郇金亮

青州市疾病預(yù)防控制中心 山東青州 262500

檔案信息化指的是利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化、自動化等。比如，軟件自動程度能代替人類完成一部分工作。由于程序是事先設(shè)置好的，不會因為精力不濟，注意力不集中等原因出現(xiàn)工作錯誤，可以輔助員工又快又好地完成檔案管理工作。

1 檔案信息化管理的作用

1.1 提升檔案管理的效率

目前部分疾控中心人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)手工人事檔案管理階段，而且大量的人事檔案管理依然處于紙質(zhì)檔案的管理層面和保存方式。人事檔案管理信息化后，系統(tǒng)可實現(xiàn)人事檔案的分類、編碼、檢索等程序性工作。在日后檔案管理中，減少人事檔案管理的工序，也就意味著每天的人事檔案管理工作能快速完成。

1.2 提高檔案管理的保密性

紙質(zhì)檔案在查閱過程中不可避免會出現(xiàn)紙張損壞，或丟失的情況，而采用信息化技術(shù)手段后，人事檔案有電子化檔案備份，被儲存在系統(tǒng)終端中，只要儲存設(shè)備不損壞，不被外力攻擊，就能長期保存。此后，當(dāng)設(shè)備性能下降，無法保證信息化系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，可將檔案轉(zhuǎn)移至其他設(shè)備中儲存。另外，基于云計算技術(shù)的信息化平臺，一般人難以破解，有較高的保密功能。只有擁有訪問權(quán)限的人員才有資格進行后臺查閱相關(guān)檔案，降低了人事檔案被偷盜的可能性。

1.3 提高疾控中心決策的科學(xué)性

傳統(tǒng)檔案管理中，人員調(diào)配會以人事檔案為依據(jù)，但由于疾控中心工作者多，很難全盤分析所有人員的情況，人員任命難免出現(xiàn)紕漏。信息化管理系統(tǒng)可幫助分析人員的過往數(shù)據(jù)，篩選出更合適的人員。比如疫情發(fā)生之時，疾控中心需快速組織醫(yī)療隊伍，收到了許多申請書，究竟選擇派誰前往，可通過查閱實驗室檢驗人員的基本情況，挑選出能力出眾，品德優(yōu)良的人員。

2 信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 信息化建設(shè)后勁不足

檔案信息化平臺的搭建，需要檔案管理人員與研發(fā)人員不斷溝通交流，對平臺進行數(shù)次優(yōu)化，很難一步到位。平臺的數(shù)次優(yōu)化過程中，會經(jīng)歷多次的改版。除了平臺的開發(fā)費用，后續(xù)平臺的維護和更新費用也少不了。然而，目前部分疾控中心往檔案信息化管理建設(shè)中投入資源不多，導(dǎo)致系統(tǒng)后續(xù)優(yōu)化工作推進不下去，使得檔案管理系統(tǒng)只能實現(xiàn)簡單的檔案分類、編寫目錄等功能[1]。

2.2 管理者不重視檔案信息化

信息化建設(shè)會遇到許多阻力，外部阻力如資金不夠，內(nèi)部阻力如人事檔案管理者不配合，抵抗情緒嚴重。破除人員的阻力，需要讓其意識到檔案信息化建設(shè)勢在必行以及重要性。但是疾控中心人事檔案管理工作一直處于服務(wù)與輔助地位，長期不被重視。因此，由于管理者不重視，舍不得往信息化建設(shè)中投入過多的資源，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)推進較慢。

2.3 缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃

目前部分疾控中心信息化建設(shè)推進不順利的原因之一，頂層設(shè)計和人事檔案的實際需求不匹配，與信息化技術(shù)水平脫節(jié)。缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，也意味著疾控中心沒有形成整體信息化布局。比如缺乏與信息化檔案工作相適應(yīng)的測評方式、考核標準等。要想真正將信息化技術(shù)融入人事檔案管理中，需要根據(jù)目前的管理水平、技術(shù)水平、經(jīng)濟情況等因素，合理規(guī)劃信息化建設(shè)工作的整體布局。

3 信息化建設(shè)的策略

3.1 加強管理者對信息化建設(shè)的認識

檔案管理不應(yīng)被邊緣化，被忽略，而應(yīng)給予高度的重視。一方面提高領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)的認識和重視。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案信息化建設(shè)，才會投入大量的資源。另一方面，協(xié)調(diào)好組織和員工之間的關(guān)系，讓其意識到信息化管理不僅對單位有利，還能大幅度提高員工的工作效率[2]。因此，疾控中心需在宣傳工作上下功夫，宣傳信息化建設(shè)的好處以及方案，讓有關(guān)人員“想建設(shè)、能建設(shè)”。疾控中心工作人員眾多，推動工作方式的改革，既要保證改革的順利，又要注意員工的負面情緒，及時消除員工的抵觸情緒。

3.2 搭建與優(yōu)化信息化管理平臺

實現(xiàn)人事檔案管理的的信息化，必須要有信息化管理系統(tǒng)。一方面，搭建平臺需要大量的資金，需申請和籌集足夠多的建設(shè)資金。疾控中心可向有關(guān)部門提交申請搭建信息化平臺資金的請示，根據(jù)疾控中心檔案工作的重點，向開發(fā)人員提交平臺功能清單，讓其對照功能清單搭建專屬的信息管理平臺。另一方面，由于信息化平臺要不定時地更新與日常保養(yǎng)，還需引進專業(yè)人士，對平臺進行日常的維護，才能夠充分發(fā)揮信息化平臺的作用。比如，隨著檔案工作越發(fā)復(fù)雜，檔案管理平臺需要請開發(fā)人員開發(fā)新功能，讓信息化平臺與時俱進。

3.3 培養(yǎng)信息化管理人員

要想精通檔案管理系統(tǒng)，需要具備計算機技術(shù)、信息管理方面的技能，還要有豐富的人事檔案管理工作經(jīng)驗，才能快速適應(yīng)人事檔案信息化管理工作。一方面，對目前身處檔案管理崗位的人員進行信息化技術(shù)培訓(xùn)，確保其能夠勝任接下來信息化檔案管理工作。每年中心應(yīng)該定期組織相關(guān)工作人員進行有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)方面知識與技能的培訓(xùn)[3]。另一方面，制定培訓(xùn)活動的獎懲機制，讓檔案管理者主動參與培訓(xùn)活動。針對培訓(xùn)活動中態(tài)度積極，學(xué)習(xí)進度快的人員，給予物質(zhì)獎勵，希望其再接再厲，爭取早日掌握信息化檔案管理技術(shù)。

4 結(jié)語

綜上所述，為保證疾控中心人事檔案管理跟得上時代的變化，將信息化技術(shù)與人事檔案管理工作進行深度融合，逐步將傳統(tǒng)人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理?？傊瑱n案信息化建設(shè)很難一步到位，需要破除內(nèi)外部的阻力，協(xié)調(diào)各方面的資源，逐步推進檔案管理信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的輔助功能，最終提高疾控中心決策的科學(xué)性。