老干部檔案管理工作的重要性探究

諶海燕

摘 要：做好對(duì)老干部檔案的相關(guān)管理工作是提高老干部服務(wù)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。為了充分體現(xiàn)我國(guó)對(duì)于老干部的深切關(guān)心，相關(guān)部門通常會(huì)結(jié)合老干部所處崗位及在崗位上所做貢獻(xiàn)對(duì)其退休后所享受待遇進(jìn)行合理的安排，由此可見其檔案管理工作在社會(huì)中所體現(xiàn)出的重要意義。接下來筆者將圍繞該類檔案管理這一核心，從基本內(nèi)容、管理重要性、現(xiàn)存問題及優(yōu)化路徑對(duì)其展開探究。

關(guān)鍵詞：老干部;檔案管理工作;重要性

現(xiàn)階段依然存在一些地區(qū)未能對(duì)老干部相關(guān)的檔案管理工作引起重視，認(rèn)為其缺乏實(shí)質(zhì)性的意義且工作內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，這是一種錯(cuò)誤的觀念。時(shí)代的發(fā)展人們的思想也在隨之進(jìn)步，工作人員逐漸意識(shí)到做好檔案管理不僅可以加強(qiáng)老干部的社會(huì)歸屬感，同時(shí)還可促進(jìn)人才再利用。因此相應(yīng)的檔案管理工作業(yè)也得到了進(jìn)一步的完善，這也是筆者將要同大家研討的主要內(nèi)容。

1 老干部檔案

老干部檔案通常包括以下內(nèi)容：第一，個(gè)人信息，如基本情況、收入情況、家庭成員、身體狀況、家庭住址等，該項(xiàng)檔案內(nèi)容是老干部服務(wù)工作開展的基礎(chǔ);第二，國(guó)家所出臺(tái)的與老干部相關(guān)的制度、文件、政策、規(guī)范等，該項(xiàng)檔案內(nèi)容是老干部服務(wù)得以貫徹落實(shí)的政策依據(jù);第三，與老干部相關(guān)的重要項(xiàng)目資料，如學(xué)習(xí)資料、活動(dòng)資料、會(huì)議資料等，通常以文字、音頻、視頻的形式進(jìn)行記錄，該項(xiàng)檔案內(nèi)容是老干部處于不同工作階段的真實(shí)寫照;第四，體現(xiàn)國(guó)家對(duì)老干部進(jìn)行精神慰藉或者人文關(guān)懷的特殊記錄資料，如同事探望、領(lǐng)導(dǎo)家訪等等，該項(xiàng)檔案內(nèi)容是對(duì)老干部服務(wù)工作的記載[1];第五，老干部服務(wù)工作的項(xiàng)目建設(shè)資料，如查體中心建設(shè)等，該項(xiàng)檔案內(nèi)容主要用于反映老干部服務(wù)的綜合質(zhì)量水平。

2 管理重要性

1）有利于加強(qiáng)老干部在社會(huì)中的歸屬感。老干部在退休前在自己所任職的工作崗位上奉獻(xiàn)了人生中的非常重要的一段時(shí)光，因此老干部常常會(huì)對(duì)崗位有著非常特殊的情感。若是因年齡原因退休后便強(qiáng)制性地與崗位脫離原有的緊密關(guān)系，會(huì)在一定程度上讓老干部的內(nèi)心產(chǎn)生失落感[2]。而做好檔案管理工作則可以對(duì)檔案中對(duì)老干部們的工作歷程、任職經(jīng)歷、興趣愛好等內(nèi)容進(jìn)行參考，定期組織老干部進(jìn)參與一些活動(dòng)，以此來豐富其退休后的生活，讓他們能夠在豐富多彩的活動(dòng)中感受到來自社會(huì)的關(guān)愛和善意，增強(qiáng)其歸屬感。

2）有利于為老干部服務(wù)工作的開展提供參考。老干部檔案中詳細(xì)地記載著老干部們的工作情況、杰出貢獻(xiàn)、工齡、工作變動(dòng)等內(nèi)容，而這些內(nèi)容恰好是工作人員制定老干部服務(wù)待遇及標(biāo)準(zhǔn)的參考依據(jù)，即老干部在工作崗位上所做出的貢獻(xiàn)與其退休后所享受的服務(wù)工作及切身利益相掛鉤，這種服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定具有較高的客觀性和公平性，因此在實(shí)施過程中也受到了老干部自身的廣泛認(rèn)可。

3）有利于促進(jìn)人才再利用。生活水平的提高使得我國(guó)人均壽命也得到了顯著的提升，就目前來看，老干部的退休年齡一般在50歲至60歲，處于該年齡階段的老干部不僅有著極為豐富的閱歷和經(jīng)驗(yàn)的積累，同時(shí)身體狀況也相對(duì)健康。對(duì)此檔案管理人員需做好檔案管理工作，并且創(chuàng)建人才數(shù)據(jù)系統(tǒng)，有利于促進(jìn)社會(huì)對(duì)于老干部的人才再利用。這樣不僅可以有效地緩解各行各業(yè)中人才短缺的現(xiàn)狀，同時(shí)也能在一定程度上改善人口老齡化的問題，老干部可以在自愿情況下回歸社會(huì)中繼續(xù)發(fā)揮自身價(jià)值。

