淺談企業(yè)檔案工作“文本化””管理

摘 要：本文從明確檔案工作管理體制、完善歸檔制度、強(qiáng)化電子文件歸檔、提高制度執(zhí)行力方面淺談了自己對(duì)企業(yè)檔案工作推行“文本化”管理的一些認(rèn)識(shí)，介紹了本公司在檔案管理工作中的一些做法，旨在不斷推進(jìn)企業(yè)檔案“文本化”管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;文本化;管理

鎮(zhèn)海煉化分公司積極實(shí)施“文本化”管理，發(fā)布實(shí)施職責(zé)劃分、業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度的三大手冊(cè)，標(biāo)志著該公司制度化管理體系建設(shè)取得重要成果，為探索建立獨(dú)具特色的石化企業(yè)管理模式邁出了關(guān)鍵的一步，實(shí)現(xiàn)了從“人本化”管理向“文本化”管理的跨越。

鎮(zhèn)海煉化分公司檔案部門按照公司站在科學(xué)發(fā)展的高度，抓好內(nèi)涵優(yōu)化，推進(jìn)管理創(chuàng)新，建立標(biāo)準(zhǔn)化、一體化制度體系的要求，制修定了包括《檔案管理工作總則》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔管理規(guī)定》、《文書檔案歸檔管理規(guī)定》等七個(gè)制度，一個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)流程，七個(gè)工作程序。較好解決了檔案相關(guān)工作由誰(shuí)做，如何做，以及做事的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，下面自己結(jié)合我公司檔案管理制度制修訂實(shí)際，談?wù)剬?duì)企業(yè)檔案工作推行“文本化”管理的一些認(rèn)識(shí)。

1 明確檔案工作管理體制。

企業(yè)檔案工作管理體制的確定，需考慮國(guó)家檔案工作的基本原則、企業(yè)所有制、企業(yè)規(guī)模等因素。企業(yè)檔案工作管理體制的建立應(yīng)具備：

1）適應(yīng)性：首先要符合《檔案法》的基本原則，同時(shí)要與行業(yè)的檔案管理法規(guī)、制度相適應(yīng);另外，企業(yè)檔案管理體制要與企業(yè)的管理體制相適應(yīng)，通過(guò)提供有效的檔案利用服務(wù)，達(dá)到持續(xù)為企業(yè)積累檔案信息資源的目的。

2）穩(wěn)定性：企業(yè)檔案管理體制的確立，必須保持相對(duì)穩(wěn)定，才能確保檔案工作持續(xù)有效的開(kāi)展。

3）協(xié)調(diào)性：企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，它與地方檔案管理部門，上級(jí)主管部門及所屬各部門都有相應(yīng)的業(yè)務(wù)往來(lái)，企業(yè)檔案管理體制必須具有與這些相關(guān)部門的協(xié)調(diào)作用。

鎮(zhèn)海煉化公司在檔案管理工作總則中確定公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由主管技術(shù)工作的副總經(jīng)理分管檔案工作。公司應(yīng)落實(shí)檔案工作必備的設(shè)施設(shè)備和經(jīng)費(fèi)，業(yè)務(wù)上必須做到“三納入”、“四參加”、“四同步”。各所屬二級(jí)單位（部門）雖不設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，但需明確主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備專職或兼職檔案管理員。專兼職檔案管理員的人員變動(dòng)時(shí)，各單位須及時(shí)告知檔案部門。

2 完善各類文件材料歸檔制度

通過(guò)歸檔制度的完善，做到歸檔文件材料指向清楚、責(zé)任明確、操作性強(qiáng)，確保企業(yè)重要檔案歸檔得到落實(shí)。

1）明確歸檔范圍。解決“歸什么”的問(wèn)題。如我們?cè)凇堵曄?、?shí)物檔案歸檔管理規(guī)定》中明確：公司獲得的國(guó)家、中國(guó)石化集團(tuán)公司（包括股份公司）、省部級(jí)、市級(jí)的各榮譽(yù)性獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書、光榮冊(cè)及公司職工個(gè)人經(jīng)公司推薦而獲得的國(guó)家、中國(guó)石化集團(tuán)公司（包括股份公司）、省部級(jí)、市級(jí)的各類榮譽(yù)實(shí)物檔案復(fù)印件需移交檔案館保存。而公司及個(gè)人獲得縣（縣級(jí)區(qū)）或以下基層單位頒發(fā)的各類榮譽(yù)性獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等不需移交檔案館保存。

