tǒng)檔案管理模式中人工采集整理資料的步驟，有效提高了醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）檔案數(shù)字化管理豐富了醫(yī)院檔案信息的存儲(chǔ)載體和信息資源，使檔案管理中的各項(xiàng)作息資料搜集更加全面。隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子化檔案逐步取代了紙質(zhì)檔案，電子信息技術(shù)將檔案資料的搜集、傳輸及運(yùn)用構(gòu)建成一個(gè)連接整體，使檔案信息資料更加全面、準(zhǔn)確，也更具時(shí)效性，有效減少了檔案管理的環(huán)節(jié)步驟，節(jié)約了管理時(shí)間和成本。

（三）電子信息技術(shù)擴(kuò)展了檔案的服務(wù)范圍，使檔案記錄載體更加多樣化。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，使檔案的服務(wù)范圍得到進(jìn)一步擴(kuò)大和提高，信息資料也更加全面。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了有效的共享，增加了信息量的同時(shí)，也使信息資料記錄載體和形式更加多樣化。不再局限于單一的文字記錄，加入了圖像、音頻、視頻等多媒體新型記錄，使醫(yī)院檔案信息內(nèi)容更加豐富，形式更加靈活和多樣化。讓醫(yī)務(wù)人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)時(shí)能夠明晰檔案資料的情況，獲取到更為完整、更加完善和全面的檔案資料。在檔案管理中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，更能適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的新要求，使醫(yī)院檔案管理措施更加優(yōu)化，也使檔案能夠?yàn)楦噌t(yī)務(wù)人員服務(wù)，檔案的利用率得到了大大提升，有效促進(jìn)了醫(yī)院的發(fā)展。但是在采用電子信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，需要注重采取有效措施，提高信息的安全性與保密性。

二、運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)管理醫(yī)院檔案的重要意義

隨著醫(yī)院的發(fā)展，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，需要利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行歸檔和處理。電子檔案涵蓋內(nèi)容廣泛，是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要平臺(tái)。在醫(yī)院檔案管理中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)及大數(shù)據(jù)信息技術(shù)等現(xiàn)代電子信息技術(shù)具有重要意義。

首先，現(xiàn)代信息技術(shù)可以讓醫(yī)院檔案管理信息化水平得到有效提升，使患者、設(shè)備、科研、教學(xué)類(lèi)信息得到有效管理。檔案信息覆蓋了醫(yī)院醫(yī)療工作的各個(gè)方面，涉及多個(gè)種類(lèi)的內(nèi)容，范圍廣、數(shù)量多，管理起來(lái)有一定的難度。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展需要，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)及大數(shù)據(jù)信息技術(shù)等現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，有效解決了這些檔案管理中的問(wèn)題。檔案管理人員要提高自身專(zhuān)業(yè)能力，熟練且有效地運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，對(duì)各類(lèi)檔案信息資料進(jìn)行及時(shí)更新和處理，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。記錄準(zhǔn)確的電子信息檔案資料可以方便醫(yī)生和患者隨時(shí)獲取和查詢(xún)，可以讓雙方都及時(shí)了解醫(yī)療過(guò)程中的各項(xiàng)診斷資料，為進(jìn)一步醫(yī)療診治提供充分的資料，從而有效改善和推動(dòng)醫(yī)患關(guān)系，累積醫(yī)院在公眾中的口碑，提高醫(yī)院在社會(huì)中的好感度和知名度。

其次，運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)管理醫(yī)院檔案，可以有效提高檔案管理工作效率。醫(yī)院是一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu)，涉及多個(gè)部門(mén)和崗位，要想管理好各個(gè)部門(mén)的檔案信息，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人工成本。加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作的信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)各部門(mén)不同類(lèi)型和內(nèi)容的檔案進(jìn)行集中整理和管理，可以有效減少檔案整理時(shí)間和人工成本，提高信息的錄入速度，使檔案管理人員能夠更快速地完成檔案的整理和歸檔。