3 現(xiàn)存問題

1）管理制度問題。部分地區(qū)暫未意識(shí)到老干部相關(guān)檔案管理的意義，所沿用的管理制度中也存在一些漏洞問題，因而導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)諸多問題。常見問題如下：第一，退休干部檔案相對(duì)應(yīng)的卷案標(biāo)題記錄不清，檔案序號(hào)記錄混亂;第二，老干部資料信息記錄不全或者與實(shí)際情況不相符;第三，對(duì)于老干部檔案的借閱、查看、保密等工作不夠完善，容易出現(xiàn)檔案泄漏或者檔案遺失等問題;第四，管理制度卻大規(guī)范性的約束，因而導(dǎo)致檔案利用率顯著降低[3]。

2）管理意識(shí)問題。正如上述我們所提到的問題，部分企業(yè)對(duì)于退休離職的老干部不夠重視，因此對(duì)其檔案管理工作也漠不關(guān)心。由于管理人員卻大管理意識(shí)，因而導(dǎo)致老干部很難真正參與到管理活動(dòng)中。此外，雖然老干部們的檔案資源有所記錄和保存，但并未從整體上對(duì)其進(jìn)行合理地控制，使其作用價(jià)值不能得以充分地發(fā)揮，從而對(duì)整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生負(fù)面影響。

3）檢索效率問題?？陀^來說，檢索效率將會(huì)直接影響到檔案資料的利用率。一些檔案管理人員采用的檢索方式依然為手工檢索，并未引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)來輔助檢索，因而到最后檔案管理的檢修效率偏低，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展進(jìn)程。

4 優(yōu)化路徑

1）健全管理制度。健全管理制度是提高管理效率的重要手段，為了確保檔案管理工作的有效執(zhí)行，提高管理質(zhì)量，為老干部的退休服務(wù)工作提供保障，工作人員可在現(xiàn)有的管理制度基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行完善。具體優(yōu)化路徑如下：第一，健全歸檔制度，需明確歸檔范圍、要求、時(shí)間等;第二，健全保管制度，需從安全保護(hù)、設(shè)備管理、庫(kù)房?jī)?chǔ)存等角度綜合考慮;第三，健全保密制度，需對(duì)檔案保密或檔案人員保密;第四，健全利用制度，需明確方式、批準(zhǔn)手續(xù)、利用范圍、具體要求等。

2）完善管理體系。工作人員需改變傳統(tǒng)的思想理念，對(duì)老干部檔案文件的管理工作有正確的認(rèn)知，并積極完善其相應(yīng)的管理體系。具體完善策略可分為兩部分：第一，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)老干部檔案的編碼、查詢、信息傳遞等內(nèi)容進(jìn)行信息化管理，這樣不僅可以有效提高管理效率，同時(shí)還可減少人工失誤[4];第二，將老干部資料中的文本資料轉(zhuǎn)化為信息資料，可采用文件掃描技術(shù)將其錄入檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，從而更好地實(shí)現(xiàn)老干部檔案的優(yōu)化管理。

3）做好檔案交接。每年退休的老干部人數(shù)都是一個(gè)天文數(shù)字，而這些檔案文件的交接工作對(duì)于檔案管理而言時(shí)非常重要的。對(duì)此工作人員可采取以下措施來妥善處理檔案交接工作：第一，提高管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)，從根本上提高檔案交接質(zhì)量;第二，在移交老干部檔案資料時(shí)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充完善，對(duì)于一些無法補(bǔ)充的材料進(jìn)行說明，避免交接工作中出現(xiàn)漏洞;第三，設(shè)立責(zé)任制度，明確每一位管理人員所應(yīng)肩負(fù)的責(zé)任，避免后期檔案交接出現(xiàn)問題時(shí)互相推卸責(zé)任的情況發(fā)生。

4）推動(dòng)信息化管理。工作人員應(yīng)努力順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，積極引進(jìn)科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)老干部檔案的信息化管理，并將其應(yīng)用在檔案檢索工作中。這樣不僅可以提高檢索效率，同時(shí)還可以幫助工作人員對(duì)檔案資料更加高效率地歸類劃分，提高管理質(zhì)量。

5 結(jié)束語(yǔ)

雖然目前還有部分地區(qū)在老干部檔案資料管理上存在管理制度、管理意識(shí)、檢索效率等問題，但工作人員可通過健全管理制度、完善管理體系、做好檔案交接、推動(dòng)信息化管理等優(yōu)化路徑來改善這一現(xiàn)狀，為老干部?jī)?yōu)質(zhì)的晚年生活服務(wù)創(chuàng)造條件。

參考文獻(xiàn)

[1]李芳.細(xì)化檔案管理工作，做好離退休干部服務(wù)[J].科學(xué)時(shí)代，2015，（12）：291.

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[3]陳香菊.探究加強(qiáng)離退休干部檔案管理工作的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（12）：118.

[4]魏艷菊.離退休干部檔案管理工作的加強(qiáng)措施[J].魅力中國(guó)，2017，（49）：300.