淺談新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理

郭海寧

近些年我國(guó)致力于改善民生，其中就包括社會(huì)保險(xiǎn)改革。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中記錄著詳細(xì)信息，既能讓參保人的生活有所保障，也能讓參保人享受應(yīng)有權(quán)益。要想社會(huì)保險(xiǎn)改革卓有成效，檔案管理是關(guān)鍵。然而受諸多因素限制，管理效果并不理想，抑制了社會(huì)保險(xiǎn)功能的發(fā)揮。在新形勢(shì)下，檔案管理工作需要變革，以契合實(shí)際需要?；诖?，本文對(duì)檔案管理問(wèn)題及創(chuàng)新策略進(jìn)行探討，以供廣大檔案管理人員參考。

一、新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題分析

（一）社保管理意識(shí)薄弱

意識(shí)是行動(dòng)的推動(dòng)力，意識(shí)缺失會(huì)導(dǎo)致管理工作無(wú)法正常開(kāi)展。當(dāng)前社保部門并未認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，以至于宣傳不到位，引導(dǎo)不充分，管理意識(shí)薄弱，使得管理行為缺乏規(guī)范性，管理效率自然不高。

（二）信息化建設(shè)相對(duì)滯后

隨著5G技術(shù)的到來(lái)，各領(lǐng)域都在向信息化方向邁進(jìn)，其中包括社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)域。但是社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息建設(shè)存在一定滯后性，究其原因是受人員、資金等因素影響。雖然社保檔案管理基本完成信息化建設(shè)，但建設(shè)過(guò)于簡(jiǎn)單，并未充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)。

（三）社保管理制度不完善

社保檔案部門較為特殊，需要利用完善的制度提升管理質(zhì)量。然而當(dāng)前管理制度并不完善，主要體現(xiàn)在這幾方面：管理職責(zé)不明，以至于推諉現(xiàn)象出現(xiàn);管理流程不清晰，使得管理工作缺乏規(guī)范性;懲罰機(jī)制缺失，無(wú)法對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行正確處理;獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制缺少，使得獎(jiǎng)勵(lì)沒(méi)有根據(jù)。要想管理工作有序進(jìn)行，需要健全管理制度。

（四）社保管理隊(duì)伍水平偏低

近些年社保檔案管理工作獲得了一定發(fā)展，對(duì)人員的要求也顯著提高。管理人員不僅需要具備扎實(shí)的功底，還要擁有較高素養(yǎng)。當(dāng)前，社保檔案管理人員的年齡偏大，無(wú)法勝任崗位需要，因此需要社保部門加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，以提升管理實(shí)力。

二、新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）借助宣傳工作培養(yǎng)管理意識(shí)

要想有序推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)改革，關(guān)鍵在于培養(yǎng)管理意識(shí)。培養(yǎng)路徑有三條：其一，營(yíng)造良好氛圍。社會(huì)保險(xiǎn)部門要精心布置內(nèi)部環(huán)境，可懸掛橫幅、張貼標(biāo)語(yǔ)，潛移默化的影響管理人員思想，讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。其二，組織相關(guān)培訓(xùn)。社會(huì)保險(xiǎn)部門要制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，以此強(qiáng)化思想建設(shè)。培訓(xùn)內(nèi)容包括政策文件、社會(huì)保險(xiǎn)功能、檔案管理發(fā)展歷程等，以此夯實(shí)管理人員的理論基礎(chǔ)。其三，補(bǔ)充學(xué)習(xí)材料。社會(huì)保險(xiǎn)部門要積極篩選學(xué)習(xí)網(wǎng)站，并將網(wǎng)址告知管理人員，同時(shí)在部門內(nèi)部設(shè)置學(xué)習(xí)角，定期補(bǔ)充學(xué)習(xí)資源。在新形勢(shì)下，管理人員要具備學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷給自身充電，以便跟上時(shí)代步伐。

（二）圍繞現(xiàn)代技術(shù)推進(jìn)信息化建設(shè)

