淺析辦公室主任如何有效的履行職責(zé)

王 毅

恩施市煙葉分公司，湖北 恩施 445000

辦公室是一個可以把領(lǐng)導(dǎo)和員工結(jié)合起來的并進行協(xié)調(diào)的一個部門。所以說辦公室主任的存在就是十分重要的。這就要求辦公室主任要具有良好的綜合素質(zhì)，以及充足的知識儲備。并且要求辦公室主任可以有效的履行職責(zé)，發(fā)揮自己的作用，這樣才能促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

一、辦公室主任的職責(zé)

辦公室主任的職責(zé)主要和辦公室的業(yè)務(wù)有關(guān)，企業(yè)的日常事務(wù)對辦公室業(yè)務(wù)會產(chǎn)生一定的影響。所以說辦公室主任的主要職責(zé)就是管理辦公室的日常事務(wù)，能夠讓辦公室業(yè)務(wù)順利開展，并且對員工進行管理，給企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)提供一些相關(guān)的發(fā)展建議。而且辦公室主任的職業(yè)素質(zhì)應(yīng)該是比較全面的，要具備良好的綜合素養(yǎng)和職業(yè)道德，這樣才有利于企業(yè)更好的發(fā)展。

二、辦公室主任有效的履行職責(zé)的方法

（一）具有良好的綜合素質(zhì)

要想辦公室具有比較好的氛圍，那么辦公室主任就要具有良好的綜合素質(zhì)。辦公室主任要有優(yōu)秀的政治素質(zhì)，才能在日常出現(xiàn)的一些情況和問題上進行高度的思考和解決，而且還要樹立正確的事業(yè)觀和世界觀，還有權(quán)力觀。在工作的時候，要踏踏實實的做事，做一個光明磊落的人，具有良好的執(zhí)行能力，應(yīng)該知道自己什么可以做，什么不能做，什么話該說，什么話不該說，在做事情的時候要講究原則，不要觸碰底線。

作為一個辦公室主任，難免會在工作的時候受到委屈和一些爭議。這個時候就需要辦公室主任具有良好的品德素質(zhì)，能夠忍受住，從企業(yè)的角度出發(fā)去解決問題。辦公室主任的任務(wù)還是很繁重的，而且還會有比較大的壓力，需要處理一些比較緊急的問題，這個時候就需要辦公室主任能夠知難而上，承受住壓力，要學(xué)會把壓力轉(zhuǎn)化為動力，在遇到困難的時候，積極地想出解決辦法，從而來解決出現(xiàn)的一些問題。而且辦公室主任在工作中要做到不搶風(fēng)頭，不推卸責(zé)任，以企業(yè)的榮譽為關(guān)鍵，努力工作。并且辦公室主任要廉潔奉公，不能為了自己的私利，而去以權(quán)謀私，這就違反了辦公室主任的職業(yè)操守，所以要想有效地履行職責(zé)就要在對待事情上做到光明磊落。

要想做好一名辦公室主任，就要具有良好的知識儲備，在平常中要善于思考，積極的參與實踐，在實踐中不斷提高自己，這樣才能有寬闊的視野和良好的知識素養(yǎng)，在遇到困難時可以很好的看清局勢，找到突破口，從而可以解決問題。作為一名辦公室主任，要具有良好的心理素質(zhì)，在遇到問題時不煩躁不憤怒，可以從容而隨和的解決。而且還要對自己有信心，多多的思考，做事情的時候要謹慎小心。而且在平時的工作中，說話要有一定的力度，做事情的時候也要有毅力。在取得一些優(yōu)秀的成績的時候不要驕傲，要保持清醒的頭腦。

（二）對企業(yè)發(fā)展事物進行科學(xué)參謀

辦公室作為管理層的意愿，要對企業(yè)的管理具有一定的責(zé)任。在日常工作中，辦公室主任要對企業(yè)的發(fā)展和管理提出一些有效的建議。雖然辦公室主任不能直接地對企業(yè)做出決策但是在發(fā)現(xiàn)問題的時候，可以通過對一些事物進行調(diào)整來解決問題。對于企業(yè)的發(fā)展，辦公室主任要對未來有一個良好的規(guī)劃，在日常工作中如果發(fā)現(xiàn)了問題，要及時地向企業(yè)進行匯報，并且提供出一些有效的解決措施。使企業(yè)更好的發(fā)展，就要對員工的信息進行核查，把這些信息進行總結(jié)，分析出員工在企業(yè)發(fā)展中存在的一些問題，不僅如此還要對未來的發(fā)展提出一些比較科學(xué)的具體的建議。

