專題檔案利用芻議

金迪 李茜倩

摘要：專題檔案的利用是開發(fā)檔案資源、體現(xiàn)檔案價值、傳遞價值觀的有效方式。選擇專題檔案利用形式、制定專題檔案收集方案、預(yù)判專題檔案利用效果能為專題檔案的利用確定思路、優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：專題檔案;專題檔案利用;專題檔案收集

2020年頒布的新《檔案法》第三十四條提出：國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進(jìn)行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育……弘揚(yáng)社會主義核心價值觀。由此可見，加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用是檔案資源得以發(fā)揮其育人功能的有效途徑，新形勢下，社會各界對檔案“走進(jìn)視野”提出了更高的要求，面對檔案開發(fā)優(yōu)先次序、利用形式、效應(yīng)分析等問題，各級各類檔案機(jī)構(gòu)已積極行動。

從檔案開發(fā)利用的價值、效果角度出發(fā)，專題檔案因其主題鮮明且受眾共鳴性強(qiáng)可以被優(yōu)先選擇。以國家檔案局為例，其網(wǎng)站在首頁導(dǎo)航欄設(shè)有專題熱點欄目，展示12個熱點專題、3個自辦專題展覽、12個圖片視頻專題系列和鏈接上海市檔案局17個網(wǎng)上專題展覽。

專題檔案可以被定義為：圍繞一個專門研究或討論的具有重要歷史價值的社會實踐過程而收集形成的具有密切有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。具有特定事由主題和宣傳教育意義是專題檔案的重要特征，例如：南京大屠殺專題檔案、潘漢年專題檔案等。

確定開發(fā)利用的檔案范圍、形式，是專題檔案開發(fā)利用的前期步驟;有目的的收集、歸檔所需材料，是貫穿全程的工作;預(yù)判受眾群體，產(chǎn)生正效應(yīng)，是利用目的。

一、選擇專題檔案利用形式

不同的利用形式或多種利用形式結(jié)合適用于不同受眾范圍的專題檔案。例如南京大屠殺專題檔案，這類受眾范圍廣、具有民族共同性的專題檔案，使用多種形式結(jié)合的利用方式效果最佳。報紙、雜志、廣播電視等傳統(tǒng)媒體，數(shù)字雜志、數(shù)字報紙、短信、移動電視、觸摸媒體等新媒體和展覽、講座、編研都可以根據(jù)具體情況結(jié)合使用，既能全方位展示，又滿足社會不同群體的共同感知需求。受眾范圍相對較窄的專題檔案，如一個單位以內(nèi)部職工教育為主要目的建立的專題檔案，也可能會產(chǎn)生一些對外宣傳效果，但影響力不會太大。一般可采用單一的利用方式。從檔案開發(fā)利用形式被接受性、觀賞性、受眾感受度等反面考慮，舉辦檔案展覽更直觀、更有感染力，因此，會成為多種利用形式共同使用時的主要形式，和單一利用形式的首選形式，目前，展覽已成為各級檔案館發(fā)揮教育和宣傳功能的重要途徑，在擴(kuò)大檔案工作影響、提高社會檔案意識方面具有不可估量的作用。

從深入挖掘、便于流傳的角度出發(fā)，專題檔案編研更有學(xué)術(shù)價值、便于保存;從短期影響力的角度出發(fā)，微信推送、線上平臺展示等新技術(shù)手段，受眾范圍更廣，短期傳播效果最佳。

二、制定專題檔案收集方案

在實踐操作中，專題檔案的歸檔經(jīng)常沒有既定的截止時間，以即時宣傳為目的建立的重大突發(fā)事件專題檔案，如抗擊新冠肺炎疫情專題檔案，以當(dāng)?shù)刂幕z產(chǎn)為主題建立的專題檔案如蘇繡檔案，因為主題事件還沒有結(jié)束就需要開始收集歸檔，或者實踐活動和其客體會一直持續(xù)存在，所以不可避免存在“即收即歸”、“有即補(bǔ)充”的方式。作為檔案管理部門，假設(shè)已確定某一專題檔案利用客體，難免面臨該專題檔案歸檔內(nèi)容邏輯體系不全，需要補(bǔ)充的情況，也不乏專題內(nèi)重要內(nèi)容整體缺失的情況。 例如：某單位檔案部門欲根據(jù)已歸檔的專題檔案舉辦2020年“抗擊新冠肺炎疫情專題展”，展覽為宣傳“抗疫”精神而辦，著重展現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員不忘初心、護(hù)佑同胞的家國情懷。而檔案材料中缺少前往湖北一線醫(yī)護(hù)人員使用的儀器設(shè)備的清晰照片和凱旋后湖北人民贈送的紀(jì)念品實物。上述材料不一定是展覽最主要的展示部分，但如缺失，展覽內(nèi)容既不全面，又影響觀展效果。因此，利用部門在確定利用形式后，應(yīng)由考慮如何根據(jù)需求再次收集，以豐富專題檔案利用內(nèi)容和檔案館藏，需有目的地制定補(bǔ)充收集方案，根據(jù)此方案應(yīng)收盡收，然后鑒定價值，如有必要，進(jìn)行具有針對性的三次征集。

采用發(fā)送征集通知這類主動征集，被動等待的“撒網(wǎng)式”收集方式，征集范圍廣，但見效慢。采用“個人—個人”、“個人—組織”、“組織—個人”這類點對點式收集方式針對性更強(qiáng)，但對溝通能力、工作資歷等個人要求更高。所以，采用二者兼有的收集方式收集效果最好。

三、預(yù)判專題檔案利用效果

效果是動機(jī)的行動體現(xiàn)和檢驗根據(jù)。預(yù)判效果既能為選擇專題檔案利用和收集方式提供參考和動力，又能控制成本，是專題檔案利用的重要環(huán)節(jié)。預(yù)判專題檔案利用效果可以理解為：利用者在設(shè)計專題檔案利用方式過程中，通過調(diào)研或以往經(jīng)驗，合理預(yù)估受眾滿意度，由此判斷該何種利用方式比較適用。例如當(dāng)專題檔案材料欠缺較多，舉辦展覽難度大，且預(yù)測受眾多愿意用微信朋友圈轉(zhuǎn)發(fā)改主題，那么充分利用現(xiàn)有資料著重一個論點寫一期微信推文，既節(jié)省時間，又達(dá)到宣傳目的，事半功倍。又例如，某一專題檔案資料非常詳實，但由于客觀歷史原因，缺少其中幾個重要環(huán)節(jié)的連接性材料，就可以考慮用實物圖片展覽和視頻制作播放相結(jié)合的形式，依據(jù)史實嚴(yán)格推理出缺失內(nèi)容，制作成生動的視頻資料，巧妙地以其作為現(xiàn)有材料的過渡，在規(guī)避不足的同時，又能豐富利用形式，增強(qiáng)觀賞吸引力。

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