事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

郭建林

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作十分重要，其檔案機(jī)構(gòu)是事業(yè)單位信息的匯集點(diǎn)，擁有事業(yè)單位工作的重要信息資源，與事業(yè)單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)息息相關(guān)，影響著事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位要想推進(jìn)檔案工作，就應(yīng)認(rèn)真對(duì)待工作中存在的問題，提出相應(yīng)的優(yōu)化路徑，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

引 言

為了不斷提高事業(yè)單位檔案管理水平，要重視提高優(yōu)化能力，在優(yōu)化過程，要重視樹立正確的檔案管理意識(shí)，從而才能不斷落實(shí)檔案管理機(jī)制，通過實(shí)踐研究，本文結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，以促使事業(yè)單位發(fā)展為根本，積極總結(jié)了如何有效的開展事業(yè)單位檔案管理工作，希望分析能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供高效的檔案服務(wù)。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理手段過于傳統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理工作往往依托于紙質(zhì)檔案，并進(jìn)行人工管理。雖然這種管理方式有一定的優(yōu)勢(shì)，但隨著時(shí)代的發(fā)展，在現(xiàn)代化辦公手段已經(jīng)普及的今天，不符合社會(huì)的發(fā)展需求。目前許多事業(yè)單位固守傳統(tǒng)檔案管理工作模式，沒有一套現(xiàn)代化的檔案管理模式，缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備支持，采取傳統(tǒng)的人工管理，工作效率低下，還容易出現(xiàn)工作失誤，讓事業(yè)單位的檔案信息丟失或者泄露，給事業(yè)單位帶來了一些麻煩。

（二）設(shè)施設(shè)備陳舊不足。一些事業(yè)單位檔案用房不足，有的無獨(dú)立的檔案庫(kù)房，有的檔案庫(kù)房面積明顯不足，有的缺乏必要的閱覽室;一些單位檔案裝具不足，或者仍然使用陳舊的檔案柜架，不利于檔案保存與長(zhǎng)久保護(hù);一些單位未能及時(shí)配備或者更新檔案信息化設(shè)施設(shè)備，檔案信息化、數(shù)字化管理的設(shè)施設(shè)備明顯不能適應(yīng)工作的需要;一些單位缺乏必要的檔案安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，檔案安全防護(hù)的技術(shù)措施明顯不足。

（三）管理人員素質(zhì)偏低。員工的工作素養(yǎng)也是影響事業(yè)單位走向管理現(xiàn)代化的重要因素之一，當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案管理工作人員并沒有相應(yīng)的工作素養(yǎng)，這就不利于檔案管理工作的發(fā)展。這些問題的存在，讓事業(yè)單位無法根據(jù)自身實(shí)際情況制訂相應(yīng)的檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，不能緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，最終只會(huì)影響自身的發(fā)展，讓檔案管理工作逐漸僵化，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，反而造成了人力等資源上的浪費(fèi)，得不償失。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

（一）改革傳統(tǒng)檔案管理模式。隨著信息技術(shù)發(fā)展及普遍應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作也必須根據(jù)技術(shù)發(fā)展，對(duì)現(xiàn)有管理模式進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)手工檔案管理向著信息化檔案管理模式發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以便更高效、更快捷地為單位決策提供數(shù)據(jù)參考，為單位內(nèi)員工提供檔案服務(wù)。而要想實(shí)現(xiàn)管理模式的改革，首先，要對(duì)事業(yè)單位已有的基礎(chǔ)管理設(shè)施與裝備進(jìn)行資金投入，建立專屬于事業(yè)單位的專項(xiàng)檔案管理平臺(tái)，通過檔案系統(tǒng)管理的方式，完成包括資源共享、管理與應(yīng)用的相關(guān)工作，同時(shí)還可以為每一個(gè)檔案制定編碼，提升借閱、使用的相關(guān)效率。與此同時(shí)，事業(yè)單位在檔案管理的過程中要逐步完成紙質(zhì)化檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)變，通過多種不同的設(shè)備將檔案內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使得檔案管理工作的難度不斷降低，信息化的檔案出現(xiàn)也使得使用檔案變得更為簡(jiǎn)便，獲得更好的效果。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位的檔案管理工作，從本質(zhì)上來看離不開專業(yè)、高素質(zhì)的人員進(jìn)行，而也同樣只有做好專業(yè)管理人才的優(yōu)勢(shì)工作，才能最大程度上保證檔案管理工作的意義，達(dá)到可持續(xù)化發(fā)展的目的。首先，要做好對(duì)相關(guān)人員的實(shí)時(shí)培訓(xùn)的工作。除了定期為管理人員做好專業(yè)知識(shí)的培育工作以外，事業(yè)單位還需要為專門的管理人員開設(shè)責(zé)任意識(shí)的培訓(xùn)工作，確保每一位工作人員能夠具備良好、端正的工作意識(shí)，以更高的要求約束自己在檔案管理上的工作，同時(shí)也能因此豐富檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，多加使用現(xiàn)代化的信息手段，完成對(duì)檔案管理的相關(guān)工作。為了獲得更好的管理成效，還需要在事業(yè)單位內(nèi)部組織一支專門的管理隊(duì)伍，需要有經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理的專職人員，以及具備前沿信息科技使用能力的人才所組成，共同為提升檔案管理成效發(fā)揮自己的力量，推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理制度完善工作。在事業(yè)單位檔案管理工作中，因?yàn)樯婕暗膬?nèi)容非常多，所以在整體上具有非常明顯的專業(yè)性。這就需要事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建出完善的檔案管理制度，保證在內(nèi)容方面可以滿足一定的科學(xué)化以及規(guī)范化等要求。同時(shí)，在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行實(shí)施時(shí)，還應(yīng)該將相應(yīng)的監(jiān)督管理工作進(jìn)行全面落實(shí)，并且在一定的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案管理工作情況進(jìn)行考核。對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善，通過構(gòu)建出完善的制度體系，保證檔案信息收集以及整理等工作可以實(shí)現(xiàn)順利開展，制定出科學(xué)的檔案管理工作考核方法，通過這種方式可以在一定程度上提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，有效避免各種檔案管理風(fēng)險(xiǎn)問題的產(chǎn)生。事業(yè)單位可以將內(nèi)部控制與外部監(jiān)督工作之間進(jìn)行有效結(jié)合，在此基礎(chǔ)上可以對(duì)檔案管理工作行為進(jìn)行合理約束，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作可以面向規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。

