企業(yè)電子檔案單套制管理探究

劉靜?王偉

摘 要：由于現(xiàn)代社會計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及企業(yè)無紙化辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的普遍運用，使電子文件的數(shù)量爆發(fā)式增長，并迅速代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件成為主要的信息資源。電子文件有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，作為一種新的記錄形式，二者都是非常重要且有效的信息資產(chǎn)。在電子文件存檔過程中，如繼續(xù)采用傳統(tǒng)意義上的雙套制管理模式，既是資源的重復(fù)投入，又不能滿足新時代企業(yè)檔案管理發(fā)展的方向。因此，電子檔案單套制管理探究尤為重要。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;單套制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.102

電子檔案“單套制”管理是相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)、電子“雙套制”歸檔而言的，是無紙化辦公條件下電子文件在線歸檔的創(chuàng)新模式[1]。它對紙質(zhì)文件收集、整理和歸檔的模式進行了徹底變革，將電子文件管理嵌入到文件形成、接收、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用和處置全生命周期，從而實現(xiàn)文檔一體化管理。具體來說，利用相應(yīng)的技術(shù)，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換壁壘打通，在電子文件辦結(jié)后實時在線向檔案管理部門歸檔且不再輸出紙質(zhì)文件。

1 企業(yè)電子文件、電子檔案單套制管理依據(jù)

1.1 《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確可實施電子檔案單套制管理試點

2016年4月1日，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（檔發(fā)[2016]4號）。該綱要中明確“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點”[2]。

1.2 《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》明文要開展電子檔案單套制管理試點

2016年11月3日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》（廳字[2016]37號）。該規(guī)劃中明文表示要“開展電子檔案單套制、單軌制管理試點”[3]。

1.3 地方電子檔案單套制管理政策已發(fā)布，上海自貿(mào)區(qū)已成功實施電子檔案單套制管理試點

上海市檔案局將“探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式”作為電子文件管理科學(xué)研究的重點課題，在上海自貿(mào)區(qū)開展電子文件單套制管理試點工作。上海自貿(mào)區(qū)制定了《中國（上海）自由貿(mào)易區(qū)管理委員會保稅區(qū)管理局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》、《保稅區(qū)管理局歸檔電子文件整理操作細(xì)則》、《保稅區(qū)管理局電子檔案長期保存管理規(guī)范》[4]等管理制度，成功實現(xiàn)了電子文檔單套制管理。

1.4 《中華人民共和國檔案法》使電子檔案的效力合法化

2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常委會第十九次會議修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”[5]。

2 電子檔案單套制管理探究

電子檔案單套制管理究其本質(zhì)是保證軟硬件安全的基礎(chǔ)上對電子檔案實現(xiàn)長期保存的目的，建議主要研究以下四個方面內(nèi)容：第一，制定電子文件管理措施和辦法;第二，具有滿足電子檔案單套制管理需求的安全的保管條件;第三，業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、電子簽名等應(yīng)用系統(tǒng)滿足電子檔案單套制的管理要求;第四，擁有與電子檔案單套制管理相匹配的檔案管理人員?？蓺w納總結(jié)為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、安全保管建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等四個方面。

2.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

電子文件的控制和管理工作，不僅是檔案部門的獨角戲，同時還包括產(chǎn)生文件的各個業(yè)務(wù)部門。在開展電子文件的收集、整理、歸檔、存儲、利用和處置的過程中，必須要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對工作進行指導(dǎo)，這樣才能夠保證電子文件的真實性、完整性、可讀性、安全性。因此，企業(yè)須根據(jù)國內(nèi)現(xiàn)有的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)電子檔案管理實際情況，并充分考慮電子文件全生命周期流程管控要求制定全面的電子檔案管理體系。