最后，通過(guò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以將患者的各項(xiàng)信息進(jìn)行規(guī)范化管理，為醫(yī)患關(guān)系建立良好的信用平臺(tái)，構(gòu)建更為和諧的醫(yī)患關(guān)系。以信息技術(shù)為手段建立的醫(yī)院電子檔案，可以使各類(lèi)信息的收集、整理更為迅速，查詢(xún)起來(lái)也更為方便。而且信息內(nèi)容也更為完整和準(zhǔn)確，讓醫(yī)生在治療時(shí)能夠快速全面地了解患者的信息，采取更有效的治療方式對(duì)患者進(jìn)行診療。病人也可以通過(guò)電子檔案及時(shí)了解自己醫(yī)療過(guò)程中的所有信息，也為解決醫(yī)患糾紛提供證據(jù)支持。

此外，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行管理還可以及時(shí)了解藥品、醫(yī)療設(shè)備等信息，提升藥品和醫(yī)療設(shè)備的管理效率，為醫(yī)院的藥品和設(shè)備采購(gòu)以及設(shè)備的管理維護(hù)提供及時(shí)的信息資料支持。從而使醫(yī)院減少了很多不必要的支出，促進(jìn)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)整體發(fā)展。

三、現(xiàn)代電子信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

目前，醫(yī)院在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)建立了電子檔案，也建立了一系列的管理機(jī)制和配套的規(guī)章制度。同時(shí)也通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)了檔案資源的信息共享，但在醫(yī)院檔案管理工作中，依然還存在一定問(wèn)題需要解決。

（一）管理觀念落后意識(shí)不足。隨著醫(yī)療改革和醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理工作也越來(lái)越復(fù)雜，但目前一些醫(yī)院還缺乏現(xiàn)代檔案管理觀念，運(yùn)用電子信息技術(shù)取代傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行醫(yī)院綜合檔案管理的意識(shí)還不夠強(qiáng)，忽視了信息技術(shù)對(duì)檔案管理的作用，也缺少相關(guān)的信息網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，使得檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視。檔案管理人員的信息化管理意識(shí)也比較弱，且信息技術(shù)能力也有待提升。在檔案管理工作中，檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的能力也比較低，不能很好地運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行完善的管理。

（二）醫(yī)院電子信息設(shè)備不夠先進(jìn)，信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)也不到位。很多醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的高度重視，不能看到其在醫(yī)院檔案管理和醫(yī)院發(fā)展中的重要作用。因此，在醫(yī)院檔案管理中對(duì)電子信息設(shè)備的配置和更新還比較落后，往往采用一些性能和配置都比較低端的設(shè)備作為檔案信息化管理的設(shè)備，這嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)，使醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用都受到了一定的影響，不利于醫(yī)院檔案管理信息化水平的提升。

四、現(xiàn)代電子信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）建立科學(xué)合理的檔案管理信息化的管理機(jī)制。醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要性，大力推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的功能多樣性和便捷性，加強(qiáng)檔案工作的信息化管理。并制定科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的醫(yī)院檔案信息化管理制度，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)收集、整理、歸檔以及科學(xué)、準(zhǔn)確地分類(lèi)，確保電子信息檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，充分利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，做好醫(yī)院檔案工作的管理和監(jiān)測(cè)，使檔案管理工作能夠順利、有效開(kāi)展。

（二）加大硬件設(shè)施建設(shè)，完善計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺(tái)。醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理所需的電子信息設(shè)備等硬件設(shè)施的投入，將各種用于記錄和整理醫(yī)院檔案信息的硬件設(shè)備配備齊全，并以醫(yī)院檔案管理的實(shí)際和未來(lái)發(fā)展的需要為出發(fā)點(diǎn)，及時(shí)更新設(shè)備，及時(shí)檢查和定期維護(hù)硬件設(shè)備的性能，對(duì)不能夠滿(mǎn)足檔案管理需求的設(shè)備要及時(shí)淘汰。同時(shí)醫(yī)院還要最大限度地將電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，建立體系嚴(yán)密、功能強(qiáng)大的檔案信息管理系統(tǒng)，積極創(chuàng)新檔案管理模式，通過(guò)信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的共享。

（三）提高人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)化程度。在檔案管理工作中，要注重檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，組建一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的專(zhuān)業(yè)化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，并對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)水平和操作能力培訓(xùn)，以此提高檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而進(jìn)一步提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理要樹(shù)立現(xiàn)代化和信息化的管理理念，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)來(lái)提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。