（三）安排有序、提高工作效率

辦公室的任務(wù)還是比較多的，所以說為了能夠讓辦公室井然有序可以很好的配合，就要發(fā)揮辦公室主任的作用了。作為辦公室主任，在辦公室的事務(wù)中就要突出政務(wù)服務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)進行決策前，要提供充足的資料，并且提前對資料進行深刻的分析、標注，這樣才能提出一些比較有效的建議。而且在角色中，要與領(lǐng)導(dǎo)的精神思想保持高度的一致，這樣才能準確無誤地指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。在決策后要及時地制定出解決方案，合理地分配工作才能有效地提高工作效率。

在處理日常工作中，要提前有一個完善的工作思路，找出問題的重點，從這個重點進行突破。在進行解決問題的時候，要學(xué)會冷靜沉穩(wěn)，而且還要有一個準確的定位。對員工進行積極的協(xié)調(diào)。鼓勵大家一起解決問題，并在問題解決后，認真的進行總結(jié)。及時反饋也是一個十分重要的事情，如果不及時的進行凍結(jié)和反饋，就會在一些事情上出現(xiàn)小失誤，這樣就會給企業(yè)帶來不利的影響。

對于辦公室主任來說，在工作中要突出重點抓關(guān)鍵抓全面。在進行工作時，辦公室主任要對工作的方法和要求做到仔細檢查，并且非常嚴謹?shù)膶Υ?，不要在可能會出現(xiàn)的一些比較小的事情上出現(xiàn)紕漏。在工作中很小的一些細節(jié)，可以較好地反映出一個辦公室主任的職業(yè)水平。所以說在工作中就要求辦公室主任能夠以小見大，增強對工作的敏感性，不可以忽視任何事情，尤其是領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的事情，而且在事情辦妥辦完為止之前不能夠放松，要全身心的投入到工作中，才能更好的發(fā)揮辦公室主任的職責(zé)。

在一個企業(yè)的發(fā)展中，所有部門都是一個群體，所以說要互相尊重，并且真誠的對待對方。在工作中，如果員工遇到困難的時候就要辦公室主任及時地對他進行幫助，不要過多的去批評，這樣會打擊員工的上進心。只有互相配合和支持，才能夠更好的促進企業(yè)的發(fā)展。而且在日常生活中，要和員工之間進行多方面的溝通，在同事遇到問題的時候及時的提出幫助，如果同級的同事在工作上出現(xiàn)了一些差錯時，就要盡自己最大的努力去解決問題，進行補救，這樣就可以獲得同事的尊重，而且同事之間就應(yīng)該是相互理解相互支持的關(guān)系。要想一個企業(yè)可以更好的發(fā)展，團結(jié)合作是一個關(guān)鍵前提，所以說辦公室主任要在平時的工作中懂得團結(jié)的重要性。要和外部力量以及相關(guān)的單位進行溝通和協(xié)調(diào)，那樣才能提供一個良好的工作環(huán)境，對企業(yè)的發(fā)展也能提供一個很好的幫助。

（四）善于對工作進行總結(jié)和創(chuàng)新

作為一名辦公室主任，就有很多的責(zé)任。一些企業(yè)的事務(wù)，員工的工作思想和在生活中的思想，以及在工作和生活中遇到的問題，都需要由辦公室主任去解決。并且辦公室主任要及時對自身進行總結(jié)，這樣才可以更好的開展工作。并且要對企業(yè)的發(fā)展以及自己的工作方法進行創(chuàng)新。這樣才能更好的對員工和企業(yè)進行服務(wù)。辦公室主任也需要不斷的學(xué)習(xí)，在休息時可以與員工進行溝通，了解一下員工的內(nèi)心想法，還可以像一些其他的管理者學(xué)習(xí)一些經(jīng)驗來提升自己的工作水平，這樣才可以更好的幫助企業(yè)使企業(yè)得到更好的發(fā)展。

（五）胸懷全局，逐步強化綜合能力

辦公室主任的主要工作職責(zé)是為上級領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的好助手。所以，辦公室主任一方面要具備優(yōu)異的素質(zhì)，另一方面也要具備高超的本領(lǐng)。