根據(jù)我國現(xiàn)有電子文件管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，以及電子文件自身的特殊性質(zhì)，企業(yè)需制定與電子文件控制和電子檔案管理相契合的治理體系，為電子文件的管理工作的開展提供依據(jù)。建議編制《電子文件歸檔范圍及保管期限表》、《電子文檔管理流程通用規(guī)范》、《電子文檔管理規(guī)定》、《電子檔案安全保管管理規(guī)定》、《電子檔案著錄細(xì)則》、《電子檔案系統(tǒng)操作手冊》、《電子文件歸檔操作手冊》、《電子文件管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等程序，從管理體系上明確各部門及檔案部門在電子文件歸檔管理過程中的職責(zé)、操作規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)等。

2.2 安全保管建設(shè)

電子文件作為企業(yè)管理信息化、數(shù)字化的時代產(chǎn)物，產(chǎn)生流轉(zhuǎn)于各類信息管理系統(tǒng)中，由于電子文件這種與生俱來的特殊性，使電子文件較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所面臨的風(fēng)險程度更高、范圍更廣。因此，做好電子文件的安全保管建設(shè)，規(guī)避風(fēng)險、保障電子文件的安全是電子文件管理的首要前提。企業(yè)可采取以下幾種手段進行安全保管建設(shè)。第一，企業(yè)將安全保管要求納入標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)中，通過制定安全保管管理規(guī)定和突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等，對電子文件全生命周期流程中的可預(yù)見風(fēng)險因素進行全面管控，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性、安全性;第二，對網(wǎng)絡(luò)及硬件設(shè)施進行常態(tài)化檢查，緊跟社會信息技術(shù)的發(fā)展，做好網(wǎng)絡(luò)及硬件設(shè)施迭代更新工作，保障網(wǎng)絡(luò)的暢通和硬件的安全;第三，采用一些技術(shù)手段實現(xiàn)信息安全管理，例如加密技術(shù)（動態(tài)加密和靜態(tài)加密）、防擴散技術(shù)（JAVA、BRAVA防擴散）、信息認(rèn)證技術(shù)（數(shù)字簽名、身份識別、消息認(rèn)證）[6]、長期可存取技術(shù)（仿真技術(shù)、遷移技術(shù)、載體轉(zhuǎn)換技術(shù)）[6]、區(qū)塊鏈技術(shù);第四，電子文件的備份制度，是保障電子文件安全的重要措施，尤其是在行業(yè)內(nèi)一直廣為提倡的異質(zhì)異地備份，可以極大限度的規(guī)避防范意外風(fēng)險和應(yīng)對各種突然事件，保證電子文件的完整與安全，還原電子檔案的歷史品貌。

2.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)，是電子文件控制、檔案信息資源開發(fā)利用和檔案知識管理的技術(shù)保障。在電子文件控制和電子檔案管理的過程中，涉及多個系統(tǒng)、多個節(jié)點、多個流程，這為應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和運行提出了更高的要求。應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)安全、穩(wěn)定，并滿足電子檔案單套制的管理需求。

應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)首先應(yīng)進行電子文件和電子檔案管理的需求分析，企業(yè)可從電子文件和電子檔案管理的基本功能和安全保管兩方面進行分析。第一，基本功能方面，即把電子文件形成、接收、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存、利用和處置全生命周期的控制操作流程等在應(yīng)用系統(tǒng)中固化，構(gòu)建一條連續(xù)、完整且可認(rèn)證、追溯的電子文件和電子檔案保管鏈，滿足電子文件的控制、電子檔案的管理要求;第二，將實現(xiàn)電子文件安全保管的技術(shù)措施嵌入到應(yīng)用系統(tǒng)中，為電子文件和電子檔案的管理提供一個安全、可靠和穩(wěn)定的系統(tǒng)運行環(huán)境，保證電子檔案的真實性、完整性、可讀性、安全性，使電子檔案具有憑證作用和法律效力。

2.4 人才隊伍建設(shè)

