黨立萍

黑龍江省海倫市衛(wèi)生健康宣傳服務(wù)中心 黑龍江海倫 152300

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國各項(xiàng)改革不斷進(jìn)行，社會(huì)主義發(fā)展水平不斷提高，因此，對(duì)檔案管理工作水平提出了更高的要求，這就需要相關(guān)部門進(jìn)行及時(shí)以及系統(tǒng)化的提供相應(yīng)的檔案資料，以此對(duì)工作需求予以滿足。文書檔案作為一項(xiàng)重要的檔案資料，在實(shí)際社會(huì)發(fā)展中，被人們所需要，因此其保管以及管理是十分重要的。針對(duì)文件資料的收集在文件歸檔中對(duì)其質(zhì)量提高意義重大，以此對(duì)文書檔案管理水平予以提高?，F(xiàn)階段，其文書檔案管理工作中依然存在一定問題亟待解決，對(duì)管理工作開展起到相應(yīng)的阻礙作用。

1 關(guān)于文件資料的完整性分析

1.1 關(guān)于收集分析

針對(duì)收集歸檔的資料需要滿足一定條件，可以記述以及反映單位職能活動(dòng)，并且存在查考價(jià)值的文件，需要進(jìn)行保存歸檔，以此保證文件資料的完整性。但是在實(shí)際收集過程中，需要注意收集工作需要全面化，并且對(duì)收集重點(diǎn)予以突出[1]。在實(shí)際歸檔工作進(jìn)行過程中，不同單位的職能性質(zhì)以及任務(wù)并不相同，因此形成的文件材料也并不相同，因此需要結(jié)合實(shí)際情況，以及相關(guān)文件形成的特點(diǎn)，以此制定具有系統(tǒng)性以及合理性的歸檔范圍和收集特點(diǎn)，文件資料需要保證不重復(fù)，不遺漏，以此為其具體發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 關(guān)于文件收集規(guī)律分析

相關(guān)工作人員在對(duì)文件進(jìn)行收集時(shí)，對(duì)單位以及單位工作性質(zhì)予以了解，其中主要涉及部分為工作職能以及工作任務(wù)等，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行的主要活動(dòng)以及文件產(chǎn)生來源等相關(guān)程序，都需要進(jìn)行詳細(xì)掌握。在具體收集過程中，需要注意一部分文件收集形式，也就是將沒有通過收發(fā)文等級(jí)的內(nèi)部文件資料進(jìn)行收集歸檔，保證文件歸檔的完整性，以此提高歸檔文件的質(zhì)量。

1.3 關(guān)于宣傳分析

通過對(duì)收集工作的宣傳，提高相關(guān)工作人員的意識(shí)，以此對(duì)這一工作的開展予以重視[2]。文件收集工作涉及范圍較廣，具有較高的難度，通過文件形成規(guī)律以及相應(yīng)特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行更加主動(dòng)的收集，并且相應(yīng)的檔案工作部門需要進(jìn)行有效整理，對(duì)資料使用人員予以滿足，進(jìn)行更加有效的宣傳。與此同時(shí)，需要進(jìn)行針對(duì)性的政策宣傳，對(duì)不同部門的收集工作認(rèn)識(shí)予以提高，以此對(duì)其檔案意識(shí)予以增強(qiáng)，并且積極加入到收集工作中。

2 關(guān)于歸檔工作工作原則分析

2.1 關(guān)于傳統(tǒng)化文書歸檔工作相關(guān)問題分析

使用傳統(tǒng)化文書歸檔，其立卷思想存在差異性，并且相應(yīng)的工作量較大。相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)以及工作理解等會(huì)存在差異，使用不同的組卷方法，在實(shí)際使用上存在難度，并且立卷程序較為復(fù)雜，具有較大的工作量。使用以往的歸檔管理方法，其案卷標(biāo)題的擬定存在復(fù)雜化，在多件資料存放于一個(gè)案卷中，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化以及簡明化概括是十分困難的[3]。在這一過程中，立卷人的思想并不同，因此案卷標(biāo)題也存在多樣性，后續(xù)工作開展具有難度。使用傳統(tǒng)化歸檔方法，不方便插卷，在文件收集不齊或者是存在漏交情況時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)插卷的情況出現(xiàn)，但是使用這一方式，只能通過拆卷之后，對(duì)這些文件進(jìn)行重新排列，難度較大，并且極為繁瑣。

2.2 使用文件式文書歸檔優(yōu)勢分析

這一工作模式的使用，對(duì)相關(guān)工作人員的工作難度予以降低，大大提高工作效率，并且這一方式較為簡潔，使用較為簡單，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦理，隨時(shí)歸檔，因此會(huì)大大降低工作人員的工作量，通過將集中立卷轉(zhuǎn)化為平時(shí)整理，對(duì)積存文件進(jìn)行更加有效的整理[4]。使用這一方法可以進(jìn)行更加有效的插卷，針對(duì)一些已經(jīng)整理完畢的案卷，在存在漏存的文件時(shí)，進(jìn)行補(bǔ)充歸檔，并不需要進(jìn)行重新整理，將文件插入至適當(dāng)位置，之后對(duì)檔案目錄進(jìn)行相應(yīng)的修改就可以實(shí)現(xiàn)。使用效率較高，通過 “件” 作為單位進(jìn)行有效管理，使用人并不會(huì)存在沖突，并且在查閱文件過程中，具有準(zhǔn)確性，在實(shí)現(xiàn)復(fù)制時(shí)，也不需要進(jìn)行相應(yīng)的拆卷，復(fù)制效果較好，這一方式的使用也能夠減少文件在實(shí)際使用過程中的磨損程度。但這一方式的使用也存在相應(yīng)的弊端，極易造成散失，不利于管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件只有一頁的情況下，出現(xiàn)丟失的情況，并且實(shí)現(xiàn)文件提取過程中，會(huì)導(dǎo)致卷中帶出文件，在歸還時(shí)，需要保證準(zhǔn)確性，避免對(duì)之后的使用造成影響[5]。在進(jìn)行手工檢索過程中，利用較為復(fù)雜，實(shí)施 “件” 管理，導(dǎo)致其歸檔過程中需要使用計(jì)算機(jī)予以管理，因此文檔實(shí)現(xiàn)一體化，實(shí)施手工管理過程中，文件數(shù)量過多的情況下，會(huì)造成相應(yīng)的困難。

3 結(jié)語

使用傳統(tǒng)化的立卷方法，對(duì)于時(shí)代發(fā)展需要并不能予以適應(yīng)，并且實(shí)施改革之后的文書立卷方法需要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)并不能實(shí)現(xiàn)全面普及，一些單位文書的檔案管理工作并沒有配置相應(yīng)的硬件設(shè)備，因此使用文書立卷方法需要符合其工作原則，以此對(duì)文書檔案的質(zhì)量予以保證。針對(duì)文書檔案立卷歸檔，對(duì)其相應(yīng)管理關(guān)系予以處理，從根本上提高文件撰寫的水平，加強(qiáng)工作人員工作素質(zhì)的培養(yǎng)，簡化查找難度，對(duì)其實(shí)際利用影響予以擴(kuò)大，滿足社會(huì)針對(duì)檔案使用需求。