衛(wèi)生信息化背景下電子健康檔案建設(shè)與管理

陳鵬

寧夏回族自治區(qū)衛(wèi)生健康委信息中心 寧夏銀川 750011

1 基于檔案管理的電子信息化管理模式應(yīng)用的作用

1.1 強(qiáng)化管理流程體系的規(guī)范性

在以往檔案管理工作中，會耗費(fèi)大量的人力物力，且因?yàn)槿藶橐蛩厮斐傻臋n案管理問題也時有出現(xiàn)，給檔案管理工作提升帶來了阻礙。而通過電子信息化管理，可以有效簡化檔案管理工作流程，促進(jìn)管理效率提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效規(guī)范，降低了人為因素的影響[1]。

1.2 共享檔案信息資源

在當(dāng)今時代，信息共享是社會發(fā)展的主要趨勢，衛(wèi)生健康行業(yè)也在進(jìn)行信息化資源共享平臺的構(gòu)建。在檔案管理中進(jìn)行電子信息化管理建設(shè)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)對檔案資源的共享利用。比如在當(dāng)下通過建設(shè)衛(wèi)生健康信息化的人力資源檔案管理平臺，就可以便于衛(wèi)生健康行業(yè)查詢所有員工的詳細(xì)信息，有效掌握員工以往的經(jīng)歷和表現(xiàn)，為衛(wèi)生健康行業(yè)選拔高素質(zhì)高質(zhì)量人才提供便利。同時通過信息化的檔案管理平臺，也可以使衛(wèi)生健康行業(yè)內(nèi)部各單位之間的溝通交流更加便利，將信息資源的價值最大化。

1.3 為決策者提供可靠信息

通過分析檔案能夠更好地掌握衛(wèi)生健康行業(yè)或者單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)營發(fā)展以及人力資源配置情況。通過電子信息化管理，可以使檔案管理工作的質(zhì)量得到進(jìn)一步保證，確保檔案資料的全面和真實(shí)，這樣就可以在衛(wèi)生健康行業(yè)制定決策或者預(yù)測發(fā)展趨勢時有所依據(jù)和有所參考，為衛(wèi)生健康行業(yè)正確決策提供有力支持。

2 基于檔案管理的電子信息化管理模式的建設(shè)措施

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案信息化素能

衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化管理任務(wù)重、工作量大，需要加強(qiáng)人員力量配備和業(yè)務(wù)素能提升。一方面，要結(jié)合衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要，加大人員招聘力度，配齊配強(qiáng)檔案信息化管理所需的人員力量。既要配足專職人員，加強(qiáng)檔案室人員數(shù)量，也要配齊兼職人員，根據(jù)衛(wèi)健系統(tǒng)內(nèi)部各業(yè)務(wù)條線檔案特點(diǎn)，推選出1名檔案兼職人員，協(xié)助本部門做好檔案收集、移交等工作，打造出衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化管理“一盤棋”工作格局。另一方面，要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，除了衛(wèi)健業(yè)務(wù)外，要針對檔案信息化所需的專業(yè)知識，重點(diǎn)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等，不斷提升信息素養(yǎng)[2]。

2.2 重視安全，加強(qiáng)檔案信息化保障

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，以及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使得衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化管理面臨著非法訪問、病毒、信息惡意篡改等非傳統(tǒng)安全因素威脅，因此，要始終把安全擺在首位，確保衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化安全。首先是完善安全制度。從衛(wèi)健系統(tǒng)檔案查詢、利用等實(shí)際，制定 《衛(wèi)健系統(tǒng)檔案安全等級保護(hù)工作指南》 等文件，用以指導(dǎo)系統(tǒng)檔案信息化安全管理工作。其次是嚴(yán)格網(wǎng)絡(luò)安全，通過防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)恢復(fù)、物理隔離等技術(shù)和手段，加強(qiáng)衛(wèi)健系統(tǒng)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全。再次，要重點(diǎn)做好電子文件安全管理，采取雙備份機(jī)制，加強(qiáng)特殊存儲介質(zhì)安全，防止因介質(zhì)損毀而導(dǎo)致檔案資料遺失等。最后是提升檔案人員的安全防范意識。要始終增強(qiáng)檔案安全意識，筑牢檔案信息化安全的思想防線，自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.3 加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在現(xiàn)階段必須加強(qiáng)硬件和軟件方面的建設(shè)，為檔案管理的電子信息化建設(shè)提供必要的條件和支撐。同時網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)是電子信息檔案管理模式運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此當(dāng)下也需要做好對網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)。首先，需要在檔案錄入過程的數(shù)據(jù)化建設(shè)中對檔案錄入和歸檔進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。其次，切實(shí)保證檔案管理的安全性，對檔案資料進(jìn)行分級，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和檔案管理規(guī)范。所有用戶在進(jìn)行檔案管理和使用的過程中，都必須完全遵循既定的規(guī)范和要求，保證檔案管理和使用的規(guī)范性和科學(xué)性，加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。

2.4 加強(qiáng)電子文件的管理，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)

電子文件受自身載體性質(zhì)的影響，容易出現(xiàn)損壞問題。將電子文件輸入計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)前，都會按照相應(yīng)的要求轉(zhuǎn)換文件，保證格式的統(tǒng)一性，這就給數(shù)字的利用和保存提供了便利。然后對那些沒有被要求輸入計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)中的電子文件，需要從中選擇有價值的電子文檔，并對其進(jìn)行整理和編輯目錄，然后借助網(wǎng)絡(luò)將其傳輸給檔案管理部門，并在信息管理網(wǎng)中設(shè)置專門用于歸檔的網(wǎng)絡(luò)專線，以此來構(gòu)建用于歸檔的專用系統(tǒng)。所有電子文件都可以借助該系統(tǒng)進(jìn)行電子文件傳輸，從而大大方便了檔案管理部門的工作。電子文件歸檔工作并不僅僅是管理部門的責(zé)任，同時與其他相關(guān)部門都有密切的聯(lián)系，所以在當(dāng)下需要協(xié)調(diào)好檔案部門、計(jì)算機(jī)管理部門和文件提供部門之間的關(guān)系，保證三者的有效協(xié)作。文件提供部門對各相關(guān)管理業(yè)務(wù)的了解都非常全面，所以在歸檔工作中占據(jù)著重要地位，肩負(fù)著鑒定工作價值的重要責(zé)任；檔案部門需要熟練掌握與歸檔相關(guān)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，充分履行統(tǒng)籌管理的責(zé)任；計(jì)算機(jī)管理部門為電子文件歸檔工作提供了有效的技術(shù)支撐和條件支撐，所以在電子文件歸檔工作中也占據(jù)著極其關(guān)鍵的地位[3]。

3 結(jié)語

檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)勢在必行，這不僅僅是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是各行各業(yè)發(fā)展對檔案管理工作的要求。只有做好檔案管理的電子信息化建設(shè)和應(yīng)用，才能更好地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案價值的充分利用，為各行各業(yè)的發(fā)展提供有效的幫助。