2）落實(shí)歸檔單位，明確“誰(shuí)來(lái)歸”。避免文件材料重復(fù)、遺漏歸檔情況的發(fā)生。如我公司在《建設(shè)項(xiàng)目歸檔管理規(guī)定》中明確：

（1）綜合計(jì)劃處負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目立項(xiàng)審批、可研、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)以及各項(xiàng)成果等文件材料的歸檔工作;負(fù)責(zé)按季度提供投資項(xiàng)目完成情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（2）物裝中心負(fù)責(zé)向檔案館提供設(shè)備采購(gòu)到貨情況表（按月）;負(fù)責(zé)設(shè)備文件的歸檔工作。（3）工程處負(fù)責(zé)主管項(xiàng)目的竣工資料的收集、整理、匯總和歸檔工作。（4）機(jī)動(dòng)處負(fù)責(zé)主管項(xiàng)目的竣工資料的收集、整理、匯總和歸檔工作。（5）新聞中心負(fù)責(zé)需向股份公司報(bào)送的聲像檔案的制作，同時(shí)向信息中心檔案館提供聲像檔案的復(fù)制件。

3）制定歸檔工作程序，解決“怎么歸”的問(wèn)題。我公司制定了包括《工程項(xiàng)目歸檔工作程序》、《文書類檔案歸檔工作程序》在內(nèi)四個(gè)歸檔工作程序，描述了歸檔工作的過(guò)程。下圖是我公司科研檔案歸檔工作程序。

4）確定歸檔時(shí)間，明確“什么時(shí)間歸”，使各類文件能及時(shí)得到歸檔。如我公司在《建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔管理規(guī)定》中明確，投資額在3000萬(wàn)及以下的項(xiàng)目，施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位需在項(xiàng)目中交后6個(gè)月內(nèi)完成施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件的歸檔工作;投資額在3000元以上的項(xiàng)目，需在中交后12個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。

5）明確整編要求，如根據(jù)《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》SH/T 3503-2007的要求，我們對(duì)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的編制方法進(jìn)行調(diào)整，在《建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔管理規(guī)定》中增加了交工技術(shù)文件卷冊(cè)目錄編制說(shuō)明，要求：（1）建設(shè)項(xiàng)目《交工技術(shù)文件卷冊(cè)目錄》由工程管理部門負(fù)責(zé)編制，或由工程管理部門委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制，經(jīng)鎮(zhèn)海煉化質(zhì)量監(jiān)督站和檔案館簽認(rèn)后，發(fā)各施工單位執(zhí)行。（2）《交工技術(shù)文件卷冊(cè)目錄》一般以項(xiàng)目為單位進(jìn)行編制，如“I套常減壓裝置技術(shù)改造”。若是一個(gè)大工程，如乙烯工程，則按單項(xiàng)工程為單位進(jìn)行編制，如“100萬(wàn)噸/年乙烯工程丁二烯抽提裝置”。（3）材料、設(shè)備質(zhì)量證明卷，由工程管理部門在簽訂合同時(shí)，明確由施工單位負(fù)責(zé)編制。（4）根據(jù)SH/T3505-2017標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的交工技術(shù)文件分為8卷，各卷號(hào)固定不變，并進(jìn)行了具體要求。

3 強(qiáng)化電子文件的歸檔工作

強(qiáng)化電子文件的在線歸檔。我們?cè)诠緳n案管理系統(tǒng)升級(jí)改造中，在系統(tǒng)建立通用接口，實(shí)現(xiàn)了與乙烯圖檔管理系統(tǒng)、鎮(zhèn)海煉化新聞點(diǎn)播系統(tǒng)的無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔;同時(shí)歸檔信息可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)采集，減少著錄工作量。

