胡京津

[摘 要]將計算機網(wǎng)絡技術融入企業(yè)檔案管理工作中，成為現(xiàn)階段企業(yè)文書檔案管理的一項有效手段，為了能夠適應信息化時代的發(fā)展要求，要求檔案管理人員應具備較強的專業(yè)素質及專業(yè)技能，結合計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展特點，將文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)作為一項重要內容，充分利用計算機網(wǎng)絡技術，以提升企業(yè)檔案管理效果。文章對計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的應用現(xiàn)狀進行分析，并提供了相應的策略。

[關鍵詞]計算機網(wǎng)絡技術;企業(yè)檔案管理;檔案管理人員;檔案管理硬件;檔案管理方法

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.29.194

為了取得良好的檔案管理效果，需要將計算機網(wǎng)絡技術融入企業(yè)檔案管理工作中。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作主要是采用人工管理方式，工作量大，加大了管理人員的工作難度，引發(fā)各類差錯事件的產(chǎn)生，出現(xiàn)信息丟失及相關信息內容分隔情況，信息無法實現(xiàn)有效的共享。因此，應結合企業(yè)的實際發(fā)展情況，建立出一套完善且行之有效的管理機制，采用信息化管理方式，確保企業(yè)檔案管理的規(guī)范性，提升文書檔案管理效果及質量。

1 計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的應用現(xiàn)狀

1.1 檔案管理缺乏制度化

企業(yè)文書檔案管理工作在缺乏監(jiān)督的情況下，會導致工作效率降低，計算機網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢無法充分發(fā)揮出來。檔案管理人員不能明確自身的工作內容，彼此之間的權責劃分不明確，引發(fā)一系列問題的產(chǎn)生，針對該種情況，若僅是采用行政部門來對檔案管理工作進行監(jiān)督，相關的法律監(jiān)督作用無法充分展現(xiàn)出來，檔案管理缺乏制度化及規(guī)范化[1]。

1.2 不重視檔案管理工作

目前，大多數(shù)企業(yè)中的檔案管理人員對檔案管理工作均缺乏正確的認識，對企業(yè)的正常運營發(fā)展造成了較大的影響。之所以出現(xiàn)該種情況，受企業(yè)未制定出完善的文書檔案管理制度影響所致，各部門的工作人員在開展工作期間未能進行充分的溝通和交流，增加了文書檔案管理工作的難度。檔案管理部門的工作人員缺乏專業(yè)性，大多數(shù)工作人員均不是相關檔案專業(yè)畢業(yè)，多來自于企業(yè)中的其他部門，檔案 管理知識不完善，阻礙了檔案信息管理工作的進一步實施及開展[2]。

1.3 檔案管理人員專業(yè)能力差

企業(yè)中的大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)度不強，無法及時有效處理檔案管理中存在的問題，導致計算機網(wǎng)絡技術在文書檔案管理工作的作用無法充分地發(fā)揮出來。另外，大多數(shù)檔案管理工作人員缺乏責任感，在工作期間，未能嚴格按照檔案管理工作的要求實施及開展檔案管理工作，在實際的工作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)違規(guī)操作，檔案管理工作的質量大大降低。

1.4 檔案管理硬件有待完善

要想提升企業(yè)檔案計算機網(wǎng)絡技術管理效果，需要將硬件管理作為檔案管理中的一項重要工作內容，為檔案管理工作的實施及開展奠定基礎。從當前來看，大多數(shù)企業(yè)均存在檔案硬件設備管理不當?shù)惹闆r，未在檔案管理部門中建立檔案管理存儲室，消防設備及電器管理工作有待進一步完善。

1.5 檔案管理方法不正確

有很多企業(yè)中的檔案管理人員均不是檔案相關專業(yè)畢業(yè)的，未能掌握專業(yè)檔案管理方法，在開展管理工作期間，檔案管理規(guī)范性有待進一步完善，并且在開展檔案管理期間未能嚴格按照相關的檔案管理要求進行，檔案存儲方法不合理，并且出現(xiàn)隨意分類等情況，增加了后期檔案管理工作的難度。

2 計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的應用策略

2.1 制定完善的文書檔案管理制度

為了能夠實現(xiàn)對文書檔案信息管理的監(jiān)督，需要建立一套完整的信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，加大對計算機網(wǎng)絡技術的應用，定期更新信息數(shù)據(jù)資料，有效的解決了傳統(tǒng)文書檔案信息管理中存在的傳遞不當及信息落后現(xiàn)象，提升了文書檔案信息管理工作的效率及質量。需要建立完善的文書檔案信息分類數(shù)據(jù)庫，根據(jù)信息種類的不同對信息進行分類，監(jiān)督文書檔案信息，為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎[3]。

