大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)及對策

文/賀 莉

大數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展態(tài)勢使人類社會生活發(fā)生了巨大的變革，為了適應(yīng)這一發(fā)展趨勢人類從事的各項(xiàng)工作也要隨之做出相應(yīng)改變，其中檔案管理工作等也概莫如此。隨著大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案也產(chǎn)生了一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源利用共享

當(dāng)前，人類社會已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)信息化時代，人類社會的各個領(lǐng)域都在經(jīng)歷“大數(shù)字信息化”技術(shù)所帶來的深刻變革，其中企業(yè)檔案工作也面臨著諸多變革與挑戰(zhàn)。隨著大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案也產(chǎn)生了一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源利用共享。面對這一新的大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展態(tài)勢，本文與時俱進(jìn)，探究與闡述企業(yè)檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)與對策。

一、企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)有所突破。與其他領(lǐng)域各項(xiàng)工作一樣，企業(yè)檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。具體反映在：

挑戰(zhàn)一，數(shù)字技術(shù)的崛起引發(fā)檔案管理對象形態(tài)的變化。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，企業(yè)面臨新的數(shù)字記錄載體替代紙質(zhì)載體。計(jì)算機(jī)普及導(dǎo)致過去依附于載體的人類可識別的模擬態(tài)變成不可識別的數(shù)字態(tài)。數(shù)字環(huán)境下信息的生成、存在、運(yùn)行和管理方式發(fā)生重大變化，這直接給傳統(tǒng)檔案工作和檔案人員帶來了極大挑戰(zhàn)。如何做好大數(shù)字信息化環(huán)境下的檔案工作，業(yè)已成為擺在檔案管理機(jī)構(gòu)及工作人員面前的一個新的命題。

挑戰(zhàn)二，檔案工作面臨技術(shù)層面的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)發(fā)展從20世紀(jì)40年代至今，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，無紙化辦公，無紙化交易越來越普遍，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的研究應(yīng)用的深入，檔案工作面臨技術(shù)層面的問題也越來越凸顯。一方面，檔案部門所擁有的數(shù)據(jù)存儲、壓縮技術(shù)尚未得到明確要求，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的適應(yīng)性有待提升。另一方面，大數(shù)據(jù)狀態(tài)下檔案數(shù)據(jù)安全性的問題，值得格外重視。因?yàn)?，隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜度越提升，相關(guān)軟硬件設(shè)施越龐雜，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)就越多。伴隨著此后“單軌制”“單套制”的推進(jìn)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔移交與保存的過程中，遇到了一些新的問題。此外，軟硬件故障、網(wǎng)絡(luò)非法入侵、系統(tǒng)錯誤等安全問題出現(xiàn)等，都會對檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性、完整性、有效性產(chǎn)生不可逆的負(fù)面影響。大數(shù)據(jù)信息化的便利好處多多，但也勢必會帶來一些新的問題，檔案人員必須做好全方位的準(zhǔn)備，方能迎接面臨的新的挑戰(zhàn)。

挑戰(zhàn)三，檔案工作面臨業(yè)務(wù)層面的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，需要?dú)w檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)范圍不斷擴(kuò)大，種類增多，業(yè)務(wù)過程性記錄增加，新平臺產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)源，系統(tǒng)監(jiān)管類數(shù)據(jù)增量大。歸檔范圍的劃定需要重新考量，系統(tǒng)存儲容量大的能實(shí)現(xiàn)全過程數(shù)據(jù)歸檔。那么如何對海量數(shù)據(jù)實(shí)行科學(xué)在線歸檔，是檔案部門參與數(shù)字發(fā)展戰(zhàn)略必須解決的問題。不同部門的數(shù)據(jù)將圍繞某項(xiàng)業(yè)務(wù)活動流轉(zhuǎn)于歸集，隨后向檔案部門移交，檔案部門需要重新建立新的歸檔范圍和保管期限，業(yè)務(wù)活動成為數(shù)據(jù)聚合的基本單位，而不再是各個來源部門。大數(shù)據(jù)信息化背景下，數(shù)據(jù)以更加本體化和模型化的形態(tài)融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)完成共享、組合和驗(yàn)證的過程，所遵循的是具體運(yùn)行規(guī)則與業(yè)務(wù)邏輯。因此，規(guī)則作為數(shù)據(jù)空間的主要對象，如何描述數(shù)據(jù)，如何描述管理規(guī)則就成為檔案部門應(yīng)對的又一新的挑戰(zhàn)。

