事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略研究

羅雅芝

摘 要：21世紀(jì)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，這對(duì)事業(yè)單位檔案部門(mén)提升工作效率大有裨益。這也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的客觀需要。本文圍繞事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的具體做法進(jìn)行研究，意在起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

進(jìn)入新世紀(jì)之后，世界一體化的進(jìn)程不斷推進(jìn)，以人工智能、物聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)和社交平臺(tái)不斷涌現(xiàn)，進(jìn)入人們的視野中，給人們的生活節(jié)奏、學(xué)習(xí)方式帶來(lái)了巨大的變化，人與人之間的交流越來(lái)越頻繁，獲取數(shù)據(jù)的成本大幅度降低，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這對(duì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了重要影響。大型存儲(chǔ)服務(wù)器和全新的分析技術(shù)使得事業(yè)單位開(kāi)始運(yùn)用海量數(shù)據(jù)來(lái)處理相關(guān)事務(wù)。由此一來(lái)，人們開(kāi)始進(jìn)入信息技術(shù)時(shí)代。如今，信息技術(shù)已經(jīng)成了服務(wù)社會(huì)民生與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要?jiǎng)恿Γ渤闪舜偈故聵I(yè)單位轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要力量。檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容。在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理只是對(duì)過(guò)去形成的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析，檔案管理者憑借主觀經(jīng)驗(yàn)制定各種檔案管理決策，這樣可能無(wú)法提升檔案管理效率。信息技術(shù)時(shí)代的來(lái)臨也使得事業(yè)單位的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境產(chǎn)生了很多不一樣的變化，面臨著不斷增長(zhǎng)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，事業(yè)單位必須轉(zhuǎn)化升級(jí)檔案管理工作，利用信息技術(shù)實(shí)施檔案管理相關(guān)事務(wù)，以此帶動(dòng)事業(yè)單位綜合實(shí)力的提升。本文圍繞事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行研究，意在起到一定的啟發(fā)作用。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

毫無(wú)疑問(wèn)，檔案管理向來(lái)是事業(yè)單位管理的關(guān)鍵所在，因?yàn)闄n案可以記載事業(yè)單位的發(fā)展歷程，為事業(yè)單位制定發(fā)展戰(zhàn)略提供科學(xué)參考。信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作可以起到很大的幫助作用，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一是信息技術(shù)以其海量的信息作為支撐，能夠?yàn)闄n案管理工作人員獲取更多的有效信息起到幫助作用。在檔案管理的過(guò)程中，如果運(yùn)用了信息技術(shù)，那么想要獲取某些數(shù)據(jù)信息就能夠更加迅速，而且所獲取的檔案信息無(wú)論是在廣度上還是在深度上都相對(duì)要高，那么這對(duì)事業(yè)單位的檔案管理來(lái)說(shuō)就能夠更好地去開(kāi)展相應(yīng)的工作。

二是信息技術(shù)的運(yùn)用可以幫助檔案管理者更多樣化地處理檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案管理中，對(duì)于檔案信息的處理無(wú)非就是通過(guò)數(shù)據(jù)和圖片的形式來(lái)進(jìn)行展示，但是在信息技術(shù)的運(yùn)用下，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的處理不僅會(huì)涉及數(shù)字以及圖片，同時(shí)還會(huì)涉及視頻變現(xiàn)方式，同時(shí)還可以根據(jù)檔案管理的情況自動(dòng)生成相應(yīng)的工作日志，那么這就可以使得檔案管理工作處理得更加快捷，而且在檔案日志的幫助下還可以有效監(jiān)管事業(yè)單位檔案管理工作，及時(shí)挖掘潛在的問(wèn)題，并及時(shí)改進(jìn)。

三是信息技術(shù)的運(yùn)用能夠提升事業(yè)單位檔案管理的效率，因?yàn)樵谛畔⒓夹g(shù)的運(yùn)用下，檔案管理者不僅能夠收集更多的檔案信息，同時(shí)還可以更加及時(shí)有效地統(tǒng)一處理所收集的檔案信息，這相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案處理來(lái)說(shuō)具有更高的效率。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，具體可以從以下幾點(diǎn)入手。