（四）將傳統(tǒng)與現(xiàn)代做法緊密結(jié)合，保證檔案信息的完整性和安全性。傳統(tǒng)檔案管理模式并不都是缺點(diǎn)，它也有其優(yōu)勢(shì)，而現(xiàn)代化的管理模式也存在一些不足之處，如果只是用現(xiàn)代化模式進(jìn)行檔案管理，也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，事業(yè)單位應(yīng)注重傳統(tǒng)與現(xiàn)代的緊密結(jié)合，保證檔案信息的完整性和安全性。事業(yè)單位在建設(shè)辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案室，將所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善管理，進(jìn)行信息的備份登記。同時(shí)應(yīng)加大投入，研發(fā)適合實(shí)際工作需要的檔案信息處理系統(tǒng)，并在每一個(gè)計(jì)算機(jī)中安裝相應(yīng)的防盜安全軟件，讓員工在工作時(shí)既可以享受現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)帶來的便利，快速進(jìn)行檔案信息的分類、處理、存儲(chǔ)和管理，提高工作效率，又能夠杜絕員工盜竊、泄露檔案信息的行為，使員工在計(jì)算機(jī)上的操作透明化，避免不當(dāng)操作。通過現(xiàn)代與傳統(tǒng)做法的結(jié)合，可以讓檔案信息有多重備份，大大提升事業(yè)單位檔案信息的安全性和完整性。

（五）構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化。一般情況下，事業(yè)單位的檔案信息十分復(fù)雜且龐大，讓有限的檔案管理工作人員去負(fù)責(zé)所有的檔案管理工作是不現(xiàn)實(shí)的，檔案管理人員更多的是對(duì)檔案信息進(jìn)行整體的處理分析，而沒有辦法滿足每一個(gè)工作人員對(duì)檔案信息的需求。這就需要事業(yè)單位努力構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，讓員工通過網(wǎng)絡(luò)就可以獲取更多的檔案信息。事業(yè)單位要讓技術(shù)型人才和檔案管理人員合作，共同構(gòu)建一個(gè)信息化檔案管理平臺(tái)，將檔案信息全部錄入其中，同時(shí)將員工信息也上傳到網(wǎng)站上，進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配。應(yīng)注意的是，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息和員工進(jìn)行權(quán)限等級(jí)設(shè)置，越重要的檔案信息需要越高的權(quán)限，實(shí)行有效的權(quán)限管理和控制。對(duì)于十分重要的檔案信息，還需要員工在信息平臺(tái)上得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的許可，才可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行查詢?yōu)g覽。

結(jié)束語

總之，在事業(yè)單位檔案工作開展過程，如何進(jìn)行合理的優(yōu)化，需要深入工作實(shí)際，不斷提高檔案管理人員專業(yè)水平，以此才能促使事業(yè)單位檔案管理更加科學(xué)、高效，希望結(jié)合以上研究，能夠進(jìn)一步保證事業(yè)單位檔案服務(wù)效率，從而為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供有效保證。

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