2.2 重視文書檔案管理工作

企業(yè)中的文書檔案信息管理經(jīng)常會出現(xiàn)信息泄露，對企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展造成了較大的影響，是由于企業(yè)未能將文書檔案管理作為重點管理工作，并且文書檔案管理人員也未能對文書檔案做到保密，導致人員的資料出現(xiàn)泄露。因此，應聘請專業(yè)的計算機技術人員開展信息保密工作，使文書檔案管理人員能夠掌握信息保密的技術及方法。企業(yè)應重視文書檔案管理教育工作，并結合企業(yè)文書檔案管理工作的實施及開展情況，制定出相應的制度，規(guī)范文書檔案管理人員的行為，使工作人員能夠意識到加強文書檔案管理工作的重要性[4]。

2.3 提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接關系到企業(yè)檔案管理工作的順利實施及開展，需聘請一些經(jīng)驗豐富的專家學者進入到企業(yè)中，在檔案部門開展講座及專業(yè)的培訓，確保檔案管理人員能夠有效掌握檔案管理方法，靈活使用計算機進行檔案管理，確保計算機網(wǎng)絡技術能夠在企業(yè)文書檔案管理中發(fā)揮出重要的作用。將提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)作為一項重要培訓工作，根據(jù)員工的實際工作情況，制定出與之相應的培訓活動，以提升檔案管理人員的檔案管理專業(yè)度。

2.4 加強檔案管理信息化工程建設

將加強信息化工程建設作為企業(yè)建設中的一項重要內容，各項建設工作在實施及開展過程中，應建立在符合檔案管理工作要求的基礎上進行，根據(jù)企業(yè)檔案管理要求，建設信息化工程，完善信息化工程建設方法及建設步驟，使企業(yè)的信息化工程建設力度明顯提升，以確保企業(yè)的科學發(fā)展，使企業(yè)的檔案信息管理工作更具科學化，優(yōu)化檔案管理效果及質量。對企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)進行規(guī)范管理，完成對企業(yè)信息資源的充分合理運用，提升企業(yè)信息化工程建設效果及質量，為企業(yè)檔案管理工作的高效實施及開展奠定基礎，并提供技術上的支撐。

2.5 優(yōu)化檔案信息化管理方法

在企業(yè)檔案信息化規(guī)范管理中，應完善建立管理流程及管理措施，要求企業(yè)各部門應積極借鑒其他企業(yè)先進的檔案管理經(jīng)驗，并結合自身企業(yè)的檔案管理需求，合理制定檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理處理流程，完成對檔案的標準化及規(guī)范化建立，促進檔案分類、整理、記錄及保存。企業(yè)檔案管理中的內容較多，由表格管理、數(shù)據(jù)管理、圖片管理等內容構成，通過使用信息化管理方法，實現(xiàn)了對檔案的標準化管理，使檔案管理工作更加完善及規(guī)范。為了提升檔案管理人員的工作熱情，個人應明確自身需要承擔的責任，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理出錯，能夠及時找到相關人員進行處理，工作人員的工作積極性也會隨之而提升[5]。

3 結論

為了提升信息化時代下企業(yè)檔案管理效果，需要將計算機網(wǎng)絡技術融入到企業(yè)檔案管理工作中來，以完善對現(xiàn)代化技術的充分運用，加強企業(yè)檔案管理有助于提升企業(yè)管理工作效果及質量，針對企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，制定完善的文書檔案管理制度、重視文書檔案管理工作、提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、加強檔案管理信息化工程建設、優(yōu)化檔案信息化管理方法， 確保能夠將檔案信息的作用充分地發(fā)揮出來，推動我國企業(yè)管理工作的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]馬瀟宇.計算機網(wǎng)絡技術在企業(yè)檔案管理中的應用研究[J].電腦知識與技術，2020，16（4）：13-14，21.

[2]鄭涵容.計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的應用探究[J].信息記錄材料，2019，20（7）：142-143.

[3]孫靜.高校教育管理下計算機網(wǎng)絡技術在人事檔案管理中的應用及完善[J].知識經(jīng)濟，2017（19）：131-132.

[4]路慧澤，戴娜.計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的應用[J].價值工程，2017，36（14）：196-197.

[5]李曉宇.計算機網(wǎng)絡技術在高校學籍檔案管理信息化建設中的應用[J].科技傳播，2016，8（19）：130-131.