5G技術(shù)的到來(lái)，標(biāo)志著萬(wàn)物智聯(lián)時(shí)代的到來(lái)?，F(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展及應(yīng)用，因此，有必要將現(xiàn)代技術(shù)融入社保檔案管理工作中，以提升信息化管理水平。首先，做好基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。只有設(shè)備配備充足，才能確保數(shù)字檔案室有序運(yùn)轉(zhuǎn)。設(shè)備主要分為兩個(gè)部分：硬件設(shè)備包括服務(wù)器、存儲(chǔ)器、處理器等，可為檔案的搜集整理提供支撐。軟件設(shè)備包括各類技術(shù)，是檔案處理及應(yīng)用的重要保障。其次，做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。社保檔案中涵蓋個(gè)人全部信息，因此需要提升信息的安全性。根據(jù)社保部門的業(yè)務(wù)狀況確定網(wǎng)絡(luò)級(jí)別，并努力構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安裝殺毒軟件，并定期消殺病毒。再次，做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。隨著參保人數(shù)的增加，電子檔案的數(shù)量顯著增加。為了保障檔案處理得當(dāng)，需要搭建數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行有效分類，節(jié)約了人員精力。要想數(shù)據(jù)庫(kù)具備整合能力，需將系統(tǒng)與辦公室進(jìn)行有效連接。最后，優(yōu)化搜索功能。為提升社保檔案的利用率，需要優(yōu)化系統(tǒng)功能，提升搜索效率。

（三）推進(jìn)社保檔案管理制度完善

社保部門要認(rèn)識(shí)到管理制度的重要性，并積極開(kāi)展制度建設(shè)工作。首先，明確管理職責(zé)。將每個(gè)崗位的工作內(nèi)容及擔(dān)負(fù)的責(zé)任寫清楚，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，就可第一時(shí)間找到責(zé)任人。其次，明確管理流程。為每項(xiàng)工作制定科學(xué)的工作流程，不僅能規(guī)范管理行為，還能顯著提升管理效率。再次，制定懲罰機(jī)制。將懲罰內(nèi)容一一列出，當(dāng)檔案管理人員處罰某一條款時(shí)，可依照條款內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行處罰，從而讓被處罰者心服口服。最后，制定獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。對(duì)工作表現(xiàn)突出人員，給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，以此激發(fā)員工潛能，推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（四）強(qiáng)化社保檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

社保部門要做好規(guī)劃，推動(dòng)隊(duì)伍建設(shè)。首先，社保部門要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提升他們的綜合能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)豐富，不僅包括基礎(chǔ)知識(shí)、管理技能，還要加強(qiáng)安全教育及信息教育。培訓(xùn)方式應(yīng)多樣，除了定期組織講座、研討會(huì)等活動(dòng)外，還要組織人員外出學(xué)習(xí)。通過(guò)一系列培訓(xùn)活動(dòng)，夯實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)，提升實(shí)操能力。為了確保培訓(xùn)效果，需要實(shí)施考核。對(duì)于內(nèi)部培訓(xùn)，以考卷作為考核形式，對(duì)考核不通過(guò)者回爐重造，直至其掌握培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)于外部培訓(xùn)，以實(shí)操演練和撰寫心得作為考核方式。其次，社保部門要調(diào)整招聘策略，吸引更多的人才加入。人才的到來(lái)，可發(fā)揮兩面作用，一方面是直接提升隊(duì)伍戰(zhàn)斗力，另一方面是推動(dòng)現(xiàn)有人員進(jìn)步。再次，社保部門要與高校保持聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)定向輸入人才的目標(biāo)。這類人才與崗位的契合度很高，可顯著提升管理效率。最后，社保部門可借鑒末位淘汰制，以此打造適合自身的發(fā)展機(jī)制。利用機(jī)制將不適應(yīng)崗位要求的人員淘汰出隊(duì)伍，以便給其他人才創(chuàng)造展示才華的舞臺(tái)。

三、總結(jié)

在新形勢(shì)下，社保檔案的重要性不言而喻。實(shí)踐證明，傳統(tǒng)管理模式無(wú)法滿足實(shí)際需要，因此需要積極變革。一要加強(qiáng)宣傳、正確引導(dǎo)，以此培養(yǎng)管理意識(shí)。二要完善管理制度，以規(guī)范管理行為。三要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，以夯實(shí)人才基礎(chǔ)。四要推進(jìn)信息化建設(shè)，以提升管理效率。通過(guò)種種舉措，打造高效管理模式，從而讓社保檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用。

作者單位：承德市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局