企業(yè)檔案管理數(shù)字化與知識管理結(jié)合的路徑探究

王信

摘 要：隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，信息傳遞的速度加快，導(dǎo)致信息紛雜，混亂。因此為方便查詢與保存，要充分利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，知識管理的自動(dòng)化，體系化。企業(yè)檔案涉及其發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，歷史等重要資料，為企業(yè)日后的進(jìn)步提供借鑒性意義。傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)版為主，容易受到外界因素的影響，而破損污染，不利于工作人員保存。信息化技術(shù)可滿足長久存檔的需要，現(xiàn)已成為企業(yè)檔案管理的趨勢。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;知識管理;路徑探究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.007

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)各行業(yè)內(nèi)的個(gè)體企業(yè)數(shù)量激增，企業(yè)同質(zhì)化問題嚴(yán)重，市場競爭加劇。為在社會(huì)大潮中占據(jù)一席之地，企業(yè)要重視知識經(jīng)濟(jì)的作用，大力推動(dòng)核心技術(shù)的研發(fā)。因此，知識管理是現(xiàn)階段企業(yè)競爭力提高的關(guān)鍵，有助于其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。同時(shí)知識管理與企業(yè)檔案管理相輔相成，企業(yè)檔案管理采用數(shù)字化的方式，可以為知識管理的提升提供保障。綜上本文旨在對企業(yè)檔案管理的數(shù)字化和知識管理進(jìn)行分析討論。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

在知識化經(jīng)濟(jì)成為社會(huì)發(fā)展主要?jiǎng)恿Φ慕裉?，企業(yè)只有不斷進(jìn)行核心技術(shù)領(lǐng)域的研究，才能在嚴(yán)峻的市場競爭中立于不敗之地。由于缺乏高技術(shù)人才導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作長期停滯不前，工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識程度不足，忽視檔案的重要性使得部分檔案已經(jīng)丟失或失去利用價(jià)值。企業(yè)的資金儲(chǔ)備不足，導(dǎo)致無法及時(shí)進(jìn)行技術(shù)升級，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)以及人員培訓(xùn)。檔案管理方式的落后，令知識經(jīng)濟(jì)在企業(yè)內(nèi)部沒有生存的空間，在長期的發(fā)展中缺乏有效的精神支撐，員工因?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展歷史了解較少，對企業(yè)的真正所需和發(fā)展方向沒有正確的認(rèn)識與導(dǎo)向。只有企業(yè)檔案管理數(shù)字化與知識管理相融合才能，在不斷發(fā)展中探索出適合自身的路徑。

2 建立檔案庫，進(jìn)行數(shù)字化管理

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)工作中的關(guān)鍵一環(huán)，只有不斷的進(jìn)行歷史回顧，才能發(fā)現(xiàn)自身的不足，結(jié)合現(xiàn)階段的發(fā)展現(xiàn)狀形成下一階段的規(guī)劃和目標(biāo)。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，既不方便管理保存，也不利于后期信息的找尋，因此將會(huì)降低企業(yè)的實(shí)際工作效率。企業(yè)要積極利用，時(shí)下最先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)建立電子檔案庫，做好企業(yè)歷史，發(fā)展階段特點(diǎn)，技術(shù)革新的記錄工作。

例如針對目前檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，檔案管理工作模式落后的問題，企業(yè)應(yīng)從兩個(gè)方面入手，對現(xiàn)有在崗人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，吸引高新技術(shù)人才入駐，開源節(jié)流同步進(jìn)行。首先，在開源方面企業(yè)與當(dāng)?shù)卦盒＿M(jìn)行合作，即院校為企業(yè)提供人才，企業(yè)為院校的研發(fā)提供資金支持。其次在節(jié)流方面，還應(yīng)對企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)。通過定期開設(shè)電子檔案管理的專業(yè)課程，編寫操作規(guī)范的方式，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)和能力。將企業(yè)的基本信息錄入到電子系統(tǒng)中，變成數(shù)字代碼進(jìn)行長久保存。不同的發(fā)展階段，企業(yè)都可以進(jìn)行檔案的調(diào)出，總結(jié)不足形成下個(gè)階段的績點(diǎn)任務(wù)。

3 重視知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展，堅(jiān)持知識共享

在知識經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)步的今天，企業(yè)要想在市場競爭中占據(jù)一席之地，就要有自己獨(dú)特的核心技術(shù)。為適應(yīng)激烈的市場競爭，企業(yè)要加大對核心技術(shù)的探索，形成有自己特色和優(yōu)勢的發(fā)展道路。企業(yè)也應(yīng)該利用檔案管理，分析自身的不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為知識經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步提供借鑒。統(tǒng)一領(lǐng)域內(nèi)的企業(yè)應(yīng)積極開展合作，進(jìn)行知識共享在合作中進(jìn)步。

