淺談民航檔案資料的收集管理

張宇超 溫鵬飛

北京飛機(jī)維修工程有限公司 北京 100621

不管是什么類型的檔案，都要本著完整收集、簡化分類整理、方便查找和使用的原則，尤其是民航業(yè)這種規(guī)模宏大、資料復(fù)雜的行業(yè)。因為資料管理到位不僅僅是方便工作人員的日常使用和查閱，也為民航業(yè)以后的發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。但是現(xiàn)在各民航機(jī)場在建設(shè)資料管理中普遍存在的混亂、不及時等問題比較嚴(yán)重，急需人們?nèi)ソ鉀Q[1]。

1 民航機(jī)場收集建設(shè)檔案資料不完善的原因

1.1 檔案管理工作的制度不夠完善

據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前還有許多民航機(jī)場的建設(shè)檔案資料在管理中比較紊亂，缺乏嚴(yán)格的管理制度。許多工作人員和管理部門對建設(shè)檔案資料不夠重視，認(rèn)為其可有可無。所以對檔案的收集、整理、編號、存檔等工作也不夠標(biāo)準(zhǔn)化，做不到面面俱到。因此，當(dāng)飛行器遇到審核或相關(guān)維修人員想要調(diào)檔查詢的情況時，經(jīng)常出現(xiàn)找資料浪費(fèi)大量時間或者是檔案資料查找不到的現(xiàn)象。雖然當(dāng)場可以對相關(guān)人員進(jìn)行解釋，梳理出未查閱道資料的具體去向；但在我認(rèn)為，依然不是第一時間準(zhǔn)確有效的找出所需的文件資料。這些是值得檔案存儲人員進(jìn)行深度反思的。檔案室應(yīng)有更加明確的職責(zé)分工，責(zé)任應(yīng)該落實到每個人，如果責(zé)任落實不到位，工作人員不專業(yè)，制度不夠完善。這樣的民航機(jī)場的檔案資料的管理不能發(fā)揮其真實作用，起不到便于精準(zhǔn)查找的作用。也就不能更好的未生產(chǎn)保駕護(hù)航！甚至?xí)o民航的發(fā)展和創(chuàng)新帶來阻礙。

1.2 檔案資料質(zhì)量不合格

民航業(yè)建設(shè)和維護(hù)是一件大事，所以工作人員在收集建設(shè)檔案資料時要格外上心，嚴(yán)格把好文件的質(zhì)量關(guān)，確保資料的真實性。還有一些細(xì)節(jié)方面，如果工作人員不上心也可能會導(dǎo)致大的損失，例如資料文件的格式內(nèi)容是否正確，需要蓋的章是否齊全，是否存在缺頁和漏頁的現(xiàn)象等，這些都是需要工作人員在收集完后去仔仔細(xì)細(xì)地檢查的內(nèi)容。還有資料文件的形式也是需要注意的一方面，資料要講求多樣性和豐富性，工作人員過于注重收集紙質(zhì)文字資料，容易忽視視頻、錄音以及圖片等資料，而且工作人員在搜集音視頻資料時更應(yīng)該注重其質(zhì)量和真實性[2]。

當(dāng)維修人員操作中遇到困難，想要第一時間查找到歷史資料，有些可以在網(wǎng)上找到，也有很多不能，計劃部門是不是可以把每份維修文件都用電腦識別的方法，編入索引的方式，完善搜索功能。使產(chǎn)生的維修記錄能夠自動覆蓋最初的或已判定符合報廢條件的資料。以上說的是網(wǎng)上直接索引出需要的文件。如果是必須送來的紙質(zhì)文件呢? 可以想象一下如果維修檔案按照資料室提出的格式要求進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，例如從生產(chǎn)部門哪里送來之前就進(jìn)行明確標(biāo)號，不要雜亂無章，按照我們資料室提出的格式要求進(jìn)行規(guī)范管理。

