基于工程檔案管理在建筑工程中的運用分析

溫海燕

摘 要：隨著建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建筑工程在數(shù)量與規(guī)模上均有較大提升。建筑工程建設(shè)施工的重點就是對與工程相關(guān)的信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理，為各項施工及管理工作的開展提供依據(jù)。對于建筑工程建設(shè)施工來說，檔案管理雖然不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但是對可以有效提高工程建設(shè)施工管理質(zhì)量，減少問題的產(chǎn)生。文章主要通過分析建筑工程檔案管理問題，對提高檔案管理的措施進(jìn)行簡要的探討。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理;建筑工程;運用

檔案管理是建筑工程管理中的重點內(nèi)容，其涉及建筑工程建設(shè)的全過程，其對建筑工程質(zhì)量評價、竣工驗收和竣工結(jié)算等工作都有著重要的作用，因此，這就需要做好建筑工程的檔案管理。在建筑工程管理中，管理人員一定要認(rèn)識檔案管理的重要性，正視檔案管理中存在的問題，并積極采取有效的措施處理問題，來為建筑工程后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 建筑工程檔案管理內(nèi)涵

從建筑工程檔案管理內(nèi)容來看，主要需要完成前期文件、項目管理文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件和項目竣工文件等文件資料的管理，而這些文件資料分別形成于工程立項、審批、設(shè)計、組織、施工、竣工等不同環(huán)節(jié)，想要實現(xiàn)全部數(shù)據(jù)的采集、整理、分析、處理和存儲顯然具有一定難度。開展建筑工程檔案管理工作，即要保證工程檔案能夠?qū)こ虒嶓w相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行真實、完整記錄，能夠與實體建設(shè)同步生成，覆蓋工程建設(shè)的全過程，使工程質(zhì)量得到真實、系統(tǒng)的體現(xiàn)。作為工程最原始的資料，工程檔案具有重要利用價值，因此檔案管理需要實現(xiàn)檔案充分利用，為工程設(shè)計、建設(shè)等工作的開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。作為檔案管理人員，需要依托先進(jìn)技術(shù)、管理方法開展系列管理活動，確保工程檔案資料能夠得到真實、完整、系統(tǒng)的采集、分析、存儲、處理和利用，繼而使檔案價值得到充分體現(xiàn)。

2 建筑工程檔案管理問題

2.1 檔案管理模式不規(guī)范

從當(dāng)前的情況來看，一些建筑企業(yè)針對建筑工程檔案的編目、檢索、立卷等工作的開展，沒有設(shè)立相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的不規(guī)范性，在所整理的檔案內(nèi)容中，圖片資料及影像資料較少，大多數(shù)表現(xiàn)為文字的敘述，致使檔案內(nèi)容直觀性強，所傳遞的信息不夠準(zhǔn)確。在部分企業(yè)所整理的檔案資料中，建筑工程竣工圖沒有得到及時的更新，而且修改工作不到位，還存在歸檔不及時，進(jìn)而導(dǎo)致最終檔案庫所搜集到的竣工圖與實際工程內(nèi)容不相符，在所建立的檔案中，還存在的部分環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人簽字漏洞，且存在標(biāo)識不同一，進(jìn)而出現(xiàn)誤差。例如，在特定環(huán)節(jié)的施工中，施工材料已經(jīng)使用完畢，但是施工材料質(zhì)量證明仍然無法出具，直到后續(xù)才進(jìn)行補充，進(jìn)而導(dǎo)致資料信息無法跟上工程進(jìn)度，此類情況的出現(xiàn)很容易引發(fā)工程質(zhì)量問題。

2.2 人員意識薄弱

管理人員在對建筑工程的檔案進(jìn)行管理時，不能明確其重要性，主要是由于其涉及的內(nèi)容較多，涵蓋的內(nèi)容比較廣泛，在管理的過程中存在較大的難度。施工單位對于檔案管理工作的重視程度不足，負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理屬于管理工作的范疇，并且不能直接產(chǎn)生效益，因此在分配資源的過程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設(shè)施工之后，需要對工程竣工情況進(jìn)行分析。而管理人員經(jīng)常不能就是發(fā)現(xiàn)其中的問題，在工程交付之后才會從檔案中了解到有關(guān)信息，引發(fā)不同的問題。這會給檔案管理帶來較大的影響，難以針對檔案資料對工程中的問題進(jìn)行修復(fù)。

