數(shù)字化檔案室建設(shè)中的著錄問題

王子洋

摘?要：本文以企業(yè)在建設(shè)數(shù)字化檔案室中所必須面對(duì)的著錄問題為中心，分析了企業(yè)檔案著錄工作的重要性，提出企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化檔案室的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)制定適合本企業(yè)的檔案信息著錄規(guī)則，同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)檔案信息著錄的培訓(xùn)工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案室?檔案著錄

中圖分類號(hào)：G271?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：1003-9082（2020）10-00-01

隨著信息社會(huì)的到來，“數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的‘升級(jí)版，是管理機(jī)關(guān)檔案信息、聯(lián)結(jié)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)”。

但是，目前在數(shù)字化檔案室建設(shè)過程中，普遍比較關(guān)注硬件環(huán)境建設(shè)，而對(duì)檔案信息著錄重要性關(guān)注度不足，主要存在目前檔案人員的著錄能力弱、檔案工作規(guī)范中缺乏對(duì)檔案信息著錄的要求等直接影響著錄工作開展的問題，這需要通過加強(qiáng)檔案人員著錄能力的培訓(xùn)來解決;本文就此進(jìn)行一些初步探討。

一、檔案著錄工作的重要性

檔案整理的目的是實(shí)現(xiàn)歸檔文件從無序狀態(tài)轉(zhuǎn)化為有序狀態(tài)：檔案是一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的整體，但是，須知館藏檔案并非從一開始就是一個(gè)有序的有機(jī)整體，檔案的有序化狀態(tài)是人們有意識(shí)地建立起來的;檔案整理過程就是通過對(duì)歸檔文件信息進(jìn)行梳理、進(jìn)行著錄編目，才實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從“無序”狀態(tài)向“有序”狀態(tài)轉(zhuǎn)化過程;通過檔案的編目、著錄，建立了檔案二次文獻(xiàn)信息源，就可以實(shí)現(xiàn)以各種方式對(duì)檔案信息源進(jìn)行檢索、利用。

在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，需要全面整合信息資源，實(shí)現(xiàn)“應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)，支持各門類電子檔案題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、時(shí)間、保管期限等元數(shù)據(jù)的著錄，自動(dòng)編制電子檔案案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄”等檔案信息的著錄，以滿足各方面在使用數(shù)字檔案資源時(shí)的信息需求，由此可見檔案信息著錄的重要性。

隨著計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，進(jìn)行檔案日常管理、為檔案用戶提供利用基本上已經(jīng)都在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行;但是，檔案人員必須面對(duì)一個(gè)現(xiàn)實(shí)，那就是：直到目前，現(xiàn)有的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件中，能夠做到的檔案著錄自動(dòng)標(biāo)引功能尚未實(shí)現(xiàn);這樣，在進(jìn)行檔案信息著錄時(shí)，對(duì)檔案信息著錄工作比較陌生的著錄人員，其希望可以依賴計(jì)算機(jī)來進(jìn)行自主完成檔案信息的標(biāo)引著錄環(huán)節(jié)的愿望仍然沒有實(shí)現(xiàn)。

二、檔案著錄工作存在的問題

《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息著錄的定義為“是指在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程”。或者說，檔案信息著錄活動(dòng)包含了對(duì)檔案的內(nèi)容及形式特征進(jìn)行主題分析、提取主題詞、標(biāo)引、形成主題詞或目錄條目的相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容。

一般來說，檔案的“內(nèi)容”指歸檔文件上所承載的信息，是歸檔文件保存價(jià)值的核心;檔案的“形式特征”指檔案信息載體的制成材料方式，如打印紙、工程藍(lán)圖、照片、磁盤、銅牌等;檔案是內(nèi)容與形式的有機(jī)結(jié)合、缺一不可，因此在進(jìn)行檔案著錄時(shí)，是需要具有一定著錄能力的熟練人員才能保證著錄工作的進(jìn)展。

