信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

曹倩倩

山東省聊城市茌平區(qū)檔案館 山東聊城 252100

1 信息化檔案管理概述

通過現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術在檔案管理工作中的應用，通過兩者的不斷深度融合，借助計算機對各類資料數(shù)據(jù)進行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發(fā)利用，更好地在企業(yè)發(fā)展建設中充分發(fā)揮作用。因此，在信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要改革和創(chuàng)新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設檔案管理基礎設、信息化建設細則規(guī)范化、構建資源管理平臺、開發(fā)系統(tǒng)軟件幾方面內(nèi)容。在進行檔案基礎設施建設中，需要圍繞信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的建設核心，對資源平臺進行有效構建，使國家與企業(yè)之間的聯(lián)動得以強化，從而進一步促進信息化檔案基礎管理平臺的建立，同時通過分級制以及規(guī)范化細則的建設，結合企業(yè)自身實際情況，根據(jù)國家相關法律法規(guī)，對規(guī)范標準進行制定。

2 信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1 需加強整體規(guī)劃

首先，由于全國各地的檔案管理方式都不盡相同，并且檔案的管理容易受到多方面的影響。上述問題的出現(xiàn)，導致了檔案管理工作難以出臺一個統(tǒng)一的方案來進行解決。而這些問題往往導致了檔案管理方式具有很強的不確定性。因此，可以將被分隔的部門整合在一起，這樣有利于把分散的數(shù)據(jù)和檔案信息進行集中、歸納、整理和保存。這么做會讓文件的集中性更高，如果其他部門需要利用文件，檔案管理部門就可以采用文件共享的方式來協(xié)助其進行工作。此外，可以將傳統(tǒng)的檔案管理部門建設成為數(shù)字化檔案管理部門，但是在數(shù)字化檔案建設過程當中，一定要符合當?shù)卣嚓P的規(guī)定和要求，并且當?shù)卣惨鶕?jù)實際情況適當?shù)剞D(zhuǎn)變政府職能，這樣才能與數(shù)字化檔案的建設進行更好地匹配，跟上時代發(fā)展的腳步[1]。

2.2 加強管理機制創(chuàng)新

企業(yè)管理部門要加強對檔案管理工作的重視，充分認識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，結合企業(yè)管理和教科研工作的實際需求，進行管理制度的科學完善，高效整合相關管理規(guī)范，對各個檔案工作相關環(huán)節(jié)形成科學的指導，保障管理制度的高效落實。要完善權責劃分，對工作人員的管理責任進行科學界定，提升責任意識，保障管理活動的高效推進。檔案管理工作涉及企業(yè)管理運行的各個環(huán)節(jié)，需要各個管理環(huán)節(jié)能夠按照管理制度要求進行嚴格執(zhí)行，實現(xiàn)對檔案資料的高效收集整理，保障資料信息真實性，推動檔案工作的高效開展。同時要創(chuàng)新監(jiān)管機制，對管理活動的各個環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)管，對相關數(shù)據(jù)信息進行及時的復核，保障管理規(guī)范得到貫徹落實，提升檔案管理水平。同時要創(chuàng)新監(jiān)管形式，利用信息技術手段，對檔案資料信息和相關操作流程進行全面的記錄，并進行深入的分析，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，進行針對性的制度調(diào)整，提升整體管理效率。

2.3 提升管理人員服務意識

在信息化時代背景下，企業(yè)檔案管理工作應積極轉(zhuǎn)變管理理念，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實的基礎，并在日常管理過程中，通過全新管理理念的運用，進一步促進檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。同時，管理人員應對檔案信息化管理加強重視，保持科學發(fā)展觀，并將其作為工作指導思想，使檔案管理工作與信息化技術有效融合。相關管理人員還應加強創(chuàng)新意識，對檔案資料開發(fā)利用的重要性提高認識，確保管理理念能夠更好地適應企業(yè)發(fā)展的步伐，使管理的時效性提高，使檔案資源能夠在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮價值和作用。在檔案管理工作中，提高工作人員的服務意識至關重要，其直接影響著檔案管理人員的工作態(tài)度和工作方式。檔案作為企業(yè)重大歷史事件以及經(jīng)驗總結的重要資料，有著較高的參考和保存價值，能夠為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)[2]。

2.4 需建立信息化檔案管理模式

在當前信息化時代下，一定要建立健全信息化檔案管理模式。因為，檔案工作不是一項簡單的工作，它包含了很多方面的內(nèi)容。這些繁雜的工作內(nèi)容要求檔案管理人員具有非常強的信息整理能力以及信息輸入和輸出能力。信息化檔案管理模式是一項結合互聯(lián)網(wǎng)的新型管理模式，是傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變，這也要求檔案管理人員具備很強的工作適應能力，才能順利地實現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式到現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)化。此外，還要求檔案管理人員具有一定的數(shù)據(jù)化思維和信息化思維，因而要不斷加強計算機技術和信息化意識的培養(yǎng)。

2.5 提高檔案管理人員的專業(yè)性

在對檔案管理工作進行創(chuàng)新的過程中，要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)性。在信息化時代，檔案管理人員需要具備扎實的專業(yè)技能、專業(yè)理論，同時也需要具備創(chuàng)新精神，這樣才能更好地完成檔案管理工作，并且為檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展起到推動作用。作為檔案管理人員，要及時更新工作理念與思想意識，主動學習最新的操作技能與管理知識，部門負責人必須重視檔案管理力度，定期組織人員進行業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平。同時，管理人員也需要主動與其他同事做好溝通與交流，保證各部門之間工作步調(diào)一致，提高配合度與集體榮譽感。只有這樣才能保證檔案管理工作得到真正的創(chuàng)新與發(fā)展[3]。

3 結語

在信息時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)逐漸朝著數(shù)字化的方向進行轉(zhuǎn)變，檔案收集、檢索、錄入等多項工作變得更加簡便，可以不斷提高檔案信息應用效率。在新形勢下，檔案管理可以通過信息技術進行創(chuàng)新，這不僅能夠提高檔案管理水平，而且也能有利于做好規(guī)劃，保證管理在可控的范圍內(nèi)。