劉治軍 封海波 李紫薇
(友誼國際工程咨詢股份有限公司,湖南 長沙 410000)
為了保證監(jiān)理公司的合理利潤,監(jiān)理尾款回收是至關重要的,與建設單位簽訂的服務合同開始,我們在參建過程中的所有工作,都決定著我們監(jiān)理費回工作是否能正常進行。監(jiān)理企業(yè)希望所有的進度款和尾款工作都能順利的申請、審批、到賬,但實際工作中,因為施工和建設單位復雜關系等原因,監(jiān)理企業(yè)的尾款回收經(jīng)常受阻。所以監(jiān)理企業(yè)在面對這些問題的時候應該權(quán)衡利弊,使用合理合法的政策手段,回收監(jiān)理尾款保證公司利益,是各監(jiān)理公司所需要關注的重點工作之一。
分析尾款的回收工作,就要找出存在的問題,只有對癥下藥,才能藥到病除。
首先,監(jiān)理企業(yè)在簽訂合同的時候是弱勢群體,為了承接到相關業(yè)務,往往只能認同相關合同條款內(nèi)容。其次,施工過程中材料報告不清晰、相關記錄不明確、服務水平不夠?qū)I(yè)等監(jiān)理工程師存在的問題,申請結(jié)算款項的時候這些不專業(yè)的行為都會成為絆腳石,特別是尾款回收。另外,因為施工的延期,導致監(jiān)理費用要重新核算,費率需要調(diào)整,合同需要重新簽訂等,這些都會影響尾款延期甚至索賠問題的出現(xiàn)。
(一)監(jiān)理公司要明確劃分責任
要指定第一責任人,代表公司,按照合同簽訂及補充協(xié)議,根據(jù)施工進度向業(yè)主發(fā)起監(jiān)理進度款的申請。指定第一責任人,要明確其他部門的配合并且聽從統(tǒng)一調(diào)度。劃分責任人,有利于監(jiān)督整體工作情況,也有利于及時申請款項,減少延期拖欠等風險。其次,劃分第一責任人,督促盡職盡責的完成工作,端正工作態(tài)度,給業(yè)主提供最好的服務,成為我們的宗旨。
(二)監(jiān)理公司應該注意風險控制
前期合同的簽訂要將預付款、進度款、結(jié)算款、質(zhì)量保證金等的支付條件和支付期限都有明確。其次監(jiān)理要未雨綢繆,觀察根據(jù)工程的進度和投資的變化,及時上報調(diào)整合同的費用,及時簽訂補充協(xié)議等,通過合同約定應得的利益。最后,因為現(xiàn)在建設工程的復雜性以及多變性,工程如出現(xiàn)延期等情況,要留好書面記錄,為之后的索賠款提供有力的證據(jù)。
(三)經(jīng)營工作的考核既是一種工作方式也是工作改進的機會。
制定監(jiān)理費用回收考核制度,可激勵員工更好地完成本職崗位職責,是監(jiān)督管理尾款回收最有效的方法之一。如果考核沒通過,我們可以做適當?shù)膽土P。第一責任人對應收未收的款項負責,未及時按合同約定收回款項,按拖欠日期的長短扣成本核算額,待全部收回時再返還。相反,如果監(jiān)理費用能按合同約定按時收回,也要給予適當?shù)莫剟?。這樣對尾款回收工作能起到積極作用。
能否收回監(jiān)理的尾款,最終的決定方是業(yè)主,在做好監(jiān)理企業(yè)的制度分析后,我們在分析監(jiān)理尾款回收的操作技巧中,應該將重心放到業(yè)主身上。
(一)所有的催收工作都是建立在互相信任、互相尊重,互相友好的基礎上進行的。
尾款的回收要從全局考慮,做到合情合理,友好協(xié)商。特別是面對業(yè)主拖欠貨款的時候,我們要采取誠懇額態(tài)度和委婉的用語,任何時候都要保持有理有據(jù)的原則進行協(xié)商,才能更好更快的解決問題。
(二)要及時根據(jù)完工進度,給業(yè)主提交尾款審批
項目負責人要及時跟蹤到位,及時與業(yè)主方溝通。出現(xiàn)問題都要第一時間處理,或者是溝通之后第一時間解決。有效的溝通是建立一切的橋梁,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題,避免客戶公司某些部門審核脫節(jié),造成款項的拖延支付。
(三)以合同為本,配合業(yè)主各項工作,合同是我們雙方辦事的準則,所以不管是監(jiān)理企業(yè),還是業(yè)主,都應該嚴格按照合同約定的節(jié)點付款。監(jiān)理要及時請業(yè)主對工程進行竣工驗收,盡早結(jié)算。雙方都能及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,回收尾款時,監(jiān)理要切記從合同約定出發(fā),給業(yè)主提出合適的理由,雙方相互尊重。
(四)業(yè)主客戶排除客觀原因,由于主觀因素并未按合同及時付款,造成延期的情況。監(jiān)理企業(yè)面對客戶的延期支付,我們?nèi)砸⒁獯呤辗绞?,但是對業(yè)主客戶要保有可靠的控制手段。監(jiān)理企業(yè)一定要及時收集有效材料,給延期索賠提供證據(jù),爭取最大的利益,當然希望所有的企業(yè)都不會出現(xiàn)這樣的情況。
所有的合作都是建立在互相信任的基礎上,業(yè)主相信監(jiān)理企業(yè)的專業(yè)程度,而監(jiān)理企業(yè)也相信業(yè)主的實力,才會產(chǎn)生合作。作為監(jiān)理企業(yè),我們嚴格使用專業(yè)人才,按時履約,詳細記錄施工材料,做出讓業(yè)主滿意的答卷。而作為業(yè)主方,我們在平時可嚴格規(guī)范監(jiān)理的行為,讓其更好地完成工作,也能按合同及時付出約定好的報酬。雙方本著美好的愿景,面對尾款的回收,大家要相信只要服務到位,程序合法,雙方本著互惠互利的想法進行友好協(xié)商,肯定是可以擁有良好的前景。