1）培育檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)。信息技術(shù)時(shí)代的來(lái)臨不可阻擋，信息技術(shù)已經(jīng)對(duì)社會(huì)各個(gè)行業(yè)產(chǎn)生了重要影響。事業(yè)單位要做的事情就是抓住信息技術(shù)時(shí)代賦予的契機(jī)，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。從目前來(lái)看，我國(guó)還有很多事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)信息技術(shù)予以應(yīng)用的高度重視，特別是沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生的影響，這樣就錯(cuò)失了良好的發(fā)展契機(jī)。事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容之一是事業(yè)單位檔案管理工作。目前，我國(guó)事業(yè)單位必須提升對(duì)信息技術(shù)的管理意識(shí)，意識(shí)到檔案管理工作并不僅僅局限在編制檔案目錄方面，還要幫助事業(yè)單位借助檔案提升決策正確率，促使事業(yè)單位獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，進(jìn)而帶來(lái)良好的社會(huì)效益，檔案管理還必須有效地識(shí)別和監(jiān)測(cè)事業(yè)單位面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，防范各種檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，為事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境。只有正確認(rèn)識(shí)了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的重要價(jià)值，才能端正思想。此外，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理人員也應(yīng)提高對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的認(rèn)識(shí)，通過(guò)數(shù)據(jù)對(duì)比分析，可以為事業(yè)單位的檔案管理提供更多的參考。借助數(shù)據(jù)對(duì)比與分析，挖掘事業(yè)單位檔案信息潛在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題及時(shí)提出有效的解決對(duì)策，這樣可以使檔案管理人員在編制檔案管理計(jì)劃中避免可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

2）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。人力資源是最寶貴的資源，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。在信息技術(shù)背景下，事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)與教育，讓他們不斷提升綜合能力，樹(shù)立正確的工作思想，使他們能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。事業(yè)單位要安排專業(yè)的專家學(xué)者走進(jìn)公司為檔案管理人員提供培訓(xùn)和講座，運(yùn)用課堂講授、行動(dòng)學(xué)習(xí)、慕課等培訓(xùn)方法，在培訓(xùn)內(nèi)容方面特別是要涉及信息技術(shù)方面的知識(shí)，培訓(xùn)檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力和方法，事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理人員接受培訓(xùn)的情況進(jìn)行嚴(yán)格的考核，對(duì)他們利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，督促檔案管理人員主動(dòng)在工作中運(yùn)用信息技術(shù)，提升檔案管理工作的效率。

3）搭建大數(shù)據(jù)檔案共享平臺(tái)。要想發(fā)揮信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的作用，需要構(gòu)建良好的大數(shù)據(jù)檔案共享平臺(tái)，將事業(yè)單位范圍內(nèi)共用的職能或功能如檔案核算、借閱等集中起來(lái)，這樣才能實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)綜合分析的作用，進(jìn)而高質(zhì)量、低成本地發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)功能。從目前來(lái)看，我國(guó)很多事業(yè)單位還沒(méi)有具備良好的大數(shù)據(jù)檔案管理意識(shí)，所以沒(méi)有對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行共享。有鑒于此，我國(guó)事業(yè)單位當(dāng)務(wù)之急是構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案共享平臺(tái)，全面搜集能夠主動(dòng)披露檔案信息的事業(yè)單位的信息，為實(shí)現(xiàn)檔案共享提供條件。

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)也要重視運(yùn)用信息技術(shù)收集各分布式系統(tǒng)中的離散的檔案信息，并將其進(jìn)行歸類。然后將大數(shù)據(jù)檔案共享中心分成數(shù)據(jù)獲取、安全存儲(chǔ)、運(yùn)行管理、信息分析等不同模塊，為服務(wù)對(duì)象提供不同服務(wù)。

大數(shù)據(jù)檔案共享服務(wù)中心平臺(tái)應(yīng)該要包括基礎(chǔ)設(shè)施、平臺(tái)服務(wù)、軟件服務(wù)三個(gè)層次?；A(chǔ)設(shè)施服務(wù)中主要包含計(jì)算、存儲(chǔ)等功能，事業(yè)單位的所有軟硬件資源都集中在這一層次，這有助于發(fā)揮規(guī)模集群優(yōu)勢(shì)，也可以有效避免重復(fù)投入，減少資源浪費(fèi)。平臺(tái)服務(wù)則是將具體的應(yīng)用系統(tǒng)與相關(guān)服務(wù)發(fā)行在互聯(lián)網(wǎng)上，并將開(kāi)發(fā)環(huán)境與服務(wù)平臺(tái)一起嵌入云中，這樣可以在平臺(tái)上對(duì)系統(tǒng)與服務(wù)進(jìn)行升級(jí)、修改。軟件服務(wù)就是軟件服務(wù)商、供應(yīng)商利用服務(wù)器統(tǒng)一部署服務(wù)軟件與應(yīng)用模式，開(kāi)展前期運(yùn)行、運(yùn)行管理與后期維護(hù)等工作。必須指出的是，在建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案共享平臺(tái)時(shí)，收集到的數(shù)據(jù)要具備真實(shí)性。這樣才能在處理檔案信息時(shí)得到真實(shí)的成果。

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)大勢(shì)所趨。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的現(xiàn)代化管理意識(shí)，使檔案管理工作能夠發(fā)揮真正的作用。

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