事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理探討

晁瑩

青海省西寧市湟源縣林業(yè)和草原局 青海西寧 812100

1 事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理的作用

檔案管理是事業(yè)單位管理工作之中不可或缺的一環(huán)，也是提高事業(yè)單位管理工作效率的基本途徑，同時(shí)也是回顧事業(yè)單位歷史發(fā)展的見證。檔案管理有助于維持事業(yè)單位檔案的真實(shí)性、完整性，較為全面的展現(xiàn)事業(yè)單位在不同歷史階段的風(fēng)貌以及發(fā)展?fàn)顩r。此外，檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，也是當(dāng)前事業(yè)單位管理改革的必經(jīng)之路，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位不同歷史時(shí)期的工作成果做出總結(jié)，并為事業(yè)單位未來的發(fā)展提供參考[1]。

事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理發(fā)展，是單位領(lǐng)導(dǎo)對于單位管理質(zhì)量重視的表現(xiàn)。對此，事業(yè)單位應(yīng)定期革新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的模式化創(chuàng)新，較為真實(shí)的反映事業(yè)單位的整體發(fā)展歷程以及階段性成果，為事業(yè)單位的持續(xù)化發(fā)展提供動力，從而發(fā)揮事業(yè)單位在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)之中的重要作用。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作之中所遭遇的問題

2.1 檔案管理工作的重視度偏低

目前，在事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理工作的重視度有待提升。這一問題主要表現(xiàn)在檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展滯后，管理理念同時(shí)代發(fā)展相悖。在檔案管理的實(shí)際工作中，不少檔案管理員工未能貫徹檔案管理工作 “不丟失、不損害、不泄密” 的基本原則，對于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義以及歷史作用也沒有一個清晰的認(rèn)識，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案的價(jià)值無法得以發(fā)揮。

2.2 檔案管理員工綜合素質(zhì)較弱

由于事業(yè)單位檔案管理工作逐漸趨于復(fù)雜、困難，對于檔案管理員工的專業(yè)化水平提出了更高的要求。目前，我國部分事業(yè)單位檔案管理員工普遍存在經(jīng)驗(yàn)不足、專業(yè)知識匱乏等問題，難以勝任檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，部分檔案管理員工在實(shí)際工作之中缺乏責(zé)任感，對待工作敷衍了事，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出混亂、無序、低效的亂象。雖然，我國部分事業(yè)單位早已實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化發(fā)展，不過由于檔案管理人員專業(yè)化信息技術(shù)能力偏低，無法熟練使用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行收集、篩選、分類以及歸檔。

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全是當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位管理工作之中所存在的問題。事業(yè)單位檔案管理工作人員的編制受限，兼職人員偏多，且流動性較大。僅靠入職時(shí)的幾次技術(shù)性培訓(xùn)，無法提高兼職檔案管理人員的專業(yè)化水平，布置給兼職管理人員的工作多數(shù)也難以完成。此外，在實(shí)際工作之中，許多檔案管理工作人員不僅未能按照要求學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件，對于業(yè)務(wù)制度內(nèi)容也缺乏全面了解，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展困難重重[2]。

3 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化發(fā)展的幾點(diǎn)建議

3.1 提高對于檔案管理工作的重視度

事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展，有賴于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員的重視。明確檔案管理工作的職責(zé)以及內(nèi)容，對于推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展意義重大。事業(yè)單位可嘗試將檔案管理工作納入單位日常管理工作范疇之內(nèi)，對檔案管理工作的重要性予以宣傳，使單位內(nèi)部形成一種重視檔案管理，積極參與檔案管理的氛圍。除此之外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視對于檔案管理技術(shù)的革新，定期組織檔案管理專業(yè)化知識的學(xué)習(xí)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)及技術(shù)，為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展提供硬件支持。

3.2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)化素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，需要一批具備專業(yè)化檔案管理素養(yǎng)的員工。因此，事業(yè)單位需定期對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化知識以及技術(shù)水平，使檔案管理工作人員熟悉檔案管理制度，能夠遵循檔案管理的基本規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化發(fā)展。再者，事業(yè)單位也要注重對于檔案管理工作人員職業(yè)道德以及政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，樹立起良好的職業(yè)觀念以及社會責(zé)任感。最后，在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位應(yīng)著力加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，以此推動事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 健全檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，建立在標(biāo)準(zhǔn)化制度之上。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著手健全檔案管理制度，逐步形成規(guī)范化管理流程，對于檔案管理工作之中的各個環(huán)節(jié)，均予以明確的規(guī)定。通過規(guī)范化制度對檔案管理工作人員的行為進(jìn)行約束，避免人為因素對于事業(yè)單位檔案管理工作所造成的負(fù)面影響。此外，事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)制度應(yīng)當(dāng)始終保持鮮明的時(shí)代性，切實(shí)做到與時(shí)俱進(jìn)，逐步完善檔案管理制度的相關(guān)內(nèi)容。除上述措施之外，事業(yè)單位也需建立檔案管理監(jiān)管制度，對于單位內(nèi)部檔案管理工作人員的違規(guī)行為予以適度監(jiān)管，以推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展尚有漫長的路要走，既離不開單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員的支持，也有賴于專業(yè)化知識體系以及信息化技術(shù)的支撐，同時(shí)更需要標(biāo)準(zhǔn)化制度提供強(qiáng)大的保障。希望本文所提出的些許建議，能夠?yàn)閺V大事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供一定參考，以實(shí)現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。