但是，目前檔案管理部門比較普遍存在檔案人員人手不足、著錄工作人員不明確著錄標(biāo)準(zhǔn)的要求、著錄質(zhì)量控制不足等現(xiàn)象。

1.檔案人員人手不足問題

隨著現(xiàn)代管理制度的逐步建立，我國已基本上確立了以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向、以技術(shù)發(fā)展為支撐的現(xiàn)代管理體系，由于受到編制、費(fèi)用支出等因素影響，在人力資源管理上，各單位自然地會(huì)向能夠?yàn)閹砜芍苯芋w現(xiàn)“工作成效”的部門傾斜，對(duì)于以提供檔案信息支撐、很多情況下難以直接體現(xiàn)可以創(chuàng)造“工作成效”的檔案部門來說，各單位的人力資源管理不由自主地會(huì)“忽略”檔案部門人力需求，企事業(yè)單位的檔案部門人員不足、需要兼職多項(xiàng)工作而不能集中精力處理檔案事務(wù)的情況非常普遍，這種情況下，自然會(huì)直接影響檔案信息著錄工作的展開。

2.著錄工作人員不明確著錄標(biāo)準(zhǔn)的問題

檔案著錄工作人員包含單位內(nèi)部檔案部門和承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)的單位;如想保證檔案信息著錄效果，必然需要了解、掌握有關(guān)檔案信息著錄的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案信息著錄的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展工作，才能收到預(yù)期效果。

目前，我國與檔案信息著錄相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)主要有《文獻(xiàn)著錄總則》（GB/T 3792.1-1983）;《古籍著錄規(guī)則》（GB/T3792.7-2008 ）;《文獻(xiàn)著錄第9部分：電子資源》（GB/T 3792.9 ―2009）;《文獻(xiàn)著錄第4部分非書資料》（GB/T 3792.4-2009，替代GB/T 3792.4-1985）以及目前在進(jìn)行檔案信息著錄時(shí)的主要依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（ DA/T18-1999 ，代替GB/T3792.5-85）;或許還要考慮《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T31-2005）、《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》（DA/T 19-1999）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

在進(jìn)行檔案信息著錄時(shí)，需要檔案管理人員具有比較高的業(yè)務(wù)水平，能夠按照著錄標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求，快速完成檔案著錄要素的提取、確認(rèn)、標(biāo)引等活動(dòng);但在檔案部門中，具備這種工作能力的人員屬于“稀缺資源”，這在很大程度上制約了檔案信息著錄工作的展開。目前在企事業(yè)檔案管理部門中，具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人員稀少是比較普遍的現(xiàn)象，非檔案專業(yè)人員上崗更為普遍，很多單位的檔案崗位工作人員對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系不了解，特別是對(duì)檔案信息著錄的標(biāo)準(zhǔn)要求不了解。

如進(jìn)行檔案著錄時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的檔案信息利用需求來設(shè)定標(biāo)引深度，一般來說，只要能夠比較準(zhǔn)確地完成3個(gè)至5個(gè)左右的主題詞（注意，這里說的是“主題詞”而不是“關(guān)鍵詞”，因?yàn)殛P(guān)鍵詞標(biāo)引也屬于主題標(biāo)引的一部分）的淺標(biāo)引就可以滿足今后的利用檢索需求;但如果標(biāo)引出現(xiàn)錯(cuò)誤，則必然導(dǎo)致著錄工作失敗;如某承擔(dān)檔案數(shù)字化整理的單位在進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，居然出現(xiàn)了把“作者”的著錄項(xiàng)標(biāo)引為“各單位”這種令人難以置信的錯(cuò)誤。

而且，很多為了克服本單位檔案專業(yè)能力不足的情況，會(huì)把檔案整理數(shù)字化、檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)等與檔案著錄相關(guān)的工作“外包”委托給外部的檔案服務(wù)公司承擔(dān);但是在這些承擔(dān)數(shù)字化整理工作的外包單位，通常更加缺乏專業(yè)化的檔案信息著錄專家，因而難以保證檔案信息著錄的工作質(zhì)量;這種現(xiàn)象如果與檔案部門專業(yè)人員缺乏的情況“疊加”，則必然會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息著錄工作質(zhì)量。

