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      檔案保管利用中的保密問題探討

      2020-11-29 14:57:43王志英
      法制博覽 2020年24期
      關(guān)鍵詞:保密利用

      王志英

      莆田市城市基本建設(shè)檔案館,福建 莆田 351100

      檔案是在社會的發(fā)展中直接形成的原始記錄,它在繼承了文化的原始性的同時,也繼承了文件的記錄性。它對于社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)起到了關(guān)鍵性的作用。人們可以通過檔案來了解歷史,分析問題,進而進行思考探究,尋求更好的方法途徑,來建設(shè)中國。這就要求檔案管理人員提高自身的專業(yè)化程度,適應(yīng)時代的需要,做到既能便捷高效地為社會提供利用服務(wù),又能確保檔案不失密、泄密。

      一、檔案保管利用中的保密問題的必要性

      (一)構(gòu)建國家安全體系

      國家安全體系是一個龐大的整體,檔案雖然是其中的一個分支,但是它對于整體的發(fā)展,存在形式是不容小覷的。對于檔案的保管問題,從中央到地方各級政府都高度重視,為確保檔案得到妥善保管,檔案工作得到進一步加強,中央頒布了《中華人民共和國檔案法》,《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《機關(guān)檔案工作條例》等法律、法規(guī)、規(guī)范,要求各檔案部門、各級行政機關(guān)、企事業(yè)等單位提高檔案意識,制定和完善檔案保管保密制度,做到不泄漏國家的機密,不違反法律法規(guī),從而構(gòu)建國家的安全體系。

      (二)保障國家的利益和公民的合法權(quán)益不受侵害

      做好檔案的保密工作,是中華人民共和國的每一位公民應(yīng)盡的責任和義務(wù),各級檔案主管部門應(yīng)通過加強宣傳,不斷增強全社會對檔案保密工作的責任感和使命感,維護國家的權(quán)益不受到侵害,在使用的過程中嚴格做好防護措施,對于紙質(zhì)版的檔案,應(yīng)保持檔案的原始性,嚴禁隨意篡改,嚴格按照檔案利用權(quán)限和程序提供服務(wù),杜絕徇私舞弊,不將重要的機密泄露給不利的人,特別是可能造成重大威脅的人。對于電子檔案,在使用前,明確電子檔案的使用須知,并且嚴格遵守,對于絕密的檔案,更要加強檔案保密的等級,不隨便借閱,若需要使用,應(yīng)該與相關(guān)部門進行核實,登記,辦理相關(guān)的手續(xù),才可以借閱。

      二、檔案保管利用中保密工作所存在的問題

      (一)檔案保管制度不健全

      在現(xiàn)如今,人們漸漸意識到檔案的重要性,但是實際上對于檔案的保管依然存在著漏洞。一些基礎(chǔ)條件比較薄弱的單位、企業(yè),不能較好地落實檔案庫房的“十防”管理工作。由于紙質(zhì)版檔案的特殊性,保管就需要特別注意。如果紙質(zhì)版檔案在潮濕的地方儲存會造成發(fā)霉、文字模糊現(xiàn)象,會影響檔案的使用;如果不能將檔案分門別類的存放,可能導(dǎo)致檔案保管不完善。在提供利用的時候,不能及時找到,會浪費大量地時間和精力,影響工作效率。除此以外,檔案保管要注意保密性,做好保密措施,庫房管理人員應(yīng)當加強監(jiān)管措施,可以通過監(jiān)控設(shè)備,人員的監(jiān)督,定期查看等一些措施,來降低風(fēng)險,健全檔案的庫房管理制度。

      (二)網(wǎng)絡(luò)的安全性存在問題

      網(wǎng)絡(luò)的問世,改變了人類生活。人們可以進行網(wǎng)上學(xué)習(xí),工作,交往,購物等等活動。網(wǎng)絡(luò)在為人們的生活、工作提供便利的同時,也潛藏著巨大的安全隱患。一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)收集人們的個人信息,進行倒買倒賣個人信息的非法交易,以此來獲取暴利。還有一些黑客可能會利用網(wǎng)絡(luò)來偷盜重要的信息。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,網(wǎng)絡(luò)安全問題越發(fā)的嚴峻,大數(shù)據(jù)就是通過信息軟件,來對個人進行分析,就拿淘寶來說,在你瀏覽這個東西的時候,后臺就已經(jīng)可以分析出你的喜好,大致可以接受的價格范圍,買這件商品的可能性,淘寶就會推薦諸如此類的商品,來供你挑選,目的就是擴大消費,其實,這間接性的在讀取個人的隱私。所以,對于電子檔案的使用,存在著很大的風(fēng)險隱患。