挑戰(zhàn)四，面臨專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)的挑戰(zhàn)。當(dāng)下多數(shù)企業(yè)檔案部門面臨著人員知識結(jié)構(gòu)落后的問題。在缺乏學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的情況下，對數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用技術(shù)知之甚少，從而影響到阻礙大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下檔案工作的開展。檔案人才的專業(yè)水平需要進(jìn)一步提高，而適應(yīng)數(shù)字環(huán)境的綜合型人才培養(yǎng)是檔案人才建設(shè)的主要的新挑戰(zhàn)。

二、數(shù)字化環(huán)境中檔案管理的思考與對策

面對大數(shù)據(jù)信息化存在的問題與挑戰(zhàn)，經(jīng)過研究與思考，認(rèn)為采取如下的對策：

對策一，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極面對檔案管理對象的變化。社會發(fā)展與技術(shù)進(jìn)步的總趨勢不以人的意志為轉(zhuǎn)移，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員應(yīng)該適應(yīng)時代更迭、順勢而為，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極面對檔案管理對象的變化，努力學(xué)習(xí)與運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)知識，使得檔案資源的前景向規(guī)范化、保存方式更先進(jìn)、利用更安全、便捷的方向推進(jìn)。收集電子文件、圖像、視頻等一切具有保存價值的對象都作為檔案管理，并強(qiáng)化對非機(jī)構(gòu)化的新型檔案信息的實(shí)時收集、存儲與管理。這就意味著檔案部門不僅僅是在檔案“量”的積累，更要及時增加檔案的種類，保證檔案工作研究、分析對象的“完整性”，為檔案工作的“質(zhì)”變打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。實(shí)際上，這也豐富了檔案工作的內(nèi)容，注入了新鮮的血液，為檔案未來的發(fā)展拓寬了道路。從而確立電子文件與電子檔案管理為主，傳統(tǒng)載體檔案管理為輔的工作理念和新的管理模式，在按部就班高效安全地管好、存好傳統(tǒng)載體檔案的基礎(chǔ)上，將更多的精力放在電子文件與電子檔案管理方面，讓大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在檔案管理中綻放光彩。

對策二，大力夯實(shí)基礎(chǔ)，構(gòu)建業(yè)務(wù)儲備標(biāo)準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，檔案工作緊密地結(jié)合數(shù)據(jù)驅(qū)動和業(yè)務(wù)驅(qū)動的數(shù)據(jù)管理方式，數(shù)據(jù)生命周期理論業(yè)已成為檔案部門一大新的研究方向。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，用戶生成的檔案資料內(nèi)容頗多，占據(jù)了主導(dǎo)地位，鑒定并確保數(shù)據(jù)質(zhì)量顯見成為工作瓶頸。因?yàn)?，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成果基本處于檔案數(shù)據(jù)的粗加工階段，導(dǎo)致后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘和利用難度較大。而以大數(shù)據(jù)信息化為契機(jī)，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)，構(gòu)建業(yè)務(wù)儲備標(biāo)準(zhǔn)化，結(jié)合國家和行業(yè)新出臺的辦法和標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔范圍、特殊電子文件歸檔方式方法、元數(shù)據(jù)管理、真實(shí)性保障、單軌制等關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行深入研究，積極探索更加行之有效的實(shí)施方案。通過制定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、歸檔移交數(shù)據(jù)包標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)鑒定規(guī)則等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，為后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘與利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，創(chuàng)造了有力條件。

