論高校電子檔案的集中管理模式

高二麗

引言

檔案管理的過程中實現(xiàn)集中管理模式可以有效確保對電子檔案進行統(tǒng)一的保管和利用，并且能夠保障在管理的過程中檔案資源的質(zhì)量和數(shù)量不會因為外界的因素受到一定的影響和破壞。信息時代的到來，高校電子檔案的集中管理模式應(yīng)運而生，在管理檔案方面具有重要作用，不僅簡化了檔案管理的流程，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，而且還幫助高校節(jié)約了人力成本，提升了高校的社會效益和經(jīng)濟效益，因此，對于高校而言，為了提高檔案管理的高效性和科學性，保證高校電子檔案集中管理工作的有效開展，加強對電子檔案集中管理模式的應(yīng)用是當務(wù)之急。

一、高校電子檔案集中管理模式的可行性分析

（一）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施健全

目前，我國網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件已實現(xiàn)完全達標，同時，網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)已經(jīng)實現(xiàn)系統(tǒng)化和健全化，此外，通信主干網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)完全穩(wěn)定，這為高校順利開展電子檔案集中管理工作創(chuàng)造了良好的網(wǎng)絡(luò)條件。除此之外，我國部分高校已經(jīng)投入了校園網(wǎng)的建設(shè)，為電子檔案集中管理模式的有效應(yīng)用提供了充足資金和先進技術(shù)的保障。與此同時，在社會網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下，我國在共享網(wǎng)絡(luò)信息資源方面已經(jīng)取得了歷史性突破，網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享力度不斷加大，這些情況的出現(xiàn)為高校更好地應(yīng)用電子檔案集中管理模式提供了良好的社會網(wǎng)絡(luò)氛圍。

（二）國家檔案管理形式的支持

我國頒布了《檔案法》，該法律文件明確規(guī)定了行政管理部門和上級的相關(guān)職責，對于國家檔案行政管理部門而言，主要負責對全國檔案信息的管理，對于上級領(lǐng)導而言，主要負責對下級員工的監(jiān)督和指導，由此可見，我國的檔案事業(yè)體系已經(jīng)相當完善，具備完整化、系統(tǒng)化、協(xié)調(diào)化等特點。

（三）國家政策的支持

在2003年，國家檔案局已經(jīng)頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，該法律文件對電子公文歸檔的具體管理方法和管理內(nèi)容進行了明文規(guī)定，同時，在2005年，國家檔案局又頒布了《中華人民共和國電子簽名法》，該法律文件明文規(guī)定了除了紙質(zhì)簽名外，電子簽名同樣具有較強的法律效力。對于高校來說，要以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《全國檔案信息化實施綱要》等文件為依據(jù)，根據(jù)高校電子檔案管理工作的自身特點，制定高校電子檔案管理辦法。中國高等教育學會頒布了《高等學校電子文件歸檔與管理辦法》，規(guī)定明確指派電子文件歸檔與管理工作的分管領(lǐng)導，協(xié)調(diào)解決實際問題。

二、高校電子檔案集中管理模式的構(gòu)建和應(yīng)用

（一）打造高校電子檔案集中管理的觀念體系

建立高校電子檔案的集中管理觀念體系是提高高校電子檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)，高校相關(guān)部門要及時修正、優(yōu)化和完善檔案集中管理的理念。高校要充分利用信息技術(shù)，循序漸進地樹立兩大核心管理理念。第一，資源優(yōu)勢管理理念。該管理理念主要是指在理解信息是資源的基礎(chǔ)上，按照對電子檔案信息的錄入存儲、歸納整理、傳輸共享三個環(huán)節(jié)做好電子檔案集中管理工作，從而確保電子檔案在教學和科研的創(chuàng)新管理方面體現(xiàn)出巨大價值。第二，公共文化管理理念。該管理理念主要是指以人文精神發(fā)展為目標，以公眾文化為理念，不斷強化電子檔案的重要性，從而為高校順利開展電子檔案集中管理工作提供科學管理觀念的支撐。同時，要想充分發(fā)揮電子檔案集中管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢，在電子檔案集中管理的觀念體系不斷改革和創(chuàng)新的背景下，我國各大高校要有效溝通和親密合作，從而在館際合作方面做出重要貢獻。

（二）建立高校電子檔案中心

對于高校而言，為了實現(xiàn)對電子檔案資源信息的有效共享，需要重視對電子檔案中心的建立和使用。要在國家教育部門的帶領(lǐng)下，制定適用于全國高校的電子檔案集中管理網(wǎng)絡(luò)體系，確保建立的高校電子檔案集中管理中心不受地域的限制，在全國范圍內(nèi)都可以應(yīng)用，同時，還要從來自全國各地的不同高校檔案館中集中管理同一類型的電子檔案，以起到共享電子檔案資源的作用，更好體現(xiàn)出電子檔案的高效性和經(jīng)濟性，實現(xiàn)電子檔案資源的統(tǒng)一管理，大大提高電子檔案管理規(guī)模和經(jīng)濟效益。另外，用戶可以通過電子檔案中心對感興趣的檔案信息進行在線查找和閱讀，同時，還可以直接下載那些公開的檔案信息，從而保證良好的用戶體驗，提高電子檔案集中管理的質(zhì)量和效率。

（三）研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)

電子檔案管理系統(tǒng)作為智能化、科技化的網(wǎng)絡(luò)平臺，在電子檔案歸納整理和檔案信息的搜索閱覽等方面具有顯著優(yōu)勢，因此，該系統(tǒng)的研發(fā)和使用對于高校電子檔案集中管理而言具有重要作用。由于電子檔案管理系統(tǒng)在研發(fā)過程中，涉及的因素多而復雜，這些因素主要集中在技術(shù)方面和人力方面，同時，電子檔案管理系統(tǒng)有大量的子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)都涉及到了大量的數(shù)字化信息，如果某一子系統(tǒng)出現(xiàn)功能異常，將會影響整個系統(tǒng)地正常運行，因此，相關(guān)開發(fā)人員在有效結(jié)合高校電子檔案集中管理模式應(yīng)用需求的基礎(chǔ)上，充分利用數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)，不斷地完善和優(yōu)化系統(tǒng)開發(fā)效果，使系統(tǒng)的性能更穩(wěn)定、功能更健全、通用性更強，只有這樣，當電子檔案管理系統(tǒng)投入使用后，高校才能更好地存儲和管理海量檔案資源信息，實現(xiàn)電子檔案的集中管理。

結(jié)論

綜上所述，檔案的集中管理是檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢。電子檔案集中管理模式的構(gòu)建和應(yīng)用是改革和創(chuàng)新高校檔案管理模式的重要措施，同時，也是保證高校檔案館效率和效果的必要手段，因此，高校在開展檔案管理工作過程中，要加強對電子檔案集中管理模式的構(gòu)建和應(yīng)用，打造高校電子檔案集中管理的觀念體系，實現(xiàn)電子檔案管理相關(guān)標準和規(guī)則的統(tǒng)一;建立高校電子檔案中心，保證高校檔案信息的公開性和共享性;研發(fā)和使用電子檔案管理系統(tǒng)，促使高校檔案管理工作朝著積極、穩(wěn)定、健康、可持續(xù)的方向發(fā)展。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的高效開展，使電子檔案集中管理模式擁有更高的應(yīng)用價值和應(yīng)用前景。