在數(shù)字化管理的時代，電子文件和電子檔案的管理不僅需要對幾何級數(shù)量的電子文件進行收集、整理、歸檔、利用和處置，同時需要制定電子文件和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范、安全保管策略、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等，在這一系列的過程中，要求檔案管理人員具有更高的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。因此，企業(yè)須培育一支知識全面、意識領(lǐng)先、學(xué)歷和年齡結(jié)構(gòu)合理的現(xiàn)代化檔案管理團隊。

為了提升企業(yè)電子文件管理水平，建議企業(yè)從以下幾個方面進行檔案管理人員能力建設(shè)。第一，組織檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)電子文件控制和電子檔案管理的新知識，尤其鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)掌握信息系統(tǒng)的基本原理，培養(yǎng)具備檔案專業(yè)知識和信息技術(shù)開發(fā)常識的復(fù)合型人才，推動企業(yè)電子檔案管理的持續(xù)發(fā)展;第二，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮企業(yè)檔案管理工作的目標(biāo)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)，選派檔案人員進行繼續(xù)教育培訓(xùn)和專項培訓(xùn)、參加行業(yè)內(nèi)的經(jīng)驗交流和研討會議，開闊檔案人員視野、開發(fā)檔案管理新思路，使企業(yè)檔案管理意識在行業(yè)中處于領(lǐng)先地位;第三，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合企業(yè)檔案管理工作中長期規(guī)劃，引進高素質(zhì)、高學(xué)歷的檔案管理人才，優(yōu)化企業(yè)檔案管理團隊，提升企業(yè)檔案管理水平和科學(xué)研究能力。

3 總結(jié)及建議

電子檔案單套制管理是檔案管理信息化發(fā)展的必然趨勢，是現(xiàn)代企業(yè)信息化能力的體現(xiàn)。建立一套完整科學(xué)的電子檔案管理體系，并擁有與之匹配的應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理人員，實現(xiàn)電子檔案單套制管理，這將是企業(yè)未來數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中必不可少的環(huán)節(jié)。因此，對于企業(yè)推進電子檔案的單套制管理，建議如下：

1）目前還不具備電子檔案單套制全面實施條件，可在企業(yè)已實現(xiàn)無紙化的業(yè)務(wù)開展試點工作，在一定時間內(nèi)邊探索邊實施邊優(yōu)化。

2）制定符合電子檔案單套制管理模式的管理體系，為電子文件歸檔管理工作的開展提供依據(jù)。

完善電子文件和電子檔案管理各個系統(tǒng)，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)3），滿足電子檔案單套制管理需求;系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施，即統(tǒng)一規(guī)劃電子文件單套制管理需求，先建立滿足單套制試點的應(yīng)用系統(tǒng)，并預(yù)留數(shù)據(jù)接口和擴展空間，為全面實施電子檔案單套制管理做好準(zhǔn)備。

4）進行電子文件安全保管建設(shè)，根據(jù)電子檔案單套制管理建設(shè)進程編制相應(yīng)工作計劃與方案，電子文件安全保管建設(shè)與電子檔案單套制管理相匹配，確保電子檔案滿足四性的要求。

5）培養(yǎng)電子檔案單套制管理人才。目前，企業(yè)檔案部門沒有從事電子檔案單套制管理的專業(yè)人員，指派專人研究檔案單套制管理相關(guān)知識，將研究成果逐步推廣，培養(yǎng)相應(yīng)的電子檔案單套制管理人才。

參考文獻

[1]廖倩文.電子文件單套制管理問題的策略研究[J].檔案建設(shè)，2017.8：27-30.

[2]國家檔案局.《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》.國家檔案局，2016.

[3]中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳.《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》.中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳，2016.

[4]李利方.《企業(yè)電子檔案“單套制”管理研究》[J].卷宗，2019年12期：42-43.

[5]全國人民代表大會常委會.《中華人民共和國檔案法》.全國人民代表大會常委會，2020.

[6]杜鵬，李福君，方昀.電子文件安全管理研究[J].檔案天地，2011，第6期：45-46.