對策三，加強(qiáng)溝通，精心搭建新的管理方法與模式?；仡欉^去，傳統(tǒng)檔案管理的核心在于對檔案載體的管理，形成了一套對檔案實(shí)體等外圍環(huán)境要求的管理方式。眼觀時下，大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下檔案管理方式逐漸變?yōu)閷n案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等諸多要素的管理和控制。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，系統(tǒng)產(chǎn)生的信息從文件級演變到數(shù)據(jù)級，檔案管理方法需要借鑒數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫管理的方法，從規(guī)則、模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)關(guān)系出發(fā)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管控。傳統(tǒng)管理模式中顯得不為重要的過程數(shù)據(jù)，從知識管理角度出發(fā)具有極大價值，故此對全過程的數(shù)據(jù)要進(jìn)行管控，并將工作細(xì)節(jié)和經(jīng)驗(yàn)保存下來，有助于縮短制造周期?？梢?，大數(shù)據(jù)信息化的優(yōu)勢與特點(diǎn)在工作實(shí)踐中已經(jīng)展露無疑。

面對大數(shù)據(jù)信息化的實(shí)際應(yīng)用，搭建平臺至關(guān)重要。然而，客觀現(xiàn)實(shí)告訴人們，一般企業(yè)自身難以建立起大數(shù)字信息化技術(shù)平臺。而企業(yè)實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息化檔案管理尚需借助“外力”，重要方式之一是搭建與溝通大數(shù)字信息化管理部門的交流協(xié)作渠道。在檔案部門與數(shù)據(jù)管理部門間建立穩(wěn)定長效的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制，將檔案部門納入數(shù)據(jù)發(fā)展與管理的頂層設(shè)計(jì)之中，提升企業(yè)檔案部門在大數(shù)據(jù)信息化時代的影響力。檔案部門協(xié)調(diào)與以數(shù)據(jù)管理中心代表的相關(guān)部門的合作，建立穩(wěn)定的合作協(xié)調(diào)機(jī)制，互相借勢借力的業(yè)務(wù)往來，通過會議討論制定業(yè)務(wù)考核細(xì)則和行政事項(xiàng)基礎(chǔ)信息確認(rèn)表，以規(guī)范進(jìn)一步的業(yè)務(wù)合作。結(jié)合核心業(yè)務(wù)職能介入數(shù)據(jù)管理流程。歸檔保存是整個管理流程中不可或缺、前后聯(lián)動的重要環(huán)節(jié)，與檔案部門一直以來的核心業(yè)務(wù)相契合，為檔案部門提供了介入大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)工作的契機(jī)，如此方能提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。

對策四，提升隊(duì)伍素質(zhì)，努力培養(yǎng)檔案數(shù)字專業(yè)人才?，F(xiàn)代社會的競爭，關(guān)鍵是人才的競爭。企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，人才實(shí)屬關(guān)鍵。從檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展和數(shù)據(jù)安全角度考慮，組建具備技術(shù)能力與專業(yè)知識的檔案人才隊(duì)伍非常必要。

實(shí)踐表明，升級人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案長久發(fā)展的歷史必然選擇。企業(yè)在明確與時俱進(jìn)的崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，要提高與數(shù)字化環(huán)境相配位的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)。制定“用得到人才，留得住人才”的激勵政策，放手使用人才、提高人才待遇實(shí)為重要的舉措。同時，還要鼓勵在職人員參加對外交流，提高技術(shù)專業(yè)程度，培養(yǎng)復(fù)合型、創(chuàng)新型和應(yīng)用型人才，要為擁有數(shù)字技能的人才提供更多的發(fā)展空間和創(chuàng)新機(jī)會。此外，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為檔案人才提供清晰明了、可以實(shí)現(xiàn)的職業(yè)規(guī)劃，將人才與企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)使命與責(zé)任擔(dān)當(dāng)聯(lián)系起來，使人才與企業(yè)共命運(yùn)，激發(fā)人才的使命感、責(zé)任感，為促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，加快企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)智慧才能。

上述思考與實(shí)踐表明，如今社會已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)檔案管理的新需求，企業(yè)檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型實(shí)為大勢所趨，這既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案工作者，必須順勢而上，針對存在問題，采取相應(yīng)對策，迎難而上，不斷突破，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)檔案工作邁上新臺階。