新時(shí)期強(qiáng)化人事檔案管理得措施

王飛

荊門市文化市場綜合執(zhí)法支隊(duì) 湖北荊門 448000

1 人事檔案管理及重要性

1.1 人事檔案管理

人事檔案是人員準(zhǔn)確無誤的檔案資料，能夠反映一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷，并且反映出人在思想、業(yè)務(wù)成績、個(gè)性上的特點(diǎn)，也能夠記錄人的專長愛好，幫助用人單位對員工進(jìn)行全方位的考察。人事檔案是人力資源管理工作的基礎(chǔ)，讓用人單位能夠獲得人才的信息和數(shù)據(jù)，這樣能夠讓用人單位更好地進(jìn)行人力資源的開發(fā)，了解用人單位目前的狀況。

1.2 人事檔案管理的重要性

當(dāng)前用人單位在經(jīng)營管理的過程中，需要依照工作人員的興趣以及工作的能力合理對崗位進(jìn)行安排，這是對員工積極性進(jìn)行強(qiáng)化，讓用人單位經(jīng)營質(zhì)量提高的有效方式。在管理的過程中，對人事檔案進(jìn)行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優(yōu)秀人才的能力充分的挖掘出來，對用人單位的管理質(zhì)量提升具有很大的幫助，其次，在用人單位發(fā)展的過程中，人事檔案也是保證用人單位員工利益的基礎(chǔ)，員工的離職、轉(zhuǎn)崗、退休等都需要根據(jù)人事檔案的記錄來進(jìn)行操作，在員工工作的時(shí)候?qū)儆谠紤{證，在實(shí)際操作的過程中具有一定的法律效力[1]。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 對人事檔案管理工作的認(rèn)知不足

對人事檔案進(jìn)行管理是非?？菰餆o味的，相關(guān)人員沒有正確的認(rèn)識(shí)和了解人事檔案管理的重要性，相比于其他的人事部門檔案管理的業(yè)績和工作性質(zhì)不同，造成人事檔案管理人員在管理過程中產(chǎn)生消極的情緒；一些人事檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也沒有重視檔案管理工作，由于檔案管理只是整理文件、記錄文字，沒有技術(shù)性，所以導(dǎo)致很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法順利展開。

2.2 人事檔案管理設(shè)施缺乏

伴隨當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度進(jìn)一步加快，電子化技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，電子文本逐步代替了原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案盡管可以對單位人事的情況進(jìn)行有效的記錄，然而紙質(zhì)檔案具有很大的缺點(diǎn)，比如說，無法有效的保存紙質(zhì)材料，隨著時(shí)間的增長以及翻閱次數(shù)的增加會(huì)導(dǎo)致紙張出現(xiàn)丟失或破損等情況，當(dāng)前社會(huì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度進(jìn)一步加快，人事檔案逐步開始使用網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營管理，但是因?yàn)槟承﹩挝徊恢匾暀n案的管理，檔案管理部門沒有進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，造成很多管理設(shè)施缺乏，很多人事記錄掃描件、復(fù)印件無法有效的向網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中傳輸，造成人事檔案管理過程中缺乏準(zhǔn)確性。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高

在很多單位當(dāng)中沒有專門的檔案管理方面的人才，而從事檔案管理的人員沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，造成在檔案整理歸檔的時(shí)候沒有準(zhǔn)確性，與此同時(shí)，某些用人單位的檔案管理人員甚至沒有依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行人員的調(diào)出、接轉(zhuǎn)、退休的檔案記錄，這就造成用人單位和其他單位無法進(jìn)行協(xié)調(diào)，在員工使用檔案的過程中，某些用人單位甚至讓員工自行調(diào)檔，這會(huì)造成檔案長時(shí)間不規(guī)范、不密封等情況，某些員工還會(huì)在檔案上進(jìn)行造假，總而言之，當(dāng)前檔案管理人員的水平不高，讓人事檔案管理的水平和質(zhì)量無法提升。

3 新時(shí)期人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 推行責(zé)任管理制度

想要對人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，需要積極落實(shí)責(zé)任追究制，把人事檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，比如說在分類管理檔案的過程中，如果產(chǎn)生了分類混亂的問題，造成檔案無法被順利地查閱，就需要進(jìn)行問責(zé)，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，進(jìn)行處罰。另外，相關(guān)的用人單位一定要合理的進(jìn)行檔案室的設(shè)置，并且保證檔案室的環(huán)境大小能夠達(dá)到使用的具體要求，并且設(shè)置相應(yīng)的防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫設(shè)備，確保人事檔案管理的完整、準(zhǔn)確和安全性[2]。

3.2 推進(jìn)管理工作的信息化進(jìn)程

用人單位需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，保證人事檔案管理工作的信息化，配備相應(yīng)專門的信息化管理設(shè)備，比如電腦、打印機(jī)、掃描議等設(shè)備和相關(guān)的系統(tǒng)軟件，加強(qiáng)信息化管理，為單位進(jìn)行人事檔案管理過程中的速度化、信息化服務(wù)。并且加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)，讓操作人員的操作水平提高，防止通過手工操作的方式進(jìn)行檔案管理，讓人事檔案管理的工作水平和效率提高，以達(dá)到有效利用。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

用人單位要想加強(qiáng)人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對人才隊(duì)伍的建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質(zhì)較好、具有較強(qiáng)責(zé)任心的人員進(jìn)行人事檔案的管理。另外還需要進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)，讓檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提高。

3.4 加強(qiáng)安全管理制度

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用縮短了時(shí)空的距離，也帶來了網(wǎng)絡(luò)的安全威脅，大數(shù)據(jù)技術(shù)是以網(wǎng)絡(luò)為依托的高新技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，也帶來了很多安全隱患。這就需要管理部門制定嚴(yán)格的信息系統(tǒng)安全操作使用制度，加強(qiáng)對軟硬件設(shè)施的管理；及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行安全隱患的排查；對系統(tǒng)漏洞進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)；制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，對操作請求進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限認(rèn)證等。同時(shí)加強(qiáng)對管理人員信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，提高管理人員的安全防護(hù)意識(shí)。

4 結(jié)語

做好人社檔案管理工作至關(guān)重要，并且也要與時(shí)俱進(jìn)，要緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，才能夠使人事檔案管理工作充滿生機(jī)，推動(dòng)人社檔案管理工作的建設(shè)。但是企業(yè)及單位也應(yīng)該高度重視人事檔案管理工作，制定相關(guān)的制度和法律法規(guī)，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，從而提高人事檔案管理部門的工作質(zhì)量和工作效率，為企業(yè)及單位的發(fā)展創(chuàng)造有力的保障[3]。