1.3 檔案管理工作缺乏完善的獎懲機(jī)制

不管怎么說，民航機(jī)檔案資料管理工作確實是一項工作量巨大的工作，是一份大多數(shù)時候需要機(jī)械性操作的熟練工種，其實需要單位時不時給予相關(guān)工作人員一定的激勵。我個人認(rèn)為獎懲制度對于建設(shè)檔案管理工作是十分有必要的，獎勵機(jī)制可以激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，讓他們對收集檔案資料這項工作更加用心，要是能給一個平臺讓有獨(dú)特見解的人發(fā)揮其所長，那就更好了。

2 加強(qiáng)民航建設(shè)檔案資料收集管理的策略

2.1 完善相關(guān)的制度，提高工作人員對收集工作的重視程度

制度的不完善會使檔案資料的收集工作缺乏一個堅實的基礎(chǔ)，所以能否建立一個完善的制度，是檔案資料管理工作能否到位的關(guān)鍵和保證。首先，要熟知國家相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)，要以此為依據(jù)并結(jié)合自己的特點(diǎn)，制定自己有特色的檔案收集管理制度。其次，系統(tǒng)也要伴隨著制度的建立不斷進(jìn)行完善，一個完整的管理系統(tǒng)是提高建設(shè)檔案資料管理效率的關(guān)鍵。最后，要有可信度高的文件資料收集渠道和途徑，相關(guān)部門之間要加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，嚴(yán)格把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。盡量減少文件的上出現(xiàn)漏簽或錯簽的情況。而且，這些措施不僅對資料的收集管理工作有直接影響，還能夠引起維修工作人員對資料的重視，進(jìn)而對工作更加上心，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的收集工作。

2.2 重視培養(yǎng)專業(yè)人才，提高工作人員的素質(zhì)

許多人對檔案資料管理工作存在認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理是一件十分簡單、沒有技術(shù)含量的工作。其實這種認(rèn)識是十分錯誤的，現(xiàn)在許多高校都開設(shè)檔案資料管理專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。所以，單位在招聘人才時要提高門檻，合格的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)，同時還要考察應(yīng)聘人員的責(zé)任心、耐心等因素，確保他們?nèi)蘸竽軌驅(qū)ぷ魃闲?。此外，對于在職的檔案工作管理人員，單位要組織他們定期進(jìn)行集中培訓(xùn)，確保其專業(yè)知識能夠不斷進(jìn)步，跟得上時代發(fā)展的步伐?？傊?，工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)和綜合素質(zhì)是檔案管理工作的保證[3]。

2.3 激發(fā)管理人員的積極性

前文已經(jīng)提到了在基礎(chǔ)檔案收集管理中獎懲機(jī)制的重要性，也分析了當(dāng)下在這一方面存在的問題。另一方面，檔案的收集工作可以說是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，所以這一環(huán)節(jié)的重要性不言而喻。對于工作出色的人員要給予獎勵和激勵，不僅激勵他自己，也能夠激勵其他同事努力工作。同時，對于因工作不盡心而造成失職的人員，要根據(jù)其錯誤輕重給予相應(yīng)的懲罰，給所有工作人員一個警醒。

2.4 重視收集文件的細(xì)節(jié)，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)

資料的收集工作并非字面意思那么簡單，工作人員在收集完后，要對所收集的文件進(jìn)行檢查。檢查的內(nèi)容包括文件格式、文件內(nèi)容規(guī)范程度，公章是否完整正確，文件有無缺損，這些都是檔案收集工作的重要環(huán)節(jié)，是不可缺少的。同時，工作人員要注意撰寫公文，要高度重視資料的質(zhì)量。

總之，民航機(jī)場的大力發(fā)展是由方方面面都到位的工作組成的，而檔案資料的收集管理工作就是這所有工作中的前提和基礎(chǔ)。但是現(xiàn)在他們的建設(shè)檔案資料管理工作存在著各種各樣的問題，想要解決這些問題，就要具體分析并找到其根源，然后結(jié)合國家相關(guān)政策和民航檔案存檔本身的特點(diǎn)制定有效的解決措施。