3 提高建筑工程檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理規(guī)范性

針對建筑工程檔案管理工作的開展，建筑企業(yè)首先要建立起相應(yīng)的檔案管理制度，以制度的形式來明確建筑工程檔案管理工作內(nèi)容，其中包括建筑工程檔案資料的整理、信息篩選以及歸檔等，通過這種方式，使得檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作能夠規(guī)范化進(jìn)行。為了更好地保障各個環(huán)節(jié)的工作高效開展，還應(yīng)該從宏觀層面入手建立起相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督制度，并配合相應(yīng)的懲處機制，促使建筑工程檔案管理工作能夠在嚴(yán)格的監(jiān)督之下高效進(jìn)行，而且要利用懲處機制將那些工作明顯失誤的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以此警醒工作人員規(guī)范化工作。其次，加強檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。這一做法符合信息時代的發(fā)展方向，而且能夠不斷提升建筑工程檔案管理工作效率，利用信息技術(shù)，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作模式得到改進(jìn)，進(jìn)而為建筑工程檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行提供更好的保障。

3.2 優(yōu)化人員配置

工作人員是檔案管理的關(guān)鍵，雖然在現(xiàn)代化社會發(fā)展的過程中，信息化管理方式層出不窮，但是對于部分重要的管理內(nèi)容還是需要由工作人員實施管理工作。建筑工程的檔案資料存在一定的特殊性，檔案管理人員在管理的過程中需要做好合同等資料的管理，防止其產(chǎn)生問題，影響建筑企業(yè)的根本效益。建筑工程項目種類較多，還會分散在不同的區(qū)域，在較長的施工周期中，管理人員要強化綜合管理效用。建筑企業(yè)需要對人員配置進(jìn)行優(yōu)化，在處理龐大的數(shù)據(jù)及資料時，需要具備較強的責(zé)任心，做好檔案分類工作，還需要對其進(jìn)行整合，錄入到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)在選拔檔案管理人員時，要對其專業(yè)能力進(jìn)行考察，工作人員要了解建筑工程的基礎(chǔ)特點，并且對項目的第一線情況進(jìn)行掌握，這樣才能夠在檔案管理的過程中得心應(yīng)手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經(jīng)驗，了解檔案管理的各項內(nèi)容，還需要具備創(chuàng)新意識，在管理的過程中對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。工作人員需要具備端正的工作態(tài)度，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，為提高建筑工程建設(shè)施工質(zhì)量提供保障。

3.3 重視檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化時代，建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理中合理運用信息技術(shù)。有助于提高檔案管理的效率、質(zhì)量和效果。建筑企業(yè)應(yīng)加大投資成本，以促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。還應(yīng)建立檔案信息室，合理配置硬件和軟件，滿足信息化管理的需求。要保證企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可以覆蓋整個企業(yè)，這是加強建筑工程檔案管理的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)利用信息化技術(shù)，采集、錄入、分析和整理檔案信息。在實際工作中，企業(yè)應(yīng)該與計算機企業(yè)達(dá)成合作，共同開發(fā)滿足檔案信息化管理需求的系統(tǒng)，以保證信息化建設(shè)的效果。在檔案存儲方面，企業(yè)需要建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，同時構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全防護體系，使檔案的安全得到保證。在傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理融合階段，企業(yè)應(yīng)建立信息管理平臺，同時與企業(yè)其他系統(tǒng)相對接，通過對統(tǒng)一接口的使用，自動采集和處理建筑工程檔案信息，并繪制相應(yīng)的表格，提高檔案的利用效率。

4 結(jié)語

缺乏對建筑工程檔案管理工作價值的深入認(rèn)識，將導(dǎo)致工程檔案無法得到有效管理，繼而無法為工程各環(huán)節(jié)管理工作的開展提供可靠數(shù)據(jù)支撐。因此，應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理在建筑工程管理工作中的重要地位，不斷完善相關(guān)管理制度，推動檔案管理信息化建設(shè)，加強檔案全過程控制，確保檔案質(zhì)量得到強化，從而為工程的建設(shè)提供足夠依據(jù)。

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