例如，企業(yè)要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用數(shù)字化技術(shù)建立電子檔案庫。企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，并成立專門的檔案管理部門制定檔案管理的工作規(guī)范，細(xì)化管理工作。將企業(yè)基本信息如成立時(shí)間，歷代管理者，發(fā)展階段，增獲得的榮譽(yù)等內(nèi)容錄入到電子檔案庫中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和智能化，與原有的紙質(zhì)檔案管理相比，更加方便管理并可以實(shí)現(xiàn)永久保存。要對電子檔案庫實(shí)現(xiàn)進(jìn)行分類標(biāo)準(zhǔn)和檢索設(shè)置，在投入使用后輸入的檔案會(huì)被依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)分類匯總，員工在后期使用時(shí)僅需進(jìn)行簡單的檢索，就可以直接調(diào)出想要的信息，適應(yīng)了快節(jié)奏的社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀。統(tǒng)一領(lǐng)域內(nèi)的企業(yè)還要積極進(jìn)行知識共享。管理部門要進(jìn)行技術(shù)的轉(zhuǎn)型升級，建立行業(yè)內(nèi)部的信息技術(shù)交流系統(tǒng)，既有利于進(jìn)行統(tǒng)一的管理，又可以方便企業(yè)技術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)共同進(jìn)步。各企業(yè)要派出技術(shù)人員進(jìn)行網(wǎng)站的建立和后期的維護(hù)，提高交流網(wǎng)站的防御和數(shù)據(jù)處理能力防止黑客的惡意入侵。定期對交流網(wǎng)站的設(shè)備進(jìn)行檢查包括服務(wù)器，交互器等。為網(wǎng)站的安全性和穩(wěn)定性提供保障。

4 以市場為導(dǎo)向，進(jìn)行技術(shù)升級

我國的社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入到一個(gè)新的發(fā)展階段，呈現(xiàn)出市場經(jīng)濟(jì)一體化和生產(chǎn)長期處于較低等級的現(xiàn)象，不利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)的技術(shù)升級。目前，企業(yè)尚未對自身的核心技術(shù)實(shí)現(xiàn)完全掌控，仍需要大量的人才技術(shù)引進(jìn)，加大了成本的投入。綜上，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)自身的長足穩(wěn)定發(fā)展應(yīng)堅(jiān)持以市場為導(dǎo)向的技術(shù)升級，調(diào)動(dòng)本企業(yè)內(nèi)部的研究人員進(jìn)行核心技術(shù)的研發(fā)。增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，提高經(jīng)濟(jì)效益。

例如，企業(yè)要與當(dāng)?shù)馗咝＿_(dá)成合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙贏。企業(yè)成為高校的實(shí)習(xí)基地，在此過程中進(jìn)行人才的積累。通過為實(shí)習(xí)生提供當(dāng)?shù)貞艨?，?yōu)惠政策，住房工作等優(yōu)厚的條件，吸引學(xué)生在實(shí)習(xí)期間與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同，留住有利于自身發(fā)展的高技術(shù)人才，減少技術(shù)人才的引進(jìn)費(fèi)用。其次，企業(yè)為高校的課題研發(fā)提供資金支持，以實(shí)現(xiàn)新興技術(shù)的優(yōu)先使用的目的。最后，企業(yè)還可以將企業(yè)歷史作為員工實(shí)習(xí)課程培訓(xùn)中的一項(xiàng)，教授員工如何使用電子檔案庫檢索自己需要的信息，了解企業(yè)的發(fā)展歷史，將其作為督促自己認(rèn)真工作為企業(yè)發(fā)展奉獻(xiàn)的精神支持。

5 以市場情報(bào)為方向，優(yōu)化企業(yè)檔案管理

市場情報(bào)對于企業(yè)經(jīng)營有著無可比擬的重要作用，可以說，市場情報(bào)能夠讓企業(yè)對自己產(chǎn)品所需要投入的市場有著充分的了解，企業(yè)也應(yīng)該根據(jù)市場情報(bào)進(jìn)行生產(chǎn)和經(jīng)營，盲目的生產(chǎn)和經(jīng)營將會(huì)對企業(yè)的發(fā)展埋下隱患。需要注意的是，企業(yè)在建立檔案管理數(shù)字化和知識管理結(jié)合的融合當(dāng)中，也不能夠?qū)κ袌銮閳?bào)進(jìn)行照單全收，而是應(yīng)該有取有舍，最大化精簡情報(bào)，建立數(shù)字化檔案管理機(jī)制，優(yōu)化企業(yè)檔案管理。并在建立融合的過程中做到知識管理相結(jié)合，這樣才能夠最大化利用市場情報(bào)促進(jìn)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營。

例如，企業(yè)在建立市場情報(bào)檔案時(shí)，應(yīng)該有效參考當(dāng)?shù)匕l(fā)展水平和當(dāng)?shù)匦枨髮哟危Ρ拘袠I(yè)的龍頭企業(yè)和平均水平有所了解，參考這些有效數(shù)值建立五年之內(nèi)的經(jīng)營檔案，并與本公司的實(shí)際經(jīng)營檔案進(jìn)行對比，了解本公司所存在的不足，依照國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行優(yōu)化。在企業(yè)檔案管理方面，要著重的深化對檔案的數(shù)字化分析，檔案工作應(yīng)該以收集未開始，以分析為工作重心，以提出經(jīng)營方案和經(jīng)營方向?yàn)橹饕康?，因此企業(yè)應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)方式對檔案內(nèi)所涉及的數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向?qū)Ρ群涂v向預(yù)測，不斷促進(jìn)檔案管理在實(shí)際經(jīng)營中發(fā)揮最大價(jià)值。

6 總結(jié)

檔案管理工作為知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)積累，為企業(yè)的進(jìn)步提供路徑導(dǎo)向。但是由于檔案管理工作在我國處于初級階段，企業(yè)的技術(shù)水平仍停留在紙質(zhì)檔案階段，導(dǎo)致檔案遺失，利用價(jià)值不高的問題嚴(yán)重，同時(shí)面對經(jīng)濟(jì)一體化的時(shí)代浪潮，部分企業(yè)還沒有達(dá)到對核心技術(shù)的掌握。綜上企業(yè)要通過重視檔案管理，融合數(shù)字化技術(shù)，堅(jiān)持知識共享來實(shí)現(xiàn)自身的長足穩(wěn)定進(jìn)步。

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