明確電子文件的歸檔要求。對(duì)形成的外部文件，公司在制度中明確，跟對(duì)方簽訂設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備采購(gòu)等合同協(xié)議時(shí)，必須有提供紙質(zhì)文件的同時(shí)需提供電子文件的條款。對(duì)內(nèi)部形成的文件，在制度中也把公司各歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件材料（包括電子文件）列入歸檔范圍。

4 提高制度的執(zhí)行力

最好的制度得不到執(zhí)行，那制度就成了“空架了”，形同虛設(shè)。

1）建立制度會(huì)簽制度，管理制度出臺(tái)前，請(qǐng)各相關(guān)單位人員就制度的可行性，征求各方意見(jiàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行完善修訂，終稿后請(qǐng)相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽確認(rèn)。

2）建立制度宣貫機(jī)制。新的管理制度正式出臺(tái)后，組織制度執(zhí)行相關(guān)單位人員進(jìn)行宣講，讓相關(guān)人員了解制度的內(nèi)含，出臺(tái)的背景、目的、意義，切實(shí)增強(qiáng)制度的執(zhí)行力。

3）開(kāi)展“我為制度作診斷”活動(dòng)。公司三項(xiàng)制度推出后，發(fā)動(dòng)全體職工對(duì)制度進(jìn)行診斷，意見(jiàn)被采納的，每條獎(jiǎng)勵(lì)一佰元，同時(shí)對(duì)各二級(jí)單位制度診斷情況進(jìn)行通報(bào)?；顒?dòng)中，公司層面共收到各類制度修訂意見(jiàn)274條，其中涉及檔案管理制度的意見(jiàn)2條。通過(guò)全員參與制度會(huì)診等活動(dòng)，逐漸在員工中形成辦事按職責(zé)劃分、工作流程及程序、相關(guān)制度的習(xí)慣。

4）設(shè)立制度監(jiān)控點(diǎn)。對(duì)管理制度的重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)控，如我們?cè)凇督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》中，設(shè)立了包括25個(gè)監(jiān)控點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目前期文件、竣工文件、聲像文件等檔案的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)控;在《文書檔案歸檔管理規(guī)定》中，設(shè)立了5個(gè)監(jiān)控點(diǎn)，對(duì)歸檔工作進(jìn)行監(jiān)控。

5）加強(qiáng)制度執(zhí)行情況的檢查。在公司聯(lián)檢、崗檢，各單位內(nèi)部檢查中，重點(diǎn)對(duì)管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對(duì)不合格項(xiàng)、問(wèn)題項(xiàng)在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)，并按公司考核管理辦法進(jìn)行扣獎(jiǎng)。我們?cè)诠韭?lián)檢中，對(duì)發(fā)現(xiàn)物裝中心設(shè)備文件、工程處的竣工文件歸檔不及時(shí)發(fā)展處項(xiàng)目文件密級(jí)未標(biāo)注等問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行了考核、通報(bào)，引起了歸檔單位的重視，促進(jìn)了歸檔工作的開(kāi)展。

6）歸檔工作與保證金支付掛鉤。在設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件歸檔與保證金支付掛鉤的基礎(chǔ)上，又增加了設(shè)備隨機(jī)文件歸檔與保證金掛鉤機(jī)制。增設(shè)了“建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備文件驗(yàn)收證書”表單，要求財(cái)務(wù)部門憑檔案部門簽署意見(jiàn)的該證書方可結(jié)清設(shè)備質(zhì)保金。

5 結(jié)束語(yǔ)

要使檔案管理“文本化”工作行之有效地開(kāi)展起來(lái)，必須首先讓檔案工作相關(guān)人員明確制度化建設(shè)的重要性，在明確檔案工作各環(huán)節(jié)“誰(shuí)來(lái)做”，“怎么做”的基礎(chǔ)上，通過(guò)制度運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，不斷對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化完善，使檔案管理“文本化”工作高效規(guī)范展開(kāi)，減少人為因素對(duì)檔案管理水平的影響，讓檔案工作走上科學(xué)發(fā)展的軌道。

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作者簡(jiǎn)介

華維能，男，館員，鎮(zhèn)海煉化分公司檔案館。