3.檔案信息著錄質(zhì)量控制的問題

通過以上分析可以看出，在數(shù)字化檔案室建設(shè)過程中，檔案信息著錄質(zhì)量控制在很大程度上決定了今后的檔案信息服務(wù)質(zhì)量，“根據(jù)現(xiàn)代檔案著錄理論，檔案著錄是一個(gè)系統(tǒng)，在著錄層次上其各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該配套，即著錄的數(shù)據(jù)值標(biāo)準(zhǔn)、著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該成為一個(gè)體系”，因此，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息著錄質(zhì)量過程控制、保證檔案信息著錄質(zhì)量就成為數(shù)字化檔案室建設(shè)目標(biāo)的一個(gè)主要指標(biāo)。

實(shí)現(xiàn)檔案信息著錄質(zhì)量控制，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的使用，需要克服認(rèn)為《檔案著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)只適用于手工方式進(jìn)行檔案信息著錄而不適于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的檔案信息著錄的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，如在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中就明確規(guī)定，電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)，只有這樣，才可能達(dá)到《數(shù)字化檔案室建設(shè)指南》4.4.1提出的：“檔案檢索，應(yīng)能提供多種類型的檢索方式，包括不設(shè)定檢索字段的簡(jiǎn)單檢索、選定多項(xiàng)檢索字段及其邏輯關(guān)系的高級(jí)檢索、模糊檢索、精確檢索、跨檔案門類檢索、全文檢索等。應(yīng)支持用戶根據(jù)需要設(shè)定任意檢索條件查找其權(quán)限許可范圍內(nèi)的數(shù)字檔案資源，并能在檢索結(jié)果中作更精確查找”。反之，如果不能實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求，是無法判定是否實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案室建設(shè)目標(biāo)。

三、加強(qiáng)檔案信息著錄能力的培訓(xùn)

1.加強(qiáng)檔案管理人員檔案信息著錄能力培訓(xùn)

首先，檔案部門應(yīng)當(dāng)把強(qiáng)化檔案信息著錄能力作為重點(diǎn)培訓(xùn)、日常訓(xùn)練的內(nèi)容，需要比較全面地掌握檔案信息著錄所需要的知識(shí)，應(yīng)當(dāng)在編寫數(shù)字檔案室建設(shè)方案、制定檔案數(shù)字化檔案室建設(shè)規(guī)劃時(shí)，一定要把對(duì)檔案信息著錄的相關(guān)要求納入其中。

其次，應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的工作特點(diǎn)，選擇適用的檔案信息著錄標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案著錄規(guī)則》《文獻(xiàn)著錄第4部分非書資料》等，并且組織培訓(xùn)活動(dòng)，讓檔案管理人員熟悉著錄標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容。

2.加強(qiáng)檔案外包服務(wù)人員檔案信息著錄能力培訓(xùn)

如果有檔案數(shù)字化整理外包工作，在進(jìn)行數(shù)字化檔案室建設(shè)方案的商務(wù)談判和簽訂合同時(shí)，就把有關(guān)檔案信息著錄的相關(guān)要求列入談判內(nèi)容與外包合同中，要求承包方對(duì)項(xiàng)目參加人員進(jìn)行檔案信息著錄培訓(xùn)、并能夠圓滿完成檔案信息著錄工作。

檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案數(shù)字化整理外包單位的檔案信息著錄進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，以保證著錄質(zhì)量。

因此，在已實(shí)施了OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）等信息化工程的單位中，應(yīng)考慮數(shù)字檔案歸檔時(shí)的著錄問題，按照檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置相應(yīng)的著錄標(biāo)引模塊;在制定檔案數(shù)字化檔案室建設(shè)規(guī)劃時(shí)，就應(yīng)當(dāng)做好OA系統(tǒng)的著錄標(biāo)引工作，以實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件形成與著錄標(biāo)引過程的同步進(jìn)行，而不能把這個(gè)問題放在檔案室來解決。

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