第一，要擁有整體判斷能力。辦公室主任由于處于較為特殊的位置，必須要具有長遠的眼光、良好的戰(zhàn)略性思維。要能夠從政治層面出發(fā)考慮問題，不僅要觀察到事情的表象，同時也要深入認識到事情的本質(zhì)屬性，突破重點矛盾，理清主流與輔佐事情，明白事情的輕重緩急，精準權(quán)衡利弊得失，為領(lǐng)導(dǎo)制定長遠發(fā)展計劃提供科學(xué)的建議，充分發(fā)揮自身引導(dǎo)和輔佐的功能。第二，要擁有良好的創(chuàng)新水平。辦公室主任要具有敏銳的分析能力與感知能力，要擁有較好的想象力。思路要不拘一格，要能夠在困境中尋找突破口，根據(jù)問題提出有針對性、有效的解決方案，從而促使問題能夠及時、快速的解決。第三，要擁有良好的組織協(xié)調(diào)能力。辦公室是企業(yè)正常運營中不可或缺的一部分，而辦公室主任更在日常事務(wù)中扮演非常重要的角色。由于辦公室主任工作職責(zé)的特殊性，每天都需要協(xié)調(diào)各種各樣公司部門內(nèi)部、公司與其它公司之間的事情與關(guān)系，而良好的組織協(xié)調(diào)能力能夠讓辦公室主任在工作中游刃有余。第四，要擁有良好的語言組織能力。在辦公室日常工作任務(wù)中，文字工作時其中非常重要的一部分，良好的文字功底有助于產(chǎn)生事半功倍的效果。所以辦公室主任必須要充分加強自身語言組織能力訓(xùn)練，逐步提高自身的語言綜合運用水平，憑借扎實的文字功底將領(lǐng)導(dǎo)的核心思想以及公司的發(fā)展決策通過公告、通知等方式完美傳達給各個部門與員工。第五，要能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段。辦公室主任在日常工作過程中，許多工作都需要應(yīng)用到計算機以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備，能夠很好的改善工作效率與品質(zhì)。辦公室主任不僅需要掌握心理學(xué)、企業(yè)管理學(xué)，同時還需要了解組織行為學(xué)、人才培養(yǎng)學(xué)等。

（六）與時俱進，不斷推進辦公室工作新局面

辦公室主任是企業(yè)發(fā)展中極其重要的一個職務(wù)，一定程度上關(guān)系到企業(yè)未來發(fā)展?fàn)顩r，因此辦公室主任必須要具有較好的綜合素養(yǎng)，始終以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，加強與現(xiàn)代化社會的交流，積極主動的接受和學(xué)習(xí)新技術(shù)、新思想，為企業(yè)發(fā)展尋找新的生機，逐步提升辦公室整體工作品質(zhì)，為企業(yè)進一步發(fā)展提供有力支持。首先，要改變現(xiàn)有思維理念，積極接受新思想、新理念。一方面要養(yǎng)成良好的市場觀念。辦公室主任要積極了解現(xiàn)代社會市場環(huán)境變化，提高自身的競爭意識與風(fēng)險防范水平，不斷開拓市場，提高企業(yè)內(nèi)部管理效果，從而為企業(yè)經(jīng)營帶來更好的經(jīng)濟效益。另一方面要充分重視工作效率。辦公室主任要提高自身的組織協(xié)調(diào)能力，構(gòu)建健全的企業(yè)內(nèi)部工作體系，不斷提高工作效率，促使各個部門、各個人員在開會、辦公或者處理工作事宜等時，都要做到行動迅速、不拖泥帶水，提高工作效率。其次，要強化服務(wù)水平。在現(xiàn)代化社會環(huán)境中，辦公室主任必須要形成良好的服務(wù)理念，不論是為領(lǐng)導(dǎo)，還是基層人員或者其他部門，都要做到一絲不茍，以實際行動強化辦公室的服務(wù)水平。

三、結(jié)語

所以說，分公司主任在企業(yè)中是一個特殊地位的存在，他既屬于管理者，又屬于普通員工。要積極的對企業(yè)出現(xiàn)的問題進行提議，并且要對企業(yè)的決策負責(zé)。而且一個好的辦公室主任要具有良好的發(fā)展眼光，在面對困難時，細心并且耐心完成工作時要具有良好的毅力。并且可以給領(lǐng)導(dǎo)提供一些有效的建議，而且在員工遇到困難時，可以對員工進行幫助，從而來解決困難。作為一名辦公室主任，需要不斷的學(xué)習(xí)，這樣才能更好的統(tǒng)領(lǐng)好辦公室工作。提高辦公室的工作水平和服務(wù)質(zhì)量，這樣既有利于辦公室的進步，也有利于企業(yè)的進步，而且還要為企業(yè)的發(fā)展做出更多的貢獻。