      三、檔案保管利用中保密問題的解決措施

      (一)落實高校相關(guān)檔案專業(yè)的建立

      國家建立高校,就是能源源不斷的向社會輸入優(yōu)秀人才,國家的領(lǐng)導(dǎo)人在二十世紀七十年代就率先認識到,國家的發(fā)展離不開人才,人才就像是肥料,中國的發(fā)展就像是大樹,肥料越優(yōu)質(zhì),大樹才能茁長成長。才能枝繁葉茂,頂天立地。只有重新拾起高考制度,中國才有新的希望。在社會發(fā)展的今天,高校與社會緊密的聯(lián)系,通過了解社會,國家的需要,高校能建立相關(guān)的專業(yè),從而培養(yǎng)相關(guān)的人才,為社會主義建設(shè)做貢獻。在得知社會需要檔案人才各大高校開設(shè)了相關(guān)的檔案管理專業(yè),主要學(xué)習(xí)研究檔案文獻資料的收集、保管以及方法。它要求學(xué)生能夠培養(yǎng)記錄、邏輯分析能力,隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)的進步,檔案在向著電子化、自動化方向發(fā)展。隨之就需要高校師生轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式,以數(shù)字管理方式為主,相對應(yīng)提高軟件的編程能力,為適應(yīng)社會的需要。

      (二)創(chuàng)新檔案保管方式,實現(xiàn)精準管理

      檔案管理對于黨政機關(guān)、事業(yè)單位、大中小型企業(yè)以及上百所科研機構(gòu)來說,都是重要的。但是,不是所有的企業(yè),單位都實行統(tǒng)一化管理模式,可以根據(jù)企業(yè),單位實際情況,來創(chuàng)新檔案保管方法,從而更好的實現(xiàn)保密效果。就精準管理而言,可以借鑒鎮(zhèn)海市首創(chuàng)的”啄木鳥”三色碼系統(tǒng),就是根據(jù)三種不同的顏色,來區(qū)別每一位居民的健康檔案,開啟健康檔案信息化質(zhì)量內(nèi)控時代,這種方法改變了原有人工抽樣檢查健康檔案信息登記,彌補了原有方式存在的漏洞,這樣方法節(jié)約了時間,簡化了不必要的麻煩,企業(yè),單位可以根據(jù)具體的檔案管理中存在的問題,改進傳統(tǒng)的方式,單一的軟件控制系統(tǒng),實現(xiàn)檔案質(zhì)量管理內(nèi)控精準化管理全覆蓋。

      (三)權(quán)衡好檔案利用與保密之間的關(guān)系

      在傳統(tǒng)觀念的影響下,大部分人存在著這樣的觀念,檔案的保密比檔案利用更加重要。其實不然,若是因為檔案很重要,不允許人使用,那么檔案的存在就沒有必要了,不能發(fā)揮其自身的價值,對于人們來說,就是廢紙。檔案保管利用過程中,一方面保管人員的監(jiān)察要到位,另一方面就要求使用者在使用的過程中遵守規(guī)章制度,不將檔案中涉及到的秘密隨意的傳播,不做違反法律法規(guī)的事情。在使用完后,使用者應(yīng)該如實的反映檔案現(xiàn)存的情況,并且應(yīng)該作出相應(yīng)的保證,不將檔案的內(nèi)容告知給他人,保守秘密。

      (四)加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理措施

      對于檔案保管利用中保密問題的研究,可以通過加強軟件的安全等級,可以請相關(guān)專業(yè)的人才利用水印功能等功能,對檔案加密,除此之外,檔案的保管人員,為了不讓檔案落入非法人的手中,在人們使用之前,就要登記個人的信息,例如,身份證號,因為在對于每個人來說,身份證是一個人所存在的代表,是獨一無二,無法代替的。這樣人們在網(wǎng)絡(luò)世界里可以合法使用,既切實保障了檔案的安全。也減少網(wǎng)絡(luò)帶來的隱患。加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管,還應(yīng)該建立健全相關(guān)的法律制度,來規(guī)范人們的行為。這樣即使出現(xiàn)了相關(guān)的問題,也有法可依。

      四、結(jié)語

      檔案保管利用中保密問題是事關(guān)重大的,關(guān)乎整個社會的發(fā)展,對于檔案的保管人來說,要時時謹記職業(yè)準則,提高自身素質(zhì),做到合理合法監(jiān)督,不從中謀取私利。對于使用者來說,要規(guī)范自己的行為,提高認知能力,不做違反法律的事情,盡最大的努力,為社會奉獻出自己的一份力。只有雙方共同協(xié)商,共同努力,才能將檔案發(fā)揮出最大的效